Ý nghĩa sổ tiền mặt nhỏ
Sổ quỹ tiền mặt là sổ kế toán được sử dụng với mục đích ghi lại các khoản chi tiêu bằng tiền mặt, tức là khoản chi tiêu có số lượng nhỏ mà công ty thực hiện trong các hoạt động hàng ngày của mình.
Sổ quỹ tiền mặt có thể được thể hiện như một bản tóm tắt chính thức các khoản chi tiêu tiền mặt nhỏ, đề cập đến các khoản chi tiêu hàng ngày thường xuyên của doanh nghiệp, không liên quan đến hoạt động trực tiếp của doanh nghiệp. Đây là sổ kế toán dùng để ghi chép các khoản chi phí nhỏ và có giá trị nhỏ.
Sổ tiền mặt nhỏ hoạt động như thế nào?
- Cơ sở của kế toán nằm ở ba điều khoản và tài khoản kế toán chính, bao gồm Nhật ký, Sổ cái và Sổ quỹ tiền mặt. Mỗi giao dịch được ghi trên sổ sách tài khoản sẽ đi qua ba tài khoản chính này để được ghi lại.
- Nhật ký là một bộ phận cấu thành của sổ sách kế toán, là điểm khởi đầu của kế toán, nó ghi lại tất cả các giao dịch kinh doanh. Ngược lại, sổ tiền mặt Petty ghi lại giao dịch liên quan đến tài khoản tiền mặt. Ngay từ khi bắt đầu nhật ký, tài khoản Sổ Cái được lập, với sự trợ giúp của việc lập sổ sách kế toán cuối kỳ của công ty.
- Tuy nhiên, có một số giao dịch trong quá trình kinh doanh thông thường, có giá trị rất nhỏ và mang tính danh nghĩa và không được ghi vào sổ kế toán tiền mặt. Đối với các giao dịch có tính chất như vậy, Sổ quỹ nhỏ được sử dụng.
Định dạng của sổ tiền mặt nhỏ
Dưới đây là mẫu của Sổ tiền mặt nhỏ.
Người chịu trách nhiệm ghi lại các khoản thu và chi được gọi là thủ quỹ nhỏ. Trong công ty, sổ quỹ tiền mặt thường do bộ phận hành chính của công ty lưu giữ vì các bộ phận tài khoản thường được thực hiện bởi các giao dịch kinh doanh quan trọng hơn, và bộ phận quản trị cũng chỉ chịu trách nhiệm về các loại chi phí đó.
Hệ thống sổ tiền mặt nhỏ
Tiền mặt được trao cho thủ quỹ nhỏ trên cơ sở hệ thống tiền mặt nhỏ sau đây: -
# 1 - Hệ thống tiền mặt nhỏ thông thường
Theo hệ thống này, một lượng tiền mặt được trao một lần cho nhân viên thu ngân nhỏ. Thủ quỹ có trách nhiệm lưu hồ sơ tất cả các khoản chi để thủ quỹ trưởng xem xét và xuất trình trước khi yêu cầu quỹ mới chạy lại chi tiêu hàng ngày.
# 2 - Hệ thống tạm giữ tiền mặt nhỏ
Theo Hệ thống tạm giữ tiền mặt nhỏ, số tiền thu ngân lặt vặt được cố định trong một khoảng thời gian nhất định, theo đó thường là dưới một tháng hoặc một tuần. Trong giai đoạn này, thủ quỹ phải điều hành tài khoản tiền mặt nhỏ trong ngân sách nhất định. Vào cuối kỳ, thủ quỹ nộp báo cáo và số tiền anh ta đã chi tiêu được hoàn trả sao cho số tiền bằng với số dư đầu kỳ vào đầu tháng trước. Trong trường hợp chi tiêu vượt quá số tiền được cung cấp, một yêu cầu đặc biệt nêu rõ yêu cầu cần phải được đưa lên thủ quỹ trưởng để bổ sung tiền trong một thời gian nhất định. Hệ thống tiền mặt Imprest Petty đã được các công ty áp dụng rộng rãi để điều hành tài khoản tiền mặt nhỏ của họ.
Ưu điểm
- Theo phương pháp Hệ thống tiền mặt nhỏ này, nhu cầu thực tế về tiền mặt được thực hiện một cách hiệu quả. Ví dụ, nếu trong một tháng 1.000 đô la chỉ được chi tiêu trong các chi phí như vậy, số tiền ban đầu chuyển cho bên chịu trách nhiệm có thể được tăng hoặc giảm ngay lập tức sau khi phân tích kỳ và bản chất phát sinh chi phí
- Hệ thống tiền mặt Imprest Petty cũng giảm thiểu xác suất của bất kỳ sai sót nào có thể xảy ra trong quá trình ghi sổ kế toán khi thủ quỹ trưởng xem xét định kỳ
- Nó đã được thử và kiểm tra và là một phương pháp hiệu quả, ít tốn thời gian và hiệu quả
- Phương pháp này cũng có thể tiết kiệm chi phí cho công ty vì số tiền phát sinh trong các khoản chi phí lặt vặt được phân tích kỹ lưỡng và được kiểm tra định kỳ để biết cần bao nhiêu tiền mặt và nơi nào công ty có thể cắt giảm chi phí cho các khoản lặt vặt.
- Hệ thống tiền mặt Imprest Petty cũng cho phép các nhân viên về cách xử lý tiền mặt hiệu quả để chứng minh giá trị của họ với các tiền bối của họ rằng họ cũng có thể được coi là người quản lý tiền mặt trong tương lai của công ty.
Nhược điểm
- Việc sử dụng hệ thống này đôi khi rất lâu có thể trở nên tốn thời gian và thường đòi hỏi một số nguồn lực để hoạt động đằng sau nó cũng có thể được triển khai trong một số nhiệm vụ hiệu quả và hữu ích khác
- Hệ thống cần được xem xét lại theo định kỳ và mỗi số tiền được ghi lại cần được ánh xạ với từng khoản chi phí có thể trở thành một quá trình kéo dài nếu số lượng các mục nhập là một số lượng đáng kể trong doanh nghiệp
Phần kết luận
Sổ quỹ tiền mặt là một hệ thống ghi chép chi tiêu thủ công và thường dễ xảy ra sai sót và đôi khi trở thành một công việc rườm rà để ghi sổ và ghi chép từng giao dịch, đặc biệt là trong một công ty lớn. Tuy nhiên, để khắc phục điều này ngày nay, nhiều công ty đang loại bỏ hệ thống sổ sách kế toán cũ. Họ đang chuyển sang một hệ thống sổ sách kế toán hiện đại, đó là thẻ tín dụng của công ty hoặc sử dụng phần mềm kiểm đếm, đây là một hệ thống hiệu quả để ghi lại cả số lượng đáng kể và danh nghĩa của các giao dịch kinh doanh.
Theo thời gian, sổ sách ghi chép tiền mặt không còn quan trọng nữa, nhưng nó vẫn có thể được sử dụng như một công cụ hữu ích để ghi chép trong các công ty chưa sử dụng công nghệ hiện đại.
