Kế toán trong Excel là gì?
Kế toán sổ sách trong excel có nghĩa là ghi lại các giao dịch tài chính hàng ngày của một thực thể như mua hàng, bán hàng, thanh toán, thu và chi phí trong một mẫu excel. Để ghi lại các giao dịch vào excel, đầu tiên bạn cần thiết lập / tùy chỉnh excel theo yêu cầu, sau đó ghi lại giao dịch hàng ngày trong mẫu này và lưu vào máy tính của riêng bạn.
Sổ sách kế toán Nhập một lần trong Excel
Trong một hệ thống nhập đơn, chỉ một mặt của giao dịch sẽ được ghi lại và ảnh hưởng của các giao dịch này sẽ chỉ đến một nơi. Trong khi trong hệ thống kế toán bút toán kép, mọi giao dịch sẽ được ghi nợ và ghi có, và những giao dịch này sẽ ảnh hưởng đến hai tài khoản.
Trong hệ thống nhập đơn, các giao dịch sẽ được ghi lại bằng cách ghi nhớ mục tiêu và kết quả của các giao dịch. Trong sổ sách kế toán ghi sổ một lần, trọng tâm chính sẽ được tập trung vào các khoản thu và chi tiền mặt hơn là ghi chép từng khoản chi phí và thu nhập hoặc tài sản và nợ phải trả.
Cách tạo sổ sách kế toán trong Excel
Bước # 1: Chuẩn bị một mẫu excel cho một giao dịch ghi chép theo yêu cầu trong khi chuẩn bị một thực thể có thể nhờ sự trợ giúp của các chuyên gia kế toán.
Bước 2: Lập sơ đồ tài khoản để ghi chép và phân loại các nghiệp vụ theo tính chất kinh doanh. Nói chung, một biểu đồ tài khoản được chia thành ba loại:
- Thu nhập: Để ghi nhận các khoản tiền đến từ hoạt động kinh doanh.
- Chi phí: Để ghi nhận các khoản tiền đi chơi hoặc đi công tác.
- Giá vốn hàng bán: Tiền được chi để tạo ra thành phẩm.
Dưới đây là biểu đồ mẫu về Tài khoản:
Bước # 3: Lập báo cáo thu nhập với sự trợ giúp của biểu đồ tài khoản để tính đến lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng trong kỳ. Đối với báo cáo thu nhập hàng tháng, 12 bảng báo cáo thu nhập sẽ được chuẩn bị và sau đó, một bảng báo cáo thu nhập hàng năm sẽ được lập bằng cách hợp nhất tất cả 12 bảng báo cáo thu nhập. Dòng báo cáo thu nhập sẽ diễn ra như sau:
Bước # 4: Chuẩn bị một bảng excel có tất cả các hóa đơn. sẽ được ghi lại để có thể theo dõi hóa đơn nào đã được thanh toán hoặc hóa đơn nào đang chờ thanh toán.
Bước # 5: Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ để xác định tình hình tiền mặt của đơn vị.
Bước # 6: Sau khi chuẩn bị đầy đủ sheet excel trên, lưu file vào vị trí an toàn bằng cách đặt tên riêng cho thư mục. Chúng tôi cũng có thể bảo vệ tệp này bằng mật khẩu.
Ví dụ về Kế toán trong Excel
Dưới đây là sổ tiền mặt cho tháng 4 năm 18 đến 18 tháng 6 được duy trì trong bảng tính excel, trong đó tiền vào và ra đã được ghi lại bằng cách sử dụng sổ sách kế toán theo một mục nhập.
Vào ngày 01.04.2018 Số dư đầu kỳ của tiền mặt và ngân hàng là $ 1000 sau khi cộng và trừ thu nhập và chi phí trong kỳ, chúng tôi sẽ có số dư cuối kỳ là $ 2564.
Ưu điểm
Sau đây là một số ưu điểm:
- Ghi sổ theo mẫu excel không yêu cầu bất kỳ kỹ năng kế toán đặc biệt nào; do đó, dễ dàng duy trì các giao dịch hồ sơ.
- Nó ít tốn kém hơn vì bảng tính excel có sẵn trên mọi máy tính / máy tính xách tay; do đó, không bắt buộc phải mua bất kỳ phần mềm kế toán nào.
- Excel có nhiều chức năng khác nhau giúp ghi lại các giao dịch dễ dàng như cộng, nhân, VLOOKUP, bảng tổng hợp, macro.
- Excel giúp chuẩn bị các bản trình bày đồ họa khác nhau như Biểu đồ, thanh, Hình tròn hoặc nhiều thứ khác.
- Nhiều người dùng trong một văn phòng có thể truy cập nó bằng cách chia sẻ trang tính excel ở chế độ duy nhất có thể đọc được, trong đó người duy nhất có thể thay đổi dữ liệu trong trang tính excel và những người khác chỉ có thể xem dữ liệu.
Nhược điểm
Dưới đây là những nhược điểm:
- Trong excel, người dùng kế toán có thể chuẩn bị dữ liệu theo yêu cầu và anh ta có thể bị sai lệch trong khi chuẩn bị và trình bày dữ liệu cho ban giám đốc.
- Cần nhập đúng công thức vì trong excel công thức sẽ được nhập thủ công. Nếu có bất kỳ sai lầm nào trong một công thức, thì kết quả sẽ thay đổi và điều này sẽ ảnh hưởng đến việc ra quyết định.
- Việc ghi sổ kế toán trên Excel kém an toàn hơn so với việc bảo trì dữ liệu trong phần mềm kế toán, và tin tặc có thể dễ dàng xâm nhập nó, và trong một tổ chức, bất kỳ ai cũng có thể truy cập vào dữ liệu.
- Nó không hữu ích và tốn thời gian khi một lượng lớn dữ liệu được nhập vào excel.
- Trong excel không thể tự động nhập dữ liệu từ phần mềm ngân hàng, phần mềm khác như các phần mềm kế toán khác mà chúng ta có thể tự động nhập dữ liệu từ phần mềm khác.
Phần kết luận
Ghi sổ kế toán trên bảng tính excel rất hữu ích cho những tổ chức đang trong giai đoạn đầu kinh doanh và không muốn tăng chi phí bằng cách tuyển dụng nhân lực có kỹ năng và mua phần mềm kế toán. Dễ dàng duy trì giao dịch kế toán thành excel so với ghi chép các giao dịch trong phần mềm kế toán. Tuy nhiên, đồng thời, nó kém an toàn và không hữu ích cho một số lượng lớn các giao dịch và khả năng xảy ra lỗi là rất cao.
