Mẫu đầy đủ của GRN - Phiếu nhận hàng
Dạng đầy đủ của GRN là Phiếu nhận hàng. GRN đề cập đến tài liệu kinh doanh được khách hàng điền vào thời điểm nhận hàng từ người bán để xác nhận việc nhận tất cả hàng hóa theo thỏa thuận giữa các bên liên quan và nó thường được so sánh với đơn đặt hàng (PO ) trước khi thanh toán cho người bán hàng hóa.
Đặc điểm của GRN
Trong sản xuất và các loại hình tổ chức khác, nơi mà quá trình tổ chức bao gồm vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác hoặc vận chuyển từ thị trường bên ngoài về kho, phiếu nhận hàng đóng một vai trò rất quan trọng. Đôi khi, thời gian xử lý có thể chậm hơn so với thông thường, điều này có thể bắt nguồn từ phiếu nhận hàng.
Một trong những đặc điểm quan trọng của phiếu nhận hàng là khi hàng hóa được vận chuyển đến cửa hàng ở đâu, người quản lý cửa hàng sẽ lấy chứng từ này để làm bằng chứng xác nhận hàng hóa có đúng số lượng yêu cầu hay không, có đúng số lượng yêu cầu như ghi trong phiếu không có thực sự được nhận hay không. Do đó, phiếu nhận hàng cũng trở thành bằng chứng và trở thành dấu vết kiểm toán.
Những gì sẽ được bao gồm trong ghi chú nhận hàng?
Thông thường, trong tổ chức, việc in sẵn phiếu nhận hàng là của bộ phận cửa hàng. Do đó, ban quản lý nên huấn luyện họ một cách thích hợp về những gì cần thiết phải có trong phiếu nhận hàng. Danh sách sau đây được chuẩn bị về những điều quan trọng cần có trong GRN:
- Trên cùng của GRN hiển thị tên của nhà cung cấp hàng hóa.
- Tiếp theo là ngày giờ phát hành và ngày giờ nhận hàng của bộ phận cửa hàng.
- Địa chỉ thích hợp của nơi hàng hóa được cho là được vận chuyển và nơi hàng hóa được cho là sẽ được giao cùng với mã PIN thích hợp.
- Mô tả hàng hóa được vận chuyển và số lượng từng loại sản phẩm, tỷ lệ, giá cả hàng hóa.
- Việc kết thúc GRN được thực hiện bằng chữ ký và tên của nhân viên có thẩm quyền của cả nhà cung cấp và quản lý cửa hàng và nhân viên bán hàng, những người được giao nhận hàng.
Quy trình GRN
Sau đây là quy trình của GRN:
- Việc nhận hóa đơn và dọn hàng và dỡ hàng cho các cửa hàng.
- Việc xác minh thực tế số lượng hàng hóa nhận được cùng với mô tả hàng hóa.
- Nếu hàng bị tranh chấp hoặc thiếu số lượng, nhà cung cấp sẽ được liên hệ yêu cầu bán thiếu.
- Sau khi số lượng được kiểm tra, kiểm tra chất lượng được thực hiện.
- Challan sẽ xác nhận và gửi đến nhà cung cấp.
- Sau bước trên, bộ phận tiếp nhận sẽ lập GRN thành 5 bản. Bản gốc cho họ và phần còn lại cho tài khoản ghi nợ, một tài khoản cho người quản lý cửa hàng và một cho người đưa ra yêu cầu mua hàng.
- Dựa trên nó, các mục nhập được thực hiện vào sổ cái cửa hàng.
Tầm quan trọng
- Đối với bất kỳ bộ phận kế toán nào, phiếu nhận hàng là một chứng từ quan trọng vì nó phục vụ mục đích của nguyên tắc khách quan của kế toán. Bất kỳ mục nhập nào trong sổ sách kế toán bắt buộc phải được hỗ trợ bởi bằng chứng dưới dạng tài liệu.
- Hơn nữa, trước khi thực hiện bất kỳ khoản thanh toán nào cho sản phẩm cho người bán, hàng hóa được xác minh với GRN. Ngoài ra, trong một tổ chức, để giảm khả năng xảy ra sai sót và gian lận, tổ chức khác phải kiểm tra công việc của một người, và một người không tham gia vào quá 1 quy trình liên tục. Do đó, do GRN, công việc tổ chức được kiểm tra bởi những người khác nhau.
- Do số lượng thực tế của hàng hoá được kiểm tra với phiếu nhận hàng nên việc thanh toán chỉ được thực hiện đối với những hàng hoá thực nhận. Do đó tránh được việc thanh toán sai.
- Tài liệu này cũng đặt một vai trò quan trọng đối với nhà cung cấp. Nhà cung cấp có thể chứng minh với sự trợ giúp của GRN rằng hàng hóa đã được gửi đi từ đầu của họ vì GRN là tài liệu pháp lý chính thức và có thể được chấp nhận làm bằng chứng trước tòa.
Phiếu nhận hàng so với Phiếu gửi hàng
Sau đây là những điểm khác biệt giữa Phiếu nhận hàng và Phiếu gửi hàng:
- Bộ phận gửi hàng của nhà cung cấp lập Phiếu gửi hàng (GDN) trong khi bộ phận nhận hàng của người mua lập Phiếu nhận hàng.
- Nếu không tăng GDN, bộ phận tài khoản của nhà cung cấp không thể tăng hóa đơn trong khi nếu không có GRN, bộ phận người mua không thể thanh toán hoặc ghi sổ.
Những lợi ích
Sau đây là những lợi ích của hàng hóa nhận được ghi chú:
- Nó hoạt động như bằng chứng cho kiểm toán viên và do đó được bao gồm trong các thủ tục theo dõi kiểm toán.
- GRN cho biết số lượng thực tế đã nhận được và do đó có thể phát hiện được việc mất khoản thanh toán cao hơn cho nhà cung cấp.
- Nó là bằng chứng giao hàng. Đây là một tài liệu có hiệu lực pháp lý và có thể được nộp tại tòa án.
- Nhân viên của nhóm hậu cần phải chịu trách nhiệm trong trường hợp có sai sót hoặc gian lận vì số lượng phải luôn khớp với số lượng GRN. Tinh thần trách nhiệm và sự tỉnh táo được tạo ra trong đội.
- Các bộ phận tài chính của các công ty lớn hơn có thể sử dụng tài liệu này cho mục đích so sánh về số lượng hàng hóa được đặt hàng và số lượng hàng hóa đã thực sự được nhận và nhập vào sổ sách.
Phần kết luận
GRN là tên viết tắt được sử dụng cho hàng hóa nhận được ghi chú. Như tên của nó, hàng hóa nhận được một ghi chú xác nhận đã nhận hàng của khách hàng hoặc người mua từ người bán, được điền bởi người mua khi hàng hóa thực sự được nhận. Đây là một văn bản pháp lý chính thức và có thể được chấp nhận như một bằng chứng trước tòa án pháp luật.
