Làm cách nào để thay đổi hoặc xuất tệp Excel sang PDF?
Dưới đây là các ví dụ về xuất tệp excel sang PDF.
Ví dụ 1
Lưu bảng tính dưới dạng tệp PDF!
Ví dụ, hãy xem dữ liệu hoặc biểu đồ dưới đây, biểu đồ này cho thấy thứ bậc của bộ phận trong tổ chức.
Chúng tôi chỉ có thể chọn Lưu dưới dạng từ tùy chọn Tệp và chọn loại Lưu dưới dạng “PDF”.
Đây sẽ vẫn là tệp dưới dạng PDF nhưng hãy xem, nó trông như thế nào khi bạn mở nó.
Trong PDF, nó có hai trang tính khác nhau, hoàn toàn không có ý nghĩa gì. Nếu bạn chỉ đang sử dụng Save As và chọn loại tệp là PDF, đây là điều xảy ra khi nội dung tệp hoặc bảng tính nhiều hơn diện tích phù hợp của một trang PDF.
Đối với điều này, những gì chúng ta cần làm là chọn vùng nội dung mà chúng ta đang cố gắng lưu dưới dạng tệp PDF. Sau đó nhấn Ctrl + P để mở bên dưới cửa sổ xem trước bản in.
Trong Cài đặt, hãy chọn “Chỉnh trang trên một trang”.
Bây giờ hãy nhấp vào Lưu dưới dạng trong cùng một cửa sổ và chọn PDF làm loại tệp.
Điều này sẽ phù hợp với toàn bộ dữ liệu vào một trang PDF.
Đây là kỹ thuật phổ biến mà tất cả chúng ta đã sử dụng thường xuyên.
Tuy nhiên, nếu một nút có thể tạo ra một tệp PDF của bảng tính excel thì sao ??? Có, điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng VBA Coding; làm theo các bước dưới đây để tạo mã VBA để chuyển đổi trang tính excel dưới dạng PDF.
Ví dụ # 2 - Sử dụng mã VBA
Các bước chuyển một trang tính excel sang PDF bằng Mã VBA.
Bước 1: Khai báo các biến trong VBA, như hình dưới đây.
Bước 2: Bây giờ đặt tham chiếu Workbook và Worksheet thành các biến “Ws” & “Wb.”
Bước 3: Để đặt tên cho tập tin, chúng ta cần ghi lại thời gian hiện tại, tức là thời gian tại thời điểm chạy mã. Đặt thời gian cho biến “SaveTime”.
Bước 4: Bây giờ, chúng ta cần lưu tệp PDF vào vị trí chính xác của sổ làm việc mà chúng ta đang làm việc. Gán giá trị này cho biến “Lưu đường dẫn”.
Bước 5: Bây giờ, chúng ta cần kết hợp các tên tệp và thời gian để tạo ra một tên tệp duy nhất.
Bước 6: Chúng ta cần đưa ra phương án chọn đường dẫn đích để lưu tệp.
Bước 7: Bây giờ, chúng ta cần tạo một tệp PDF.
Trong trường hợp có bất kỳ lỗi nào xảy ra, chúng tôi cũng cần phải xử lý điều này. Vì vậy, mã dưới đây sẽ làm tương tự.
Dưới đây là mã đầy đủ cho bạn.
Mã:
Sub Excel_To_PDF () 'Khai báo các biến Dim Ws As Worksheet Dim Wb As Workbook Dim SaveTime As String Dim SaveName As String Dim SavePath As String Dim FileName As String Dim FullPath As String Dim SelectFolder As Variant' Đặt biến khi lỗi GoTo EH Set Wb = ActiveWorkbook Đặt Ws = ActiveSheet 'Ghi thời gian hiện tại SaveTime = Định dạng (Now (), "yyyy mm dd _ hhmm")' Ghi địa chỉ đường dẫn thư mục sổ làm việc hiện tại SavePath = Wb.Path Nếu SavePath = "" Sau đó SavePath = Application.DefaultFilePath End If SavePath = SavePath & " " 'Đặt tên cho tệp SaveName = "PDF" FileName = SaveName & "_" & SaveTime & ".pdf"' Hướng dẫn nơi lưu FullPath = SavePath & FileName 'Bật bộ chọn thư mục để chọn nơi lưu tệp SelectFolder = Ứng dụng.GetSaveAsFilename _ (InitialFileName: = FullPath, _ FileFilter: = "PDF Files (* .pdf), * .pdf", _ Title: = "Chọn Folder và FileName để lưu") 'Tạo tệp PDF Nếu SelectFolder "Sai" Sau đó Ws .ExportAsFixedFormat _ Type: = xlTypePDF, _ FileName: = SelectFolder, _ Quality: = xlQualityStandard, _ Bao gồmDocProperties: = True, _ ignorePrintAreas: = False, _ OpenAfterPublish: = False End If exitHandler: Exit Sub EH: MsgBox tạo tệp PDF "Tiếp tục thoátHandler End Sub= False, _ OpenAfterPublish: = False End If exitHandler: Thoát Sub EH: MsgBox "Không thể tạo tệp PDF" Tiếp tục thoátHandler End Sub= False, _ OpenAfterPublish: = False End Nếu exitHandler: Thoát Sub EH: MsgBox "Không thể tạo tệp PDF" Tiếp tục thoátHandler End Sub
Sao chép mã này và dán vào mô-đun của Trình chỉnh sửa Visual Basic để mở trình chỉnh sửa cơ bản trực quan, nhấn alt = "" + F11. Khi chúng tôi chạy mã này bằng cách nhấn phím F5, chúng tôi nhận được tùy chọn sau.
Bạn có thể thấy rằng tệp excel của bạn hiện đã được chuyển đổi thành PDF.
Những điều cần ghi nhớ
- Nếu dữ liệu không đủ cho một trang, thì PDF sẽ đẩy nội dung thừa sang trang tiếp theo.
- Mã này sẽ tạo toàn bộ nội dung trang tính dưới dạng tệp PDF.
- Khi bạn sao chép mã macro, bạn cần lưu sổ làm việc dưới dạng Sổ làm việc được bật Macro.
