Hòa giải là gì?
Đối chiếu là việc thực hiện đối sánh số dư trong các tài khoản để tìm ra bất kỳ sự mâu thuẫn tài chính, chênh lệch, thiếu sót và thậm chí gian lận nào. Mọi giao dịch được ghi vào hai tài khoản (ghi nợ một tài khoản và ghi có vào một tài khoản khác) trên sổ sách tài khoản. Do đó, việc đối chiếu vào cuối kỳ kế toán bao gồm việc khớp các số dư và đảm bảo rằng các khoản ghi nợ (ghi có) từ một tài khoản cho một giao dịch giống như ghi có (ghi nợ) cho một tài khoản khác cho cùng một giao dịch.
Đối chiếu cũng có thể được thực hiện để khớp số dư giữa các tài khoản nội bộ và bên ngoài. Ví dụ: một công ty có thể đối chiếu các giao dịch ngân hàng được ghi trên sổ sách của mình và các giao dịch được ghi ở cuối ngân hàng để tìm ra sự không khớp. Ở cấp độ cá nhân, ai đó có thể theo dõi các khoản chi tiêu trong thẻ tín dụng của họ và khớp với bảng sao kê ngân hàng để hiểu sự khác biệt trong tài khoản.
Ví dụ đối chiếu
- Giả sử một công ty đang đối chiếu các giao dịch ngân hàng trên sổ sách của mình với bảng sao kê ngân hàng. Công ty đang thực hiện bài tập này vào cuối tháng. Người ta phát hiện ra rằng một tấm séc phát hành vào ngày 31 của tháng chưa được ghi nợ vào số dư của nó tại ngân hàng, và ngân hàng đã khấu trừ một số khoản phí vào số dư, số tiền này không được ghi trong sổ sách của công ty.
- Ở đây, số dư trên sổ sách của công ty và sổ của ngân hàng sẽ không khớp, và các bút toán phải thực hiện / sửa chữa để phản ánh đúng số dư trong tài khoản. Công ty sẽ ghi nhận các khoản phí ngân hàng trên sổ sách của mình và số dư ngân hàng sẽ được điều chỉnh để phản ánh bức tranh chính xác trong tài khoản.
Quy trình đối chiếu
Quá trình hòa giải chung như sau:
# 1 - So sánh Số dư tài khoản này với Số dư tài khoản khác
Trong bước đầu tiên này, các khoản ghi nợ và tín dụng được đối sánh để đảm bảo rằng số dư khớp với nhau. Ví dụ, khi một doanh nghiệp trả tiền thuê, nó sẽ ghi nợ vào tài khoản tiền thuê và ghi có vào tài khoản tiền mặt hoặc tiền thuê phải trả. Vào ngày đối chiếu, tất cả các khoản ghi nợ tiền thuê phải khớp với các khoản ghi có trong tài khoản tiền mặt và tài khoản phải trả tiền thuê liên quan đến chi phí thuê nhà.
# 2 - Kiểm tra Mục nhập trong cả hai Tài khoản
Trong trường hợp phát hiện có sự không khớp ở bước đầu tiên, kế toán cần kiểm tra tài khoản theo từng giao dịch để tìm ra bút toán nào gây ra sự không khớp. Chênh lệch chủ yếu có thể phát sinh do lỗi đánh máy, ghi nợ thay vì ghi có tài khoản, chuyển bút toán nhầm tài khoản, không ghi bút toán vào một tài khoản, v.v.
# 3 - Sửa các mục nhập không chính xác
Khi kế toán tìm ra các bút toán gây ra sự không khớp, các bút toán đó có thể được phân tích và sửa chữa để phản ánh số dư phù hợp.
# 4 - Cân bằng lại các tài khoản
Sau khi việc sửa chữa được thực hiện, người ta cần kiểm tra lại sự không khớp trong các số dư cuối cùng để kiểm tra kỹ lưỡng. Vì một doanh nghiệp có thể thực hiện một số lượng lớn các giao dịch trong một khoảng thời gian, nên quá trình đối chiếu hầu hết không thể thực hiện theo cách thủ công. Nó thường được thực hiện bằng cách sử dụng phần mềm kế toán đưa ra các lỗi để kế toán xem xét kỹ lưỡng.
Các loại đối chiếu
Có năm loại hòa giải chính:
- # 1 - Đối chiếu Ngân hàng - Các giao dịch trong bảng sao kê ngân hàng được đối chiếu với các giao dịch liên quan đến tiền mặt đã ghi trên sổ sách của công ty.
- # 2 - Đối chiếu Khách hàng - Số dư của khách hàng trên sổ sách của công ty được khớp với số dư trên sổ sách của khách hàng tương ứng.
- # 3 - Đối chiếu Nhà cung cấp - Số dư của nhà cung cấp trên sổ sách của công ty được khớp với số dư trong sổ của nhà cung cấp tương ứng.
- # 4 - Đối chiếu giữa các công ty - Số dư trên sổ sách công ty đối với công ty con được đối chiếu với số dư đối với công ty mẹ trên sổ sách của công ty con
- # 5 - Hòa giải theo Doanh nghiệp - Hòa giải cụ thể theo bản chất của hoạt động kinh doanh mà công ty thực hiện.
Phương pháp đối chiếu
Việc đối chiếu có thể được thực hiện bằng hai phương pháp như được mô tả dưới đây:
# 1 - Đánh giá tài liệu
Đây là một quá trình hòa giải chính thức và được nhiều người tuân theo. Theo phương pháp này, tất cả các tài khoản được kiểm tra để đảm bảo rằng số tiền đã ghi và đã chi là giống nhau. Phương pháp này thường sử dụng phần mềm kế toán và thực hiện xem xét toàn diện, chi tiết.
# 2 - Đánh giá Analytics
Trong phương pháp này, các số dư được xem xét riêng lẻ và so sánh với những gì chúng phải dựa trên một tham số cụ thể. Thông số nổi bật nhất có thể là xu hướng và hoạt động lịch sử. Ví dụ, khi đang sàng lọc một danh sách các giao dịch, một nhân viên kế toán nhận thấy một khoản chi phí như tiền thuê nhà được ghi nhận gấp mười lần chi phí trong những năm trước. Điều này sẽ yêu cầu giám sát chặt chẽ hơn các tài khoản.
Ưu điểm
- Đối chiếu giúp tìm ra các bút toán kế toán không chính xác, bao gồm cả việc xử lý các khoản mục kế toán không phù hợp
- Nó giúp tìm ra lỗi thiếu sót và hoa hồng, đồng thời sửa chữa chúng kịp thời
- Nó giúp các công ty tránh được ý kiến tiêu cực từ kiểm toán viên, đây là khả năng có thể xảy ra nếu họ không nhận được câu trả lời phù hợp cho những sai lệch
- Nó giúp các công ty duy trì đồng bộ với các thông lệ kế toán do cơ quan quản lý bắt buộc
- Nó giúp khớp các giao dịch từ nguồn của nó
- Nó giúp phát hiện gian lận trong công ty hoặc trong các giao dịch bên ngoài mà công ty có liên quan
- Nó giúp hoàn thành hồ sơ kế toán vì nó cung cấp thông tin còn thiếu và các tài liệu hỗ trợ
- Nó có thể giúp đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn vì nó làm cho các tài khoản đáng tin cậy hơn và không có lỗi.
Phần kết luận
- Các doanh nghiệp dựa vào thông tin tài chính được trình bày cho các nhà lãnh đạo, đó là lý do tại sao thông tin đó không bị sai sót trở nên quan trọng. Nếu được trình bày thông tin không có sai sót, các nhà lãnh đạo có thể tự tin đưa ra quyết định của mình.
- Đối chiếu giúp nhân viên kế toán loại bỏ bất kỳ sai sót nào từ các tài khoản, sau đó có thể trình bày cho các bên liên quan để ra quyết định. Như đã trình bày trước đó, hòa giải là một quá trình cần thiết và phải được tuân thủ bởi tất cả các tổ chức lớn nhỏ.
- Điều quan trọng là các tổ chức phải tiến hành hòa giải thường xuyên, có thời hạn và đảm bảo rằng những người thực hiện hòa giải không phải là những người đã chuẩn bị tài khoản ngay từ đầu để tránh xung đột lợi ích.
