Dạng đầy đủ của SOP (Quy trình hoạt động chuẩn)
Dạng đầy đủ của SOP là viết tắt của Standard Operating Procedure, là một tập hợp các tài liệu và quy trình được sử dụng bởi một doanh nghiệp trong đó ban quản lý ghi lại các hoạt động kinh doanh liên quan đến việc phân phối và theo dõi các sản phẩm và dịch vụ theo thời gian.
- Ban quản lý phải theo dõi tính nhất quán của hoạt động và dựa trên đó, các tài liệu này là cần thiết. Trong trường hợp doanh nghiệp đang phát triển, ban lãnh đạo trở thành nhân sự chủ chốt, và anh ta nắm mọi quyết định quan trọng.
- Khi công việc kinh doanh phát triển lên một tầm cao mới, công ty bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý phân cấp của riêng mình và phân chia trách nhiệm cho tất cả các nhân viên khác. Do đó, chủ sở hữu đang nhận được sự giúp đỡ của mình, nhờ đó anh ta có thể đưa ra quyết định bằng cách tham khảo ý kiến của các nhân viên quản lý khác.
- Do đó, yêu cầu về quản lý bổ sung cùng với các quy trình vận hành tiêu chuẩn được lập thành văn bản trở nên hiển nhiên, cho phép công ty phát triển, đồng thời thiết lập chiến lược và đào tạo nhân viên.
Mục tiêu
- Nó giúp thiết lập quản lý chiến lược của một doanh nghiệp bằng cách cung cấp các bước mà ban lãnh đạo cấp cao nhất cần tuân theo để thiết lập chiến lược dài hạn của công ty.
- Thành lập bộ phận nhân sự bằng cách đồng bộ hóa phân khúc quản lý tiền lương và tuyển dụng, giúp công ty cung cấp các dịch vụ cần thiết để đủ điều kiện, thuê, đào tạo và giữ chân nhân viên trong doanh nghiệp.
- Nhằm giúp đỡ các hoạt động của doanh nghiệp bằng cách cung cấp quy trình xử lý từng khía cạnh của hoạt động kinh doanh, bao gồm kiểm soát chất lượng, mua sắm, an toàn và thực hiện tổng thể các sản phẩm và dịch vụ cho người tiêu dùng.
- Thiết kế để tổ chức bộ phận tài chính và quản trị bằng cách cung cấp tất cả các bước cần thiết cho tất cả các giao dịch tài chính liên quan đến doanh nghiệp. Hệ thống này sẽ giúp xác định tất cả các chỉ số hoạt động chính của doanh nghiệp.
- Điều này giúp ích cho bộ phận dự báo và lập ngân sách bằng cách cung cấp các bước cần thiết để thực hiện đúng báo cáo hàng năm của công ty và ước tính về tài chính công ty từ hai đến ba tiếp theo.
- Nó cũng giúp ích trong việc bán hàng và tiếp thị, bằng cách cung cấp tất cả các yêu cầu chi tiết của tất cả các hoạt động cần thiết cho việc tạo khách hàng tiềm năng, sau đó là đề xuất bán hàng và chốt khách hàng tiềm năng.
- Quy trình của nó nhằm mục đích nâng cao công nghệ thông tin, bao gồm tài khoản chi tiết của tất cả các giao thức CNTT, bao gồm bản sao lưu, kế hoạch khắc phục thảm họa, chi tiết nhân viên, chi tiết hoạt động, v.v.
Những lợi ích
- Một trong những lợi ích chính của các quy trình vận hành tiêu chuẩn là nó tạo ra một hệ thống phân cấp quản lý và phân bổ từng nhiệm vụ phù hợp cho các nhóm tương ứng.
- Việc phân bổ các nhiệm vụ tương ứng được thực hiện một cách hợp lý, giúp ghi lại và xác minh từng dữ liệu liên quan đến hoạt động của công ty một cách có hệ thống.
- Để nâng cao triển vọng kinh doanh, ban quản lý cần bối cảnh để tìm ra thông tin liên quan cần thiết trong mỗi chiến lược để thực hiện trong tương lai.
- Ban quản lý nhận thức rõ về kịch bản hiện tại của doanh nghiệp, điều này giúp họ cải thiện hơn nữa kịch bản hiện có của doanh nghiệp bằng cách xem xét hiệu quả hoạt động trong quá khứ của từng bộ phận và so sánh với kịch bản đã lập ngân sách.
- Trong quá trình sáp nhập và mua lại hoặc trong trường hợp có thể tiếp quản doanh nghiệp, ban giám đốc sẽ hiển thị hồ sơ theo dõi của từng bộ phận, giúp bên mua xác định được kịch bản hiện tại của công ty mục tiêu.
- Quá trình này sẽ giúp tổ chức một doanh nghiệp mới thành lập và giúp đưa họ trở thành tổ chức đa quốc gia bằng cách sử dụng hợp lý các nguồn lực một cách có hệ thống.
Làm thế nào để viết các quy trình hoạt động chuẩn?
- Cần có một định dạng thích hợp để trình bày theo cách dễ hiểu đối với phần được nhắm mục tiêu.
- Dữ liệu đầu vào là bắt buộc, cùng với chiến lược đề xuất.
- Đối tượng mục tiêu cần được xác định.
- Chúng ta cần nêu rõ mục đích của các quy trình vận hành tiêu chuẩn.
- Việc xây dựng câu nên được thực hiện bằng ngôn ngữ đơn giản để có thể hiểu được tất cả khán giả. Ngôn ngữ nên được duy trì một cách rõ ràng.
- Câu nên được xây dựng theo cách thể hiện cách kể chuyện hơn là một câu. Điều này là do mọi người nhớ câu chuyện và có thể kết nối dễ dàng.
- Nội dung phải được kiểm tra với nhiều lần hiệu đính, kiểm tra lại các dữ kiện và con số, và chỉnh sửa nếu cần.
Ví dụ
# 1 - Mục đích
Mục đích chung của quy trình này cần được mô tả, theo sau là các bước xác minh đơn giản của khách hàng mục tiêu.
#2. Phạm vi
Phạm vi phải được đề cập một cách rõ ràng và nén để nó có thể hiển thị cho tất cả các khách hàng trong Ngân hàng.
# 3 - Trách nhiệm và Xác minh
Quá trình xác minh phải được thực hiện bởi bộ phận liên quan, tiếp theo là thủ quỹ và nhóm xác minh. Nhóm phải xem xét các giao dịch và tài khoản của khách hàng một cách thích hợp bằng cách tuân theo các hướng dẫn của ngân hàng.
Tại sao chúng ta cần SOP?
Yêu cầu về quản lý bổ sung cùng với các quy trình vận hành tiêu chuẩn được lập thành văn bản trở nên rõ ràng trong trường hợp kinh doanh đang phát triển, điều này giúp công ty mở rộng, đồng thời thiết lập chiến lược và đào tạo nhân viên để cải thiện triển vọng kinh doanh. Nó giúp công ty thiết lập mục tiêu và các dịch vụ cung cấp cho khách hàng và thiết lập các triển vọng và chiến lược kinh doanh sắp tới của mình trước các nhà đầu tư.
Phần kết luận
Đây là một cách tuyệt vời để giao tiếp với khách hàng, nhà đầu tư và các bên thứ ba khác quan tâm đến doanh nghiệp tương ứng. Các chiến lược của ban lãnh đạo và triển vọng kinh doanh sắp tới, cùng với hệ thống sản phẩm, có thể nhìn thấy từ các quy trình vận hành Tiêu chuẩn.
