Kế toán tiền lương là gì?
Kế toán tiền lương là một chức năng kế toán trong tổ chức nhằm quản lý, ghi chép, xác định và phân tích lương thưởng của người lao động. Họ hướng tới việc tính thuế và phúc lợi cùng với mức lương đưa ra cho người lao động.
Giải trình
Chức năng kế toán xem xét việc đối chiếu các phúc lợi của nhân viên như chế độ hưu bổng và tiền thưởng. Nó xác định các khoản thuế mà mỗi nhân viên phải trả tương ứng với tiền lương mà tổ chức phải trả. Nó cũng xác định số tiền sẽ được khấu trừ vào tiền lương phải trả.
Các khoản khấu trừ này luôn phù hợp với luật pháp hiện hành. Các khoản khấu trừ theo luật pháp Hoa Kỳ là khấu lưu của liên bang, FICA, khấu lưu của tiểu bang, chi phí bảo hiểm y tế của nhân viên, 401K, thuế tàn tật của tiểu bang.
Ví dụ về kế toán tiền lương
Chúng ta hãy lấy một ví dụ về một doanh nghiệp phải trả 1.000 đô la cho nhân viên. Thuế thu nhập liên bang hiện hành lên tới 100 đô la, thuế thu nhập của Tiểu bang lên tới 150 đô la và FICA phải trả là 50 đô la. Giúp người điều hành tính lương chuẩn bị các bút toán và ghi lại giao dịch.
Câu trả lời
Ở đây, 1.000 đô la sẽ được ghi nhận dưới dạng tổng lương trong tài khoản chi phí của báo cáo thu nhập, và do đó nó sẽ được hiển thị dưới dạng tín dụng. Như một hành động cân đối, hãy ghi FICA, thuế thu nhập Tiểu bang, thuế thu nhập liên bang và tài khoản trách nhiệm phải trả lương của bảng cân đối kế toán dưới dạng ghi nợ.
Lưu ý, bất cứ khi nào có sự gia tăng trong tài khoản nợ phải trả, nó sẽ được ghi có, trong khi bất cứ khi nào có sự gia tăng trong tài khoản chi phí, nó sẽ được ghi nợ. Sau đây là mục nhật ký, như hình dưới đây: -
Các loại kế toán tiền lương
Có ba loại cơ bản. Chúng bao gồm tiền lương tích lũy, các khoản thanh toán thủ công và các bản ghi ban đầu.
# 1 - Bản ghi ban đầu
- Các ghi chép ban đầu có thể được gọi là các giao dịch chính được thực hiện trong kế toán bảng lương. Người điều hành bảng lương ghi lại tổng tiền lương mà nhân viên kiếm được và các khoản khấu lưu tương ứng.
- Các ghi chép ban đầu cũng bao gồm và tính đến thuế việc làm.
- Thuế việc làm thường được phân loại là thuế thu nhập liên bang.
# 2 - Tiền lương tích lũy
- Tiền lương cộng dồn là tiền lương mà doanh nghiệp nợ người lao động tương ứng với dịch vụ mà họ đã giải ngân và chưa được trả.
# 3 - Thanh toán thủ công
- Các khoản thanh toán thủ công được phân loại là các khoản thanh toán được thực hiện khi nhân viên chấm dứt dịch vụ của họ cho doanh nghiệp và người điều hành bảng lương cập nhật mục hàng cụ thể này để ghi lại các khoản phí đã xóa của nhân viên.
Sổ Nhật ký Kế toán Tiền lương
Theo kế toán tiền lương, người điều hành tính lương thực hiện các bút toán chi phí, nợ phải trả và tài sản. Các tài khoản Tài sản và chi phí được phân loại là ghi nợ khi tăng và ghi giảm khi giảm. Các tài khoản Nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và doanh thu được phân loại là các khoản tín dụng khi nó tăng lên và ghi nợ khi giá trị của chúng giảm xuống. Các bước sau sẽ được thực hiện, như hình dưới đây: -
- Người điều hành bảng lương ghi lại các giao dịch theo sổ cái tổng hợp tiền lương. Chúng sẽ được phân loại là chi phí trả lương.
- Vì những khoản này được trả cho nhân viên, nó sẽ làm tăng số tiền chi phí. Do đó, trong nhật ký, nó sẽ được hiển thị dưới dạng ghi nợ. Do đó, có thể đúng nếu ghi nợ tiền lương, tiền công và các khoản thuế trả lương hiện hành.
- Do các khoản này được ghi nhận vào tài khoản chi phí nhưng chưa được thanh toán trong phần nợ phải trả, điều này sẽ làm tăng tài khoản nợ phải trả.
- Điều này sẽ dẫn đến việc ghi có thuế FICA và tiền lương phải trả theo bảng cân đối nợ ngắn hạn.
- Khi các khoản thanh toán tiền lương được thực hiện cho nhân viên, tài khoản tiền mặt, là tài khoản tài sản và tài khoản nợ phải trả, cụ thể là tiền lương phải trả, sẽ giảm. Điều này sẽ dẫn đến việc ghi có vào tài khoản tiền mặt và ghi có vào tài khoản nợ phải trả.
- Mục nhập nhật ký cơ bản sẽ như sau: -
Tầm quan trọng
- Mọi tổ chức lớn đều bao gồm một số lượng lớn nhân viên.
- Trong các tổ chức như vậy, nó đóng một vai trò quan trọng và quan trọng.
- Chức năng này thực hiện các chức năng quản trị nhằm đảm bảo rằng người lao động được đóng hội phí đúng hạn cũng như tổ chức tuân thủ luật pháp và luật thuế.
- Bằng cách đảm bảo quản lý tài chính phù hợp và minh bạch, chức năng này đảm bảo rằng nhân viên nhận được các khoản phí đúng hạn của họ.
- Chức năng này giám sát việc chi tiêu tiền lương và đảm bảo rằng tổ chức không lãng phí quá nhiều nguồn tài chính của mình.
- Tất cả các tổ chức phải trả thuế cho dịch vụ Doanh thu nội bộ trên tiền lương được trả. Do đó, chức năng này thực hiện các hành động cần thiết để tính thuế chính xác và báo cáo giống như vậy cho dịch vụ Doanh thu nội bộ.
Ưu điểm
- Kế toán tiền lương tiết kiệm rất nhiều thời gian cho một tổ chức.
- Nó cung cấp một khuôn khổ về việc tính toán các khoản phí chính xác cho nhân viên.
- Hệ thống tính lương nội bộ đảm bảo kiểm soát tốt hơn và tuân thủ dữ liệu của nhân viên.
- Các chức năng đảm bảo rằng các nguồn tài chính được sử dụng một cách hiệu quả và tổ chức có tiền mặt sau khi tất cả các yêu cầu pháp lý được thực hiện.
- Nó đảm bảo rằng các tổ chức đáp ứng thời hạn nộp hồ sơ thuế của họ.
Nhược điểm
- Quản lý công việc tính lương có thể trở thành những nhiệm vụ khó khăn nếu được thực hiện bằng hệ thống thủ công và không có phần mềm.
- Bản thân bộ phận trả lương nội bộ có thể chuyển đổi thành một hàm chi phí bổ sung cho doanh nghiệp.
- Luôn luôn có một phạm vi sai sót của con người và gian lận, do đó có thể ảnh hưởng đến nhân viên của doanh nghiệp.
- Ví dụ, bộ phận tính lương có thể kết thúc hiển thị số dư cuối kỳ quá mức hoặc thấp hơn số dư quỹ dự phòng của tất cả nhân viên do các sai sót kế toán nhỏ.
- Tương tự như vậy, bộ phận trả lương có thể kết thúc việc giữ lại nhiều khoản thanh toán của nhân viên hơn so với những gì nó lẽ ra phải giữ lại.
- Đôi khi, việc giải ngân tiền lương có thể bị trì hoãn do việc bảo trì hệ thống của các bộ phận tính lương.
Phần kết luận
Kế toán tiền lương là một chức năng cần thiết cho sự phát triển cũng như các doanh nghiệp lớn. Họ giúp đỡ và quản lý tiền lương, tiền công, tiền thưởng và hoa hồng phải trả cho nhân viên của doanh nghiệp. Bộ phận làm việc và xác định số lượng các khoản khấu trừ sẽ được khấu trừ vào tiền lương phải trả theo luật pháp hiện hành và luật lao động.
Bộ phận này có ba loại bút toán kế toán tiền lương cơ bản được phân loại là bút toán ban đầu, ghi sổ thủ công và ghi sổ lương. Các bộ phận có thể thanh toán hàng tuần, hai tuần một lần và hàng tháng sau khi thực hiện các khoản khấu trừ áp dụng.
