Cấu trúc phân tích công việc trong Excel
Cấu trúc phân tích công việc (WBS) trong excel được sử dụng để thể hiện trực quan thứ tự của các nhiệm vụ và hoạt động dự án khác nhau, lịch trình của các nguồn lực trong quá trình lập kế hoạch dự án. Nó cho phép chúng tôi chia hoặc tách dự án thành các phần dễ quản lý hơn bằng cách phân loại các nhiệm vụ dự án thành một hệ thống phân cấp các sự kiện được chia thành một loạt các nhiệm vụ không phụ thuộc vào bất kỳ nhiệm vụ nào khác để hoàn thành. Ngoài ra, nó được sử dụng để phân bổ thiết bị phù hợp, chi phí, vật liệu, lao động và thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
Làm thế nào để tạo cấu trúc phân chia công việc trong Excel?
Ví dụ 1
Có sẵn các mẫu cho Mẫu phân tích công việc trong Excel. Với các mẫu này, chúng ta có thể tạo hai loại cấu trúc phân tích công việc:
Cấu trúc cây
Cấu trúc này trông như sau:
Chế độ xem dạng bảng
Điều này trông như dưới đây:
Bước 1: Thu thập thông tin đầu vào
Trước khi tạo ra WBS, cần có một số đầu vào. Các yếu tố đầu vào của WBS bao gồm:
- Tuyên bố phạm vi dự án: Đây là bản mô tả chi tiết các nhiệm vụ và công việc của dự án
- Tuyên bố yêu cầu: Đây là mô tả chi tiết về kết quả sẽ được cung cấp
- Tài sản quy trình tổ chức: Bao gồm các chính sách, hướng dẫn, khuôn mẫu, thủ tục, kế hoạch của tổ chức
- Kế hoạch quản lý phạm vi dự án: Đây là một tài liệu giúp hiểu cách xử lý các thay đổi trong phạm vi dự án
Bước 2: Tập hợp nhóm và các bên liên quan
Bước này liên quan đến việc xác định ai có thể giúp tạo WBS. Nó đòi hỏi sự hợp tác với các thành viên trong nhóm. Ví dụ, các thành viên trong nhóm có thể giúp ghi lại tất cả các nhiệm vụ để hoàn thành dự án.
Bước 3: Xác định đại diện và cách tiếp cận của WBS
Biểu diễn có thể là dạng xem dạng bảng hoặc cấu trúc dạng cây như đã mô tả ở trên. Ví dụ, đối với một dự án cụ thể, hai quan điểm của WBS như sau:
Bước 4: Xác định các cấp và phân phối chính
Điều này bao gồm việc chia nhỏ các sản phẩm chính thành các thành phần và cấp bổ sung. Có ba cấp độ trong một WBS. Phần đầu tiên là dự án hoàn chỉnh, phần thứ hai bao gồm tất cả các sản phẩm cần giao để hoàn thành dự án và phần thứ ba bao gồm việc phân chia hoặc chia nhỏ các sản phẩm được giao thành các phần nhỏ hơn như gói công việc. Các gói công việc có một quy tắc gắn liền với chúng, tức là chúng không được hoàn thành trong ít hơn 8 hoặc hơn 80 giờ. Quy tắc 8/80 này chỉ được áp dụng cho các gói công việc vì đây là các phần tử được chỉ định cho thành viên trong nhóm cùng với thời hạn được giao.
Bước 5: Quy tắc 100%
Quy tắc này quy định rằng mỗi mức phân tích trong WBS phải có tất cả các phần tử có thể phân phối đại diện cho 100% phần tử gốc của nó có thể phân phối. Quy tắc này là cần thiết để đảm bảo rằng không có bản sao. Đối với điều này, cần phải đảm bảo rằng tổng tất cả các sản phẩm của WBS sẽ chiếm tới 100% dự án hoàn chỉnh. 100% nên được áp dụng cho tất cả các cấp độ con để có kết quả tối ưu.
Bước 6: Sơ đồ đánh số
Sau khi xác định các thành phần WBS, mỗi thành phần sẽ được gán một số có thể được gọi là ID WBS. Điều này thể hiện vị trí trong cấu trúc WBS mà tại đó mỗi cấp của WBS được đặt. Ở cấp độ đầu tiên, số hoặc ID đầu tiên phải là 1 và các thành phần sau được đánh số thứ tự sau đó. Ví dụ: 1.1 sẽ được gán cho phần tử cấp con đầu tiên, 1.1.1 cho các phần tử cấp con khác. 1,2 sẽ được gán cho một phần tử con cấp một khác.
Bước 7: Từ điển WBS
Đây là tài liệu mô tả tất cả các yếu tố của WBS.
Vì vậy, sau tất cả các bước này, một mẫu WBS sẽ giống như bên dưới:
Bạn có thể thụt lề mô tả nhiệm vụ theo cách thủ công bằng cách sử dụng các nút 'Thụt lề' trên tab 'Trang chủ' hoặc sử dụng định dạng có điều kiện. Ngoài ra, một cách tiếp cận khác có thể là tạo một danh sách trong đó sơ đồ đánh số cũng là một phần của Mô tả tác vụ để không cần thêm thụt lề.
Ví dụ số 2
Khi phân rã dự án, bây giờ chúng ta thiết lập Excel để truy cập hoặc nhận dữ liệu. Bây giờ chúng ta hãy xem bên dưới làm thế nào chúng ta có thể tạo một mẫu như vậy trong Excel:
Bước 1: Tạo các cột dưới đây trên cùng:
- ID công việc
- Mô tả công việc
- Tiền nhiệm
- Chủ nhân
- Vai trò
- % Hoàn thành
- Ngày bắt đầu
- Ngày cuối
- Giao cho
Bước 2: Sau khi tạo các cột này, các ô sẽ được định dạng. Đầu tiên, chúng tôi định dạng ID tác vụ của ô. Để định dạng nó, trước tiên, chúng tôi đánh dấu cột được chỉ định cho số Task ID bằng cách nhấp vào ký tự ở đầu cột. Nhấp chuột phải vào cột đã chọn và sau đó chọn 'Định dạng ô' -> 'Số' và đặt vị trí thập phân thành 1. Tiếp theo, chúng tôi định dạng cột: Tiền nhiệm, sẽ theo dõi các phụ thuộc nhiệm vụ. Điều này sẽ được thiết lập theo cách tương tự như 'ID tác vụ'. "Ngày bắt đầu" và "Ngày kết thúc" phải được thiết lập để chấp nhận các ngày đã nhập.
Bước 3: Nhập dữ liệu.
Bước 4: Tiếp theo, chúng tôi có thể sử dụng định dạng có điều kiện cho các tác vụ khác nhau, chẳng hạn như chúng tôi muốn làm nổi bật các tác vụ được liên kết với một công việc có thể phân phối cụ thể hoặc được giao cho một thành viên cụ thể hoặc các tác vụ đến hạn trong một khoảng thời gian nhất định
Bước 5: Chúng ta cũng có thể thấy tính năng 'thanh dữ liệu' để đại diện cho một cột như '% Hoàn thành bằng đồ thị'. Tính năng này có thể được truy cập trong trình đơn thả xuống 'Định dạng có điều kiện'.
Những điều cần ghi nhớ
- Để tạo ra một WBS hiệu quả, nên sử dụng danh từ thay vì động từ để tập trung vào việc phân phối.
- Cấu trúc cây hoặc cấu trúc phân cấp nên được sử dụng để minh họa mối quan hệ của các phân phối cho phạm vi dự án.
- Trong khi xem xét các cấp độ của WBS, quy tắc 100% nên được tuân thủ.
- WBS nên được xây dựng một cách hợp tác với tất cả các thành viên.
- Cấp cao nhất của WBS đại diện cho dự án cuối cùng.
- Thời gian của mỗi nhiệm vụ không được quá 10 ngày.
- Mỗi nhiệm vụ phải là duy nhất và không được trùng lặp.
- Nó có thể giúp ước tính chi phí chi tiết.
