Đối chiếu Định nghĩa Tài khoản
Đối chiếu Tài khoản là một quy trình được tuân theo để đảm bảo rằng số dư cuối kỳ của tài khoản là chính xác. Nguyên tắc chung của kế toán là ghi sổ nhật ký trước, sau đó lập các sổ cái riêng lẻ. Sổ cái kế toán phản ánh số dư cuối kỳ được xác định bằng cách đối chiếu các tài khoản với các báo cáo và tài liệu khác.
Tài khoản Reconciling hoạt động như thế nào?
Đối chiếu là một quá trình từng bước bao gồm như sau:
Bước # 1 - Thu thập Sao kê Ngân hàng và Kiểm đếm bằng Sổ tiền mặt
Sổ tiền mặt là sổ ghi chép nội bộ mà tất cả các doanh nghiệp duy trì để ghi chép tất cả các giao dịch tiền tệ. Vì vậy, bạn cần bắt đầu kiểm đếm cả hai tài khoản. Nếu bạn thấy có bất kỳ giao dịch nào có trong Sao kê Ngân hàng nhưng lại không có trong sổ quỹ tiền mặt, thì hãy đánh dấu giao dịch đó. Xem liệu tất cả các giao dịch có biên lai hỗ trợ, chẳng hạn như Hóa đơn. Số dư cuối kỳ của sổ quỹ tiền mặt và bảng sao kê ngân hàng phải khớp nhau.
Bước # 2 - Bây giờ hãy thử phân tích sự khác biệt
Nếu bạn thấy bảng sao kê ngân hàng hiển thị số dư ít hơn Sổ quỹ tiền mặt, thì hãy thử tìm lý do. Có thể là ngân hàng đã trừ một số khoản phí nhất định như phí tài khoản vãng lai, phí rút tiền ATM,… Nếu những khoản phí đó không có trong sổ tiền mặt thì hãy tính vào. Nếu bạn đã nhận được tiền lãi từ ngân hàng do vốn và khoản lãi đó không được phản ánh trong sổ tiền mặt của bạn, thì hãy tính cả khoản lãi đó vào. Xem qua tất cả các điểm khác biệt đã đến và nếu chúng hợp lệ, sau đó thêm chúng vào các sách tương ứng.
Bước # 3 - Bắt đầu Thực hiện Kiểm toán Thích hợp Báo cáo Ngân hàng
Đôi khi có thể xảy ra trường hợp ngân hàng tính phí sai cho bạn. Vì vậy, loại lỗi này cần được thông báo với ngân hàng ngay lập tức và lưu ý thích hợp. Việc theo dõi thích hợp nên được duy trì với ngân hàng cho đến khi và trừ khi lỗi được giải quyết.
Bước # 4 - Kiểm đếm số dư cuối kỳ của cả Sổ tiền mặt và Bảng sao kê ngân hàng
Đây là bước quan trọng nhất. Số dư cuối cùng của Sổ quỹ và Sao kê Ngân hàng phải được kiểm đếm khi tất cả các điều chỉnh cần thiết đã được thực hiện. Sau đó, một bản đối chiếu của ngân hàng được lập, giải thích lý do cho sự khác biệt giữa hai cuốn sách.
Các loại
Đối chiếu có thể được thực hiện trên bất kỳ tài khoản nào. Mọi tài khoản sổ cái phải được đối chiếu từ nguồn để làm cho số dư đáng tin cậy.
# 1 - Đối chiếu Ngân hàng
Đó là nơi bạn đối chiếu sổ quỹ nội bộ với sổ phụ ngân hàng để đảm bảo rằng các giao dịch tiền mặt được ghi chép chính xác và không có sai sót.
# 2 - Đối chiếu Tài khoản Chủ nợ
Tất cả các giao dịch trong Tài khoản Phải trả đều được tính toán một cách có hệ thống với các bảng sao kê nhận được từ các chủ nợ và số dư cuối cùng được tính
# 3 - Đối chiếu Tài khoản Bên Nợ
Tất cả các bản sao kê của con nợ đều được đối chiếu với các khoản phải thu và các chênh lệch đã được giải quyết.
Làm thế nào để đối chiếu một tài khoản?
Có hai cách để điều chỉnh tài khoản -
# 1 - Đánh giá tài liệu
Phương pháp này rất phổ biến. Ở đây mỗi giao dịch được ghi lại được kiểm tra bằng tài liệu thích hợp. Giả sử bạn đang đối chiếu các Tài khoản Phải trả, sau đó mỗi giao dịch sẽ được kiểm tra bằng các hóa đơn phù hợp và nó sẽ kiểm tra xem các giao dịch đó có chính xác hay không. Các giao dịch bị bỏ sót cũng được xác định theo cách này, tức là nếu có hóa đơn và nó không được ghi vào sổ sách.
# 2 - Đánh giá phân tích
Phương pháp này mang tính chất ước tính nhiều hơn. Số dư tài khoản của các kỳ trước được kiểm tra và ước tính được thực hiện cho năm hiện tại. Nếu số dư tài khoản không phản ánh như dự đoán, thì việc phân tích thêm sẽ được thực hiện. Sẽ rất hữu ích khi đối chiếu các tài khoản khấu hao. Mức khấu hao nhiều hơn hoặc ít hơn mỗi năm. Vì vậy, nếu có bất kỳ chuyển động nào được quan sát thấy so với năm trước, thì việc phân tích được thực hiện.
Thí dụ
Ông X đang lập bảng cân đối kế toán và đối chiếu từng tài khoản. Anh ấy hiện đang làm việc về Các khoản phải trả. Anh ấy sẽ dung hòa nó như thế nào?
Giải pháp
Tài khoản kế toán phải trả bao gồm tất cả các khoản thanh toán đang chờ xử lý cho ông X. Vì vậy, bất cứ điều gì ông X mua khi có tín dụng sẽ được phản ánh trong tài khoản này. Giả sử có năm mục nhập trong tài khoản này. Tổng số dư của tài khoản là $ 10.000. Vì vậy, ông X nợ các nhà cung cấp của mình 10.000 đô la. Vì ông X đang duy trì một tài khoản cho Tài khoản Phải trả, do đó các nhà cung cấp cũng đang duy trì một tài khoản Phải thu.
Ông X sẽ yêu cầu hóa đơn tùy chỉnh cuối cùng từ mỗi nhà cung cấp và kiểm tra xem số tiền này có lên đến 10.000 đô la hay không. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào mà nhà cung cấp đã bổ sung thêm tiền thanh toán thì anh X nên liên hệ ngay với họ để khắc phục. Vì vậy, một khi việc hòa giải được thực hiện. Khi đó số dư các Khoản phải trả có thể được tin cậy.
Nhu cầu
Mọi doanh nghiệp đều duy trì các tài khoản nội bộ. Vì vậy, sau khi kết thúc kỳ, số dư của các tài khoản sẽ phác họa một bức tranh. Giả sử tài khoản Phải thu tài khoản cho thấy rằng khoản phải thu là $ 5.000. Vì vậy, nếu công ty chưa thực hiện hòa giải, sau đó họ có thể bắt đầu hoạt động, nghĩ rằng họ sẽ nhận được 5.000 đô la. Trong khi đối chiếu, người ta thấy rằng số tiền đúng là $ 3,000. Vì vậy, hòa giải giúp xóa bỏ sự không chắc chắn. Sau khi đối chiếu xong, số dư tài khoản có thể được tin cậy.
Phần kết luận
Việc đối chiếu tài khoản là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp vì nó giúp tạo sự tin tưởng vào số dư phản ánh của từng tài khoản. Hòa giải thích hợp luôn được khuyên. Lưu trữ tất cả các tài liệu cần thiết là rất quan trọng trong trường hợp hòa giải.
