Hệ thống Kế toán là gì?
Hệ thống Kế toán là một hệ thống được các công ty thực hiện để ghi lại thông tin tài chính bao gồm Thu nhập, Chi phí và các giao dịch kế toán khác và hoạt động như một công cụ quan trọng để theo dõi và giám sát hoạt động của công ty và đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ.
Đặc trưng
Dưới đây là các tính năng mà một hệ thống kế toán cần phải có.
# 1 - Độ tin cậy
Thông tin được cung cấp phải đáng tin cậy. Đó là một tính năng cần thiết. Nếu dữ liệu được nhập vào hệ thống này không xác thực, thì kết quả cũng không đáng tin cậy. Vì vậy, sẽ không thể thực hiện ước tính đúng về triển vọng của công ty nếu nó không đáng tin cậy.
# 2 - Dễ hiểu
Nó không nên liên quan đến các công thức phức tạp và phải dễ vận hành. Nếu nó phức tạp thì kế toán xử lý có thể nhầm lẫn và mắc sai sót. Cần phải hiểu một cách đơn giản về vị trí chính xác của một giao dịch và tác động của giao dịch đó trong báo cáo tài chính.
# 3 - Khả năng so sánh
Báo cáo tài chính do một hệ thống kế toán lập phải tương tự như báo cáo tài chính do các hệ thống kế toán khác lập, dẫn đến “sự so sánh giữa táo và táo”. Các phương pháp tính toán phải tuân theo các tiêu chuẩn ngành để công chúng có thể hiểu được các báo cáo tài chính.
# 4 - Phần mềm mới nhất
Hệ thống này phải có khả năng tự phát triển với thế giới tài chính ngày càng phát triển. Vì vậy, nên sử dụng phần mềm mới nhất được cập nhật tự động. Mọi thứ đang được tự động hóa trong thế giới ngày nay, vì vậy hệ thống này sẽ có thể thích ứng với điều này.
# 5 - Dễ sử dụng
Hệ thống kế toán phải dễ sử dụng; Không nên rằng một nhân viên cần phải trải qua quá trình đào tạo nghiêm ngặt để hiểu được hệ thống. Một khi tất cả mọi người đều dễ dàng hiểu nó, thì chỉ mọi người mới có thể đưa ra ý tưởng để nâng cấp. Các biểu đồ và câu lệnh phải dễ tạo.
Các loại hệ thống kế toán
Chúng có hai loại -
# 1 - Một mục nhập
Đây là một cách không chính thức để duy trì hồ sơ cho các giao dịch tài chính. Ở đây các tài khoản riêng biệt không được mở. Chỉ các khoản Chi phí và Thu nhập khi xảy ra mới được ghi lại. Vì vậy không thể lập các biểu đồ và báo cáo tài chính khác từ hệ thống bút toán đơn lẻ. Nhập một lần hầu hết được duy trì bởi các doanh nghiệp nhỏ vì họ không có chuyên môn để tuân theo các hệ thống mới nhất và không được cơ quan chức năng chấp nhận để báo cáo thuế.
# 2 - Nhập cảnh kép
Double Entry là chính xác và được sử dụng bởi tất cả các tổ chức lớn trên toàn thế giới. Ở đây các giao dịch được chia thành các tài khoản riêng biệt và mỗi giao dịch có hai chân ảnh hưởng đến các tài khoản khác nhau. Vì vậy, rất dễ phát hiện ra sai lầm vì mọi giao dịch đều có hai chân, nên có thể xảy ra sai sót ở chân kia và kiểm toán viên bị kích hoạt từ đó.
Làm thế nào nó hoạt động?
Bước 1: Bất cứ khi nào xảy ra bất kỳ giao dịch nào, chẳng hạn như bán hàng, mua hàng, chi phí hoặc bất kỳ loại giao dịch nào, thì giao dịch đó sẽ được ghi lại thông qua các nhật ký thích hợp. Vì vậy, đây là mục đầu tiên mà bạn thực hiện trong hệ thống này.
Bước 2: Vì tất cả các hệ thống kế toán hiện nay đều được vi tính hóa, nên bất cứ khi nào bạn đăng nhật ký, việc ghi sổ tương ứng vào sổ cái của tài khoản chính xác sẽ được thực hiện.
Bước 3: Cuối kỳ tính toán số dư của từng sổ cái và lập các báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán, Lưu chuyển tiền tệ,… cho phù hợp.
Ví dụ về Hệ thống Kế toán
Mỗi doanh nghiệp có các loại hệ thống khác nhau để phục vụ mục đích của mình.
Ví dụ số 1 - Kinh doanh Bán lẻ
Người bán lẻ tham gia vào việc mua và bán hàng hoá. Vì vậy, hệ thống kế toán của họ nên tập trung vào mức độ tồn kho và mức chiết khấu mà họ đang nhận được hoặc cho. Vì vậy, toàn bộ hệ thống nên dựa trên các sản phẩm khác nhau và bao nhiêu là phải trả hoặc phải thu. Nó sẽ giúp họ với các tỷ lệ như Biên lợi nhuận gộp, Biên lợi nhuận ròng và các biện pháp khác mà họ yêu cầu trong hoạt động của mình.
Ví dụ số 2 - Nhà thầu
Yếu tố quan trọng nhất trong xây dựng là chi phí vật liệu. Vì vậy hệ thống này cần được xây dựng chi tiết hơn về các loại đầu vào nguyên liệu thô khác nhau. Hệ thống sẽ có thể đưa ra các tỷ lệ khác nhau, cho thấy sự dịch chuyển của chi phí.
Các thành phần
Có bốn thành phần của hệ thống kế toán. Các thành phần là các giai đoạn giúp một giao dịch từ khi ghi cho đến khi giao hàng cuối cùng.
# 1 - Thiết bị đầu vào
Đây là những công cụ giúp ghi lại giao dịch trong hệ thống này. Các thiết bị đầu vào chính là Bàn phím, Máy ghi âm hỗ trợ thoại, Mã vạch, máy quét, v.v. Vì vậy, với sự trợ giúp của các thiết bị nêu trên, chúng ta nhập một giao dịch vào hệ thống.
# 2 - Bộ xử lý
Sau khi chèn thông tin, hệ thống lấy dữ liệu và chuyển dữ liệu vào đúng sổ cái, sổ nhật ký hoặc các biểu đồ khác theo yêu cầu. Hoạt động này được gọi là xử lý thông tin.
# 3 - Lưu trữ
Khi dữ liệu được chuyển hướng đến một sổ cái cụ thể, hệ thống này cần lưu trữ dữ liệu ở đó. Vì vậy hệ thống sẽ cần đến sự trợ giúp của các phương tiện lưu trữ để thực hiện nhiệm vụ này.
# 4 - Đầu ra
Sau khi thông tin được sắp xếp và các báo cáo cuối cùng được chuẩn bị, thì hệ thống này sẽ yêu cầu các thiết bị hỗ trợ việc xuất thông tin. Vì vậy, quá trình này được tiến hành với sự hỗ trợ của màn hình, máy in, máy chiếu hoặc các thiết bị khác.
Những lợi ích
- Việc lưu giữ hồ sơ có hệ thống về các Giao dịch tài chính giúp chuẩn bị các biểu đồ và các kết quả đầu ra khác hữu ích cho việc đưa ra các quyết định kinh tế.
- Nó giúp xác định các gian lận và thiếu sót trong kế toán.
- Báo cáo tài chính được tạo ra giúp ích cho mục đích thuế và một mục đích kiểm toán khác.
Phần kết luận
Hệ thống kế toán giúp ghi chép các giao dịch tài chính một cách có hệ thống. Đây là yêu cầu bắt buộc đối với việc lập báo cáo tài chính, được cơ quan có thẩm quyền sử dụng cho mục đích thuế và các nhà đầu tư để đưa ra quyết định sáng suốt. Tỷ lệ và biểu đồ dễ dàng được tính toán với sự trợ giúp của một hệ thống thích hợp.
