Quản lý chi phí là gì?
Quản lý chi phí là một phần không thể thiếu của quản lý kinh doanh hoạt động trên cơ sở ước tính, trong đó các hoạt động khác nhau như thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu và cơ chế, đánh giá quá trình và báo cáo các sự kiện được thực hiện để người ra quyết định có thể lập kế hoạch & kiểm soát các yêu cầu về ngân sách của tổ chức và do đó, cho phép người ra quyết định có thể hoàn thành dự án trong thời gian quy định và trong phạm vi ngân sách đã định hay không.
Giải trình
- Trước khi đi sâu vào chủ đề “quản lý chi phí”, hãy cùng tìm hiểu sơ qua về “chi phí là gì”. Giờ đây, “Chi phí” không là gì khác ngoài việc đo lường (về tiền bạc) của nỗ lực, vật liệu, nguồn lực, thời gian tiêu thụ (giờ hoặc ngày hoặc tuần hoặc tháng), rủi ro và cơ hội bị bỏ qua trong quá trình sản xuất hoặc phân phối sản phẩm. Điều đó có nghĩa là nó là số tiền phải trả hoặc từ bỏ để có được thứ gì đó.
- Quay trở lại chủ đề, Đây là việc quản lý các thành phần khác nhau của chi phí liên quan đến việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.
- Mục tiêu của quá trình quản lý không phải là giảm chi phí mà chỉ giảm giá thành ở khâu mà chất lượng của sản phẩm không bị cản trở.
Đặc trưng
- Lập kế hoạch: Ở đây, một kế hoạch hoặc tập hợp các mục tiêu được đóng khung. Khuôn khổ bao gồm ngân sách, tiêu chuẩn hoặc ước tính.
- Truyền thông: Ở đây, kế hoạch đã lập ở trên được truyền đạt cho những người thực sự sẽ thực hiện kế hoạch.
- Động lực: Ở đây, kế hoạch được đánh giá về hiệu suất của nó.
- Đánh giá: So sánh đang được thực hiện với các mục tiêu được xác định trước và kết quả thực tế.
- Ra quyết định: Ở đây, các hành động khắc phục được thực hiện hoặc bộ mục tiêu được sửa đổi, tùy thuộc vào yêu cầu của nhiệm vụ.
Quá trình
# 1 - Phân bổ tài nguyên
Ở đây, chúng tôi xác định các yêu cầu về nguồn lực trong tương lai tùy thuộc vào phạm vi công việc. Cần có các nguồn lực như vật chất, tài chính, con người và thông tin để hoàn thành các chỉ tiêu cơ bản. Trong phần lớn các trường hợp, nguồn nhân lực là quan trọng hàng đầu. Mặt khác, rất ít nhiệm vụ yêu cầu sử dụng nguyên liệu và vật tư tiêu hao. Tuy nhiên, một số tác vụ có thể được thực hiện bằng các công cụ tự động mà không cần đến sự can thiệp của con người.
# 2 - Ước tính chi phí
Nó là dự đoán về số lượng, chi phí và giá cả của các nguồn lực sẽ được sử dụng trong dự án. Nó liên quan đến các kỹ thuật khác nhau, trong đó thông tin phi tài chính về dự án được chuyển đổi thành thông tin tài chính. Các đầu ra này chủ yếu được sử dụng làm đầu vào cho việc lập kế hoạch và phân tích chi phí tổng thể của dự án.
# 3 - Lập ngân sách Chi phí
Nó là một phần và phần của ước tính chi phí. Tuy nhiên, trong lập ngân sách chi phí, chi phí chung được phân bổ vào các tài khoản chi phí. Sau đó, các tài khoản chi phí được lấy làm cơ sở để kiểm soát chi phí để so sánh. Ngoài ra, các tài khoản chi phí có một mục đích thứ yếu, tức là để hỗ trợ quá trình hạch toán chi phí. Lập ngân sách trước cho từng chi phí là cần thiết vì quy trình sản xuất có thời hạn. Điều quan trọng là phải giải quyết các hạn chế về dòng tiền.
# 4 - Kiểm soát chi phí
Cơ sở nêu trên (tức là tài khoản chi phí) được sử dụng để so sánh và đánh giá các phương sai. Sự khác biệt được phân tích để thu được chi phí thấp nhất có thể mà không cản trở chất lượng của sản phẩm cuối cùng của tổ chức. Các chi phí và hiệu suất được theo dõi so với tiến độ của dự án. Dựa trên các phương sai, hành động phù hợp & điều chỉnh được thực hiện để tránh vượt quá ngân sách. Khi chi phí thực tế phát sinh, cơ chế kiểm soát chi phí sẽ giúp phân tích các phương sai.
# 5 - Đo điểm chuẩn
Điểm chuẩn nghĩa là một mục tiêu tối thiểu cần đạt được. Điểm chuẩn không là gì ngoài các bản ghi về các hoạt động hoặc nhiệm vụ có hiệu suất cao hoặc con người. Benchmark giúp tăng hiệu suất tổng thể của dự án và do đó làm tăng giá trị của dự án. Các điểm chuẩn cũng có thể được hoán đổi cho nhau giữa hai dự án, trong đó một trong các dự án hoàn thành về mọi mặt vật chất.
Các kỹ thuật quản lý chi phí với các ví dụ
Hãy cùng xem qua các kỹ thuật này với các ví dụ:
Các kỹ thuật này được sử dụng để quản lý chi phí. Hãy lấy một ví dụ về chi phí mục tiêu như sau:
Công ty muốn tung ra một sản phẩm mới tên là “DD” (bên nhận quyền). Công ty phải trả 15% tiền bản quyền trên giá bán cho chủ sở hữu bên nhận quyền. Giá bán dự kiến = $ 100 cho mỗi mặt hàng & phần trăm lợi nhuận là 25% trên giá bán. Chi tiết chi phí như sau:
Câu hỏi là xác định chi phí mục tiêu & khả năng giảm chi phí.
Giải pháp
- Tính toán chi phí mục tiêu
- Tính toán cơ cấu chi phí thực tế
- = 63-60
- = 3
Do đó, theo kỹ thuật quản lý chi phí mục tiêu, công ty dự kiến sẽ giảm chi phí bằng cách giảm chi phí sản xuất chỉ $ 3.
Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý chi phí
- Phát triển công nghệ thông tin
- Cạnh tranh toàn cầu và tổng thể trong nước
- Tăng trưởng các ngành dịch vụ và sản xuất
- Tăng trưởng khả năng cạnh tranh toàn cầu
- Tăng trưởng của khu vực dịch vụ
- Lý thuyết về các ràng buộc được sử dụng trong việc xác định các nguồn lực quan trọng
- Khách hàng trọng điểm
- Nghiên cứu & phát triển sản phẩm mới
Tầm quan trọng
Joe Biden đã nói đúng một lần rằng, "Đừng nói với tôi bạn đánh giá cao điều gì, hãy cho tôi biết ngân sách của bạn, và tôi sẽ cho bạn biết bạn coi trọng điều gì."
- Vì vậy, không có dự án nào bắt đầu mà không đặt ngân sách. Sự thành công của dự án được quyết định bởi chi phí dự án đã được xử lý tốt như thế nào trong dự án. Nó có thể xảy ra rằng dự án có thể không được hoàn thành trong chi phí dự án. Nó có nghĩa là chi phí dự án có thể đã vượt quá và nếu điều này xảy ra, nó tất nhiên được coi là một dự án thất bại. Vì vậy, điều quan trọng là phải ước tính chính xác chi phí.
- Nếu điểm xuất phát tức là lập kế hoạch và ước tính bị sai, các điểm khác sẽ không hữu ích. Hơn nữa, thực hiện giảm chi phí mà không tập trung vào quản lý của nó, sẽ không phục vụ mục đích.
Sự khác biệt giữa Quản lý Chi phí và Kiểm soát Chi phí
Có một số khác biệt giữa “chỉ đường cho một nhóm” và “dẫn dắt một nhóm”. Bạn có nhận ra sự khác biệt trong cách thực hiện công việc của mỗi đội không? Một loại khác biệt tương tự phát sinh trong Quản lý chi phí và kiểm soát chi phí. Cả hai dường như là một từ đồng nghĩa với nhau. Tuy nhiên, chúng không phải vậy. Có sự khác biệt giữa quản lý chi phí và kiểm soát chi phí.
# 1 - Quản lý chi phí
Như đã giải thích trước đó, Nó chủ yếu liên quan đến các quy trình theo từng giai đoạn, trong đó lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách của một dự án là điều quan trọng hàng đầu. Điều này tập trung vào việc giữ tất cả những thứ nằm trong ngân sách đã được phê duyệt. Mọi thứ bắt đầu từ giai đoạn lập kế hoạch ban đầu và kết thúc bằng việc đánh giá hiệu suất sau khi hoàn thành dự án.
# 2 - Kiểm soát chi phí
Mặt khác, kiểm soát chi phí có mối quan tâm chính là thực hiện các hành động thích hợp với mục tiêu giảm thiểu giá thành sản phẩm. Các phương sai được phân tích để theo dõi chi phí và hiệu quả hoạt động. Dựa trên phân tích, các hành động thích hợp được yêu cầu thực hiện. Kiểm soát chi phí liên quan đến những gì phải làm, những gì đã được thực hiện, những gì còn phải làm, việc thực hiện các hành động khắc phục và kiểm tra các hành động khắc phục. Vì vậy, nếu bạn quan sát, kiểm soát chi phí tập trung vào việc giới hạn dự án trong giai đoạn thực hiện nhưng hiệu quả của nó được tính toán bởi các quy trình quản lý chi phí.
Ưu điểm
- Nó giúp kiểm soát chi phí cụ thể của dự án và do đó nó cũng kiểm soát chi phí kinh doanh tổng thể.
- Dự đoán về chi phí và chi phí trong tương lai là có thể. Do đó, doanh thu dự kiến có thể được tính toán một cách dễ dàng.
- Chi phí xác định trước có thể được coi là hồ sơ của doanh nghiệp.
- Nó giúp thực hiện các điểm hành động cần thiết để đảm bảo rằng, các nguồn lực và hoạt động kinh doanh phù hợp để đạt được các mục tiêu và mục tiêu đã xác định trước.
- Nó giúp ích trong việc phân tích các xu hướng dài hạn của doanh nghiệp.
- Chi phí thực tế phát sinh có thể được so sánh với ngân sách dự trù để tìm ra sự khác biệt. Các phương sai này giúp xác định liệu chi tiêu có vượt quá mức dự kiến hay không.
- Nó cũng xem xét các yếu tố bên ngoài của cạnh tranh, tăng trưởng thị trường, yêu cầu của khách hàng, chất lượng của sản phẩm, cung cấp dịch vụ, v.v. chứ không chỉ dựa trên việc giảm chi phí.
- Nó giúp khác biệt hóa sản phẩm cũng như giảm chi phí.
- Nó hướng dẫn thêm trong việc cải tiến liên tục để cung cấp một sản phẩm vượt trội về chất lượng.
Phần kết luận
Quản lý có tầm quan trọng riêng trong mọi khía cạnh của cuộc sống của chúng ta. Cuối cùng, tất cả là do ai quản lý mọi thứ. Và do đó, việc quản lý cũng rất quan trọng về chi phí liên quan đến dự án. Nó có ý nghĩa lớn hơn việc kiểm soát chi phí hoặc giảm chi phí. Những kỹ thuật này giúp đạt được mục đích đã nói một cách dễ dàng.
