Hồ sơ Bảng lương là gì?
Bản ghi lương có thể được định nghĩa là danh sách tất cả nhân viên của công ty đó trong đó mọi thông tin liên quan đến các khoản thanh toán cho nhân viên mà họ được quyền nhận như tiền lương, tiền công, tiền thưởng, thuế, v.v. được ghi lại để mọi Khoảng thời gian có thể có một dấu vết thích hợp của mỗi khoản thanh toán được trả cho nhân viên đó theo quan điểm của người sử dụng lao động và nếu sự khác biệt xảy ra thì điều tương tự có thể được chỉ ra dễ dàng từ hồ sơ.
Giải trình
Hồ sơ Bảng lương cấu thành bất cứ thứ gì và mọi thứ liên quan đến thông tin về nhân viên của công ty. Nó mô tả số tiền mà nhân viên được trả trong mỗi khoảng thời gian. Khoảng thời gian khác nhau giữa các công ty. Có thể là hàng ngày, hàng tuần, hai tuần một lần, nửa tháng, hàng tháng hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào phù hợp với kỳ trả lương của công ty.
Thông tin nào được bao gồm trong hồ sơ trả lương?
- Thông tin quan trọng nhất là tổng lương, là số tiền hiện có chính được hiển thị đầu tiên trước khi thực hiện bất kỳ khoản khấu trừ nào từ nó. Tổng lương được tính bằng cách nhân tỷ lệ trả lương theo giờ với số ngày làm việc.
- Thông tin tiếp theo sẽ là các khoản khấu trừ, có hai loại như khấu trừ bắt buộc và khấu trừ tự nguyện. Có một số loại thuế như thuế nghề nghiệp, đóng góp quỹ dự phòng từ phần của nhân viên, v.v.
- Cuối cùng là lương ròng, là số tiền cuối cùng sau khi thực hiện tất cả các khoản khấu trừ được ghi có vào tài khoản của nhân viên.
Làm thế nào để có được hồ sơ lương của bạn?
Một nhân viên luôn có thể có được hồ sơ bảng lương của mình bằng cách yêu cầu người sử dụng lao động của mình bằng văn bản / bằng lời nói cung cấp cho anh ta dữ liệu bảng lương. Người sử dụng lao động phải đáp ứng yêu cầu của nhân sự và phải cung cấp cho anh ta các thông tin chi tiết trong thời hạn quy định kể từ ngày nhận được yêu cầu. Tuy nhiên, người sử dụng lao động phải trả lời yêu cầu ghi bảng lương của nhân viên nói chung trong vòng 21 ngày.
Giữ Hồ sơ Lương được Chứng nhận trong bao lâu?
Hồ sơ bảng lương được chứng nhận phải được chủ sử dụng lao động lưu giữ ít nhất ba năm theo Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA) cùng với các tài liệu khác như hồ sơ mua bán, v.v. Hồ sơ tính toán tiền lương cần được lưu giữ trong hai năm , tức là, thẻ thời gian, bảng tỷ lệ tiền lương, công việc, lịch trình thời gian và các bản ghi khác về phép cộng và trừ từ tiền lương và tiền công.
Những hồ sơ này nên được mở để kiểm tra bởi người phụ trách của bộ phận, người có thể yêu cầu chủ lao động thực hiện những thay đổi cần thiết. Những hồ sơ này nên được lưu giữ tại Văn phòng Hồ sơ Trung tâm / tại nơi làm việc.
Ưu điểm
- Hệ thống cung cấp cho chúng tôi các phép tính dễ dàng, làm cho toàn bộ cơ chế trả lương rất rõ ràng.
- Điều này tạo điều kiện chính xác để có thể thanh toán đúng số tiền và sẽ không làm tăng thêm bất kỳ sự chênh lệch nào.
- Hệ thống tính lương được vi tính hóa làm giảm nguy cơ sai sót và tạo ra một luồng dữ liệu và thông tin dễ dàng có thể được tin cậy và sử dụng lại.
- Hệ thống này có cấu trúc phù hợp để các khoản khấu trừ và thanh toán được tự động lập vào hồ sơ để tính lương / tiền công.
- Đây có thể được coi là một lựa chọn sao lưu an toàn và bất kỳ thông tin nào được yêu cầu theo cách hồi cứu; các bản ghi có thể hữu ích sau đó.
- Việc lưu trữ hồ sơ của hệ thống trả lương phục hồi niềm tin của nhân viên rằng một hình thức có tổ chức và tài liệu thích hợp được duy trì cho thu nhập của họ và bất kỳ khoản khấu trừ nào sẽ được thực hiện, bằng chứng xác đáng đó sẽ được hiển thị. Trong tương lai, nếu một nhân viên yêu cầu hồ sơ trả lương, công ty sẽ sẵn sàng cung cấp cho họ các khoản dự phòng thích hợp có sẵn cho họ.
- Hệ thống này là một cơ chế rất hiệu quả về chi phí, qua đó có thể theo dõi từng đồng xu được trả / khấu trừ cho nhân viên. Hệ thống mang lại lợi ích cho tổ chức về mặt duy trì dữ liệu một cách chính xác và ngăn tổ chức khỏi bất kỳ sự phức tạp nào trong tương lai.
- Vì hệ thống này rất hiệu quả về chi phí so với thời điểm trước đó, nên nó tiết kiệm thời gian ở mức độ lớn vì nó không cho phép bất kỳ sự khác biệt nào và ngăn ngừa bất kỳ sự trùng lặp nào của công việc. Đối với mỗi khoảng thời gian cố định của khoảng thời gian, dữ liệu chính xác cho phép tổ chức có một tương lai công việc không có lỗi.
- Trong trường hợp có bất kỳ cuộc thanh tra / đánh giá / kiểm tra lý lịch nào, nếu cơ quan có thẩm quyền yêu cầu bất kỳ hồ sơ nhân sự nào, thì đây có thể là bằng chứng. Nó không chỉ là cứu tinh cho một hệ thống được duy trì tốt mà còn tạo ra sự khác biệt về thiện chí của công ty.
- Đây có thể là một công cụ chính để dự báo của công ty. Một phần lợi nhuận chính của một công ty được chi trả cho tiền lương và tiền công cho nhân viên của mình. Nếu một ngân sách ước tính có thể được dự đoán cho một khoảng thời gian trong tương lai, nó có thể là một công cụ tuyệt vời để dự báo chi phí và ngân sách trong tương lai cho công ty.
- Tổ chức có thể lập kế hoạch chi phí tốt và sau đó thực hiện các khoản dự trữ / đầu tư phù hợp.
Nhược điểm
- Dữ liệu và thông tin mà hồ sơ trả lương lưu giữ có thể có nguy cơ bị bảo mật dữ liệu, đánh cắp hoặc rò rỉ dữ liệu. Thông tin nhạy cảm có thể bị mở nếu nó không được bảo vệ tốt.
- Bất lợi thứ hai có thể là gian lận mạng, điều này gần như rất phổ biến ngày nay. Sự cạnh tranh giữa các công ty có thể là nguồn gốc của vấn đề này.
- Quyền truy cập / kiểm soát thông tin không thể được trao cho tất cả. Chỉ người phụ trách hồ sơ bảng lương mới được nắm rõ thông tin. Người đó phải đủ tin cậy để không tiết lộ dữ liệu nhạy cảm của công ty.
- Điều bất lợi cuối cùng nhưng không phải là ít nhất có thể là chi phí liên quan. Phần mềm, người vận hành có kỹ năng và cơ sở hạ tầng cần thiết để thiết lập hệ thống ghi bảng lương là rất lớn và đó có thể là rào cản đối với một số tổ chức trong việc đáp ứng.
