Báo cáo chi phí là gì?
Báo cáo chi phí được định nghĩa là loại báo cáo ghi lại các chi phí phát sinh của doanh nghiệp hoặc của nhân viên trong doanh nghiệp và có thể được duy trì hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.
Giải trình
- Mỗi doanh nghiệp quy mô nhỏ đến vừa phải duy trì một báo cáo chi phí.
- Cấp quản lý trung gian hoặc cấp phòng chuẩn bị các báo cáo đó.
- Nó có thể được chia thành các bộ phận nhỏ hơn để xác định xem khu vực hoặc bộ phận nào của doanh nghiệp đang gây chi phí nhiều hơn cho tổ chức.
- Công ty duy trì các báo cáo này cho mục đích kiểm toán.
- Họ gửi báo cáo này cho lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp. Quản lý cao nhất quyết định khoản chi phí nào sẽ hoàn trả cho nhân viên và khoản chi phí nào không.
- Các chi phí được hoàn lại sau đó được sử dụng để ghi nhận lợi nhuận kế toán và chịu thuế.
Đặc trưng
- Báo cáo chi phí bao gồm chính sách chi phí của người sử dụng lao động đối với nhân viên của mình. Nó cũng ghi lại chính sách du lịch và giải trí theo đó các chi phí sẽ không được chủ lao động hoàn trả cho người lao động.
- Nó được duy trì và chuẩn bị bởi bộ phận chi phí và tiền lương của tổ chức. Khi họ nhận được đơn bồi hoàn và yêu cầu của nhân viên, họ là những người sẽ xác minh các chi tiết của khoản chi tiêu do nhân viên thực hiện như được chia sẻ dưới các biên lai và bằng chứng hiện hành và chuẩn bị báo cáo khôn ngoan của nhân viên.
Làm thế nào để tạo một báo cáo chi phí?
Các tổ chức khác nhau hoạt động trong các ngành khác nhau có các phương pháp và khuôn mẫu khác nhau. Tuy nhiên, bộ phận báo cáo tiền lương và chi phí của bất kỳ tổ chức nào cũng nên làm theo các bước sau để tạo và xây dựng:
- Bộ phận trả lương cần có sự phê duyệt về chính sách chi phí từ các bộ phận tương ứng của tổ chức.
- Dựa trên chính sách áp dụng, người điều hành nên truy cập hệ thống nhập chi phí trực tuyến hoặc thực hiện nhập dữ liệu trong excel tổng hợp.
- Người điều hành phải nhập ngày phát sinh chi phí.
- Người điều hành nên nhập số tiền chi phí và đề cập đến tên nhà cung cấp hiện hành.
- Sau khi chỉnh sửa thông tin đã nhập, như đã đề cập trong biên nhận, người điều hành phải gửi báo cáo lên cấp tiếp theo phê duyệt.
Ví dụ về Báo cáo Chi phí
Chúng ta hãy lấy ví dụ về ABC Inc. Nhân viên đang đi đến công ty để giới thiệu một dự án mới. Vào ngày 23 tháng 1 năm 2019, nhân viên đã trình bày chi phí ăn uống là 200 đô la, chi phí khách sạn là 100 đô la và các khoản khác. giá $ 250. Vào ngày 24 tháng 1 năm 2019, nhân viên báo cáo chi phí giải trí và xem phim là 130 đô la, cùng với chi phí ăn uống là 230 đô la và chi phí khách sạn để ở là 500 đô la.
Giúp nhân viên điều hành bảng lương lập báo cáo thu chi báo cáo của nhân viên.
Giải pháp:
Chuẩn bị Báo cáo Chi phí như sau: -
Sau đây là kết quả: -
Các cột của Báo cáo Chi phí
Các cột thông thường sẽ bao gồm các chi tiết sau: -
- Ngày phát sinh chi phí.
- Loại hoặc bản chất của chi tiêu;
- Tên của nhà cung cấp nơi các dịch vụ đã được thực hiện hoặc các mặt hàng đã được mua.
- Các khoản chi phí.
- Tên của người đứng đầu tài khoản cần được đề cập và tính phí.
- Khấu trừ và điều chỉnh các đệ trình trước của nhân viên;
- Mỗi loại tài khoản phải được gọi là tổng số phụ.
- Tổng số tiền phải hoàn trả theo yêu cầu của nhân viên.
Tầm quan trọng và cách sử dụng
Các báo cáo chi phí được duy trì để tăng cường trách nhiệm giải trình về thói quen chi tiêu của tổ chức. Đây là các báo cáo có thể được tham chiếu trong trường hợp có tranh chấp tài chính và các hoạt động kiểm toán. Với việc duy trì thích hợp và trách nhiệm giải trình các báo cáo này một cách định kỳ và thường xuyên đảm bảo rằng nhân viên của bạn đang lập ngân sách đầy đủ trách nhiệm giải trình để giữ cho doanh nghiệp được bảo vệ về mặt tài chính và khả thi.
Những báo cáo như vậy khiến cả nhân viên và người sử dụng lao động phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về thói quen chi tiêu của họ. Một số chi phí được khấu trừ vào thu nhập chịu thuế theo luật thuế thu nhập, và do đó để được khấu trừ như vậy, các tập đoàn lớn phải nộp báo cáo tổng hợp cho cục doanh thu của đất nước. Nó có thể được nộp như một tài liệu bổ sung cùng với báo cáo tổng chi phí áp dụng trong các biểu mẫu thuế trong khi nộp thuế với dịch vụ doanh thu.
Những lợi ích
- Báo cáo chi phí giúp kiểm toán viên dễ dàng xác minh chi tiết các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã kê khai.
- Nó cho phép họ xác minh chi tiết chi phí bằng các biên lai có sẵn và được đính kèm bởi nhân viên.
- Nó tăng cường kiểm soát nội bộ.
- Nó ghi rõ khoản mục chi phí nào được hoàn lại và khoản nào không được hoàn lại.
- Hiện có nhiều phần mềm CNTT trên thị trường cho phép doanh nghiệp chuẩn bị, xây dựng và tùy chỉnh các báo cáo.
Hạn chế
- Chúng phù hợp cho một tập đoàn lớn chứ không phải cho các doanh nhân đơn lẻ và các doanh nghiệp siêu nhỏ.
- Các báo cáo này có thể không kiểm đếm được với phiếu thu do nhân viên gửi kèm do sai sót trong việc nhập liệu thông tin.
- Nói cách đơn giản hơn, các báo cáo luôn dễ bị sai lệch và gian lận kế toán.
- Nó làm tăng chi phí quản lý xử lý các hạng mục và cập nhật thường xuyên các hạng mục chi phí trong hệ thống báo cáo.
- Sẽ rất khó để theo dõi từng khoản mục chi phí theo chính sách chi phí đã ban hành nếu quy mô của tổ chức rất lớn.
Phần kết luận
Các báo cáo chi phí có thể được coi là các báo cáo nêu rõ loại chi phí có thể được hoàn trả và loại chi phí không thể hoàn trả. Việc hoàn trả chi phí được thực hiện theo luật thuế hiện hành của quốc gia và chính sách chi phí hiện hành của chủ lao động. Nó có thể hữu ích cho các tổ chức lớn thường phải chịu chi phí lớn hàng ngày và giúp hợp lý hóa quy trình tổng thể.
