Kết hợp ba chiều là gì?
Đối sánh ba chiều là khái niệm mà qua đó các giao dịch mua hàng trái phép có thể được theo dõi thông qua kiểm tra chéo theo ba cách: nhận xác nhận đơn đặt hàng (đơn đặt hàng), nhận đơn đặt hàng và tính hợp lệ của hóa đơn được tạo bằng cách thông tin từ các bộ phận khác nhau để loại bỏ các giao dịch trái phép và tăng cường kiểm soát nội bộ.
Giải trình
Các tổ chức lớn mua hàng tồn kho theo quy trình vận hành tiêu chuẩn theo các chính sách của tổ chức. Do đó, kiểm soát kép là cần thiết để hạn chế các giao dịch trái phép. Nó là biện pháp kiểm soát để cho phép các giao dịch hợp lệ. Theo quy trình ba chiều, việc mua hàng chủ yếu được kiểm soát bằng phương pháp xác minh chéo. Nếu có lỗi ở bất kỳ bước nào, thì số tiền đó không thể được tính vào hóa đơn cho đến khi lỗi được giải quyết bằng cách nhận được xác nhận hoặc bằng hóa đơn đã sửa đổi từ nhà cung cấp. Đây cũng là một trong những phương pháp quản lý rủi ro vì rủi ro thanh toán cho những người không được phép hoặc chống lại các hóa đơn giả sẽ được kiểm soát. Đôi khi nó trở thành một thủ tục dài, nhưng nó là cách hiệu quả nhất để quản lý rủi ro.
Quy trình đối sánh ba chiều
- Quy trình vận hành tiêu chuẩn cho việc mua hàng bao gồm đặt hàng khi lượng hàng đạt đến mức đặt hàng lại, nhận báo giá, xử lý báo giá cho bộ phận mua hàng và sau đó bộ phận mua hàng sẽ quyết định việc mua hàng của nhà cung cấp nào dựa trên giá cả, chất lượng và danh tiếng của nhà cung cấp và cuối cùng là phát hành đơn đặt hàng.
- Trên cơ sở đơn đặt hàng, các giao dịch mua sẽ được thực hiện. Sau khi nhận được đơn đặt hàng, bộ phận quản lý hàng tồn kho sẽ lập hóa đơn, sau đó bộ phận mua hàng sẽ chuyển hóa đơn đến bộ phận kế toán để hạch toán tương tự.
- Sau đó, cuối cùng, hóa đơn được đưa ra để ủy quyền và sau đó đến thủ quỹ hoặc bộ phận tiền mặt để thanh toán cho nhà cung cấp.
Ở đây trước khi ủy quyền thanh toán, người tham gia thanh toán sẽ sử dụng quy trình đối sánh ba chiều.
Quy trình đối sánh ba chiều bao gồm:
# 1 - Xác minh Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng phải được xác nhận từ bộ phận mua hàng để xác minh tên của nhà cung cấp, ngày tháng, số lượng, địa chỉ, thông tin thanh toán và số tiền.
# 2 - Xác minh Biên nhận Đơn hàng
Sau khi xác minh đơn đặt hàng, bộ phận tiền mặt sẽ xác minh từ bộ phận kiểm kê về việc nhận đơn đặt hàng sao cho khớp với số lượng hàng hóa theo hóa đơn và bộ phận kiểm kê đã nhận.
# 3 - Xác minh từ Phòng Tài khoản
Sau khi kiểm tra từ bộ phận kiểm kê, việc nhập phải được kiểm tra trong các tài khoản để xác minh số lượng và số lượng ghi trên sổ sách.
Nếu hóa đơn khớp với tất cả ba bước xác minh, thì chỉ có khoản thanh toán mới được ủy quyền và hóa đơn được đính kèm.
Ví dụ về đối sánh ba chiều
Bộ phận mua hàng của Công ty TNHH A phát hành đơn đặt hàng mua cổ phiếu của ABC & Co., Mexico với số lượng 3000 chiếc, và giá mỗi chiếc là 100 đô la. Đơn hàng đã được đặt. Việc nhận đơn hàng đã được lập nhưng do số lượng nhiều nên thủ kho không kiểm tra chéo lúc nhận đơn hàng. Tuy nhiên, sau khi kiểm tra thì thấy chỉ nhận được 2850 cái, và xuất hóa đơn cho bộ phận kế toán để bộ phận kế toán và kế toán tiếp tục đưa cho bộ phận tiền mặt. Xác định thủ tục xác minh ba chiều?
Giải pháp:
Trước khi ủy quyền thanh toán hóa đơn, người đó nên thực hiện thủ tục sau:
1 - Xác minh từ Bộ phận Mua hàng:
Đơn đặt hàng phải được xác minh xem đơn đặt hàng có được đặt theo đơn đặt hàng hay không. Trong trường hợp hiện tại, bước đầu tiên của khớp ba chiều được khớp, tức là, lệnh được đặt theo lệnh mua.
2 - Xác minh từ Bộ phận Kiểm kê:
Người được ủy quyền sẽ thu thập số liệu từ bộ phận kiểm kê. Trong trường hợp này, chỉ có 2850 phần hàng tồn kho được nhận, do đó, hóa đơn không được phép thanh toán. Người được ủy quyền sẽ hướng dẫn bộ phận kiểm kê chỉnh lý hóa đơn từ nhà cung cấp.
Sau đó, bộ phận kiểm kê sẽ liên hệ với người được ủy quyền của ABC & Co. để cấp hóa đơn sửa đổi. Sau khi nhận được hóa đơn sửa đổi, hóa đơn tương tự sẽ được đưa cho bộ phận tài khoản để thực hiện chỉnh sửa.
3 - Xác minh từ Phòng Tài khoản hoặc Hồ sơ Kế toán:
Sau khi xác nhận hóa đơn sửa đổi từ nhà cung cấp, người được ủy quyền phải xác minh hóa đơn đó bằng hồ sơ kế toán, và cuối cùng, sau tất cả các bước và sự phù hợp, người được ủy quyền sẽ ủy quyền thanh toán hóa đơn.
Bằng cách này, biên lai ngắn được xác định và sửa chữa.
Công dụng của Kết hợp Ba chiều
- Ba cách, quy trình đối sánh được sử dụng trong các tổ chức lớn.
- Nó cũng được sử dụng khi có các phòng ban khác nhau đang xử lý các chức năng khác nhau.
- Nó được sử dụng khi một tổ chức tham gia sản xuất nhiều sản phẩm.
- Nó được sử dụng khi giao trách nhiệm cho nhân viên mới được bổ nhiệm.
- Nó được sử dụng khi hầu hết các khoản thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt.
- Nó cũng được sử dụng khi có sự tham gia của nhân viên chưa có kinh nghiệm.
Ưu điểm
Các ưu điểm khác nhau như sau:
- Nó đảm bảo việc thanh toán được thực hiện cho đúng người so với hóa đơn hợp lệ và giá trị của cổ phiếu nhận được.
- Nó đảm bảo các kiểm soát thích hợp trong tổ chức.
- Nó giảm thiểu hoặc hạn chế các khoản thanh toán trái phép.
- Thông qua ba cách kết hợp tiền mặt, việc tham ô sẽ được kiểm soát.
- Các lỗi có thể được xác định dễ dàng trong quá trình đối sánh ba chiều.
- Nó đảm bảo cùng một hóa đơn không bị thanh toán nhiều lần.
- Quy trình này thúc đẩy trách nhiệm giải trình cho nhân viên.
- Thông qua quy trình ba chiều, thông tin sẽ được xác minh; do đó nó trở thành thông tin chính xác và có thể được sử dụng cho các quyết định trong tương lai.
Nhược điểm
Các nhược điểm khác nhau như sau:
- Đối sánh ba chiều liên quan đến việc xác minh nhiều thời gian và thu thập các tài liệu khác nhau; do đó quá trình này kéo dài và tốn thời gian.
- Có thể có khả năng thanh toán chậm và chịu phạt do quá trình kéo dài và do thanh toán chậm.
- Các mối quan hệ với nhà cung cấp có thể bị hủy hoại do thanh toán chậm.
- Giảm giá cho các khoản thanh toán sớm không thể được tận dụng do các thủ tục kéo dài liên quan.
Phần kết luận
Đối sánh ba bước là thủ tục để kiểm soát các khoản phải trả mà thông qua đó, sử dụng ba bước mà các khoản phải trả được xác nhận. Ở đây, ở bước đầu tiên mua hàng, đơn đặt hàng sẽ được xác minh, sau đó số liệu từ bộ phận kiểm kê sẽ được thu thập và xác minh, và cuối cùng, nó sẽ được xác minh từ các bút toán kế toán. Sau khi xác minh ở cả ba cấp, người ủy quyền cho phép thanh toán hóa đơn. Tuy nhiên, thủ tục này là dài. Do đó, tốn nhiều thời gian và đồng thời, không thể tận dụng chiết khấu cho các khoản thanh toán sớm do thủ tục dài.
