Ý nghĩa kiểm toán pháp y
Kiểm tra pháp y là một cuộc kiểm tra có cấu trúc hồ sơ tài chính của một thực thể kinh doanh theo cách thức điều tra nhằm tìm ra bằng chứng có thể được sử dụng cho các thủ tục pháp lý trước tòa. Nó đi trước một bước so với đánh giá nội bộ và người thực hiện cuộc đánh giá đó phải có kiến thức về luật và khuôn khổ pháp lý cùng với kiến thức chuyên môn về kế toán và kiểm toán.
Lý do thực hiện đánh giá pháp y
# 1 - Xung đột lợi ích
Khi một nhân viên lạm dụng vị trí của mình vì lợi ích cá nhân với cái giá phải trả là tổn thất của công ty trong một trường hợp như vậy, một cuộc kiểm tra pháp y sẽ vào cuộc.
Ví dụ: Người quản lý phê duyệt các khoản chi vượt quá / không mong muốn của một nhân viên mà anh ta có quan hệ cá nhân. Trong trường hợp này, người quản lý sẽ không được hưởng lợi về mặt tài chính từ hoạt động này, nhưng về mặt cá nhân, anh ta sẽ có được một số đòn bẩy đối với nhân viên của mình.
# 2 - Hối lộ
Trong một tổ chức cung cấp tiền hoặc tặng một số quà tặng đắt tiền để hoàn thành công việc hoặc làm cho tình hình có lợi cho mình là hối lộ.
Ví dụ: Trưởng bộ phận Mua hàng phê duyệt mua hàng từ nhà cung cấp đó, người sẽ cung cấp nguyên vật liệu với chi phí cao hơn hoặc chi phí thấp hơn so với các nhà cung cấp khác. Tuy nhiên, chất lượng của sản phẩm không tốt và anh ấy đang nhận được một số khoản bồi thường cá nhân từ nhà cung cấp đó.
# 3 - Chiếm đoạt tài sản
Đây là loại gian lận phổ biến nhất và phổ biến nhất. Những nhân viên này đang lạm dụng tài sản của công ty vì lợi ích của họ.
Ví dụ, phát hành tiền dựa trên việc gửi hóa đơn giả. Sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân, phổ biến nhất là văn phòng phẩm của công ty, Sử dụng hàng tồn kho của công ty bằng cách cho thấy hàng tồn kho cụ thể bị hư hỏng / hết hạn sử dụng (điều này chủ yếu xảy ra ở các công ty FMCG).
# 4 - Trình bày sai lệch Báo cáo tài chính
Loại gian lận này thường xảy ra ở cấp công ty cao hơn vì cho thấy hiệu quả hoạt động của công ty tốt hơn so với hoạt động thực tế để các nhà đầu tư không ngần ngại đầu tư vào công ty và người cho vay có thể dễ dàng cho vay với lãi suất thấp hơn. Ban lãnh đạo cao nhất cũng sẽ được hưởng lợi khi nhận được tiền thưởng hoặc ưu đãi dựa trên kết quả hoạt động của công ty. Việc trình bày sai lệch có thể được thực hiện bằng cách đưa ra ít dự phòng hơn đối với các khoản chi phí phải trả hoặc con nợ, che giấu bất kỳ khoản nợ tiềm tàng nào, không công bố chính xác về thông tin có thể ảnh hưởng đến nhà đầu tư hoặc người cho vay.
Các bước của Kiểm tra Pháp y
Có bốn bước kiểm tra pháp y:
- Lập kế hoạch điều tra
- Thu thập bằng chứng
- Báo cáo
- Thủ tục tòa án
# 1 - Lập kế hoạch Điều tra
Đánh giá viên sẽ lập kế hoạch điều tra của họ theo cách mà không có gì bị bỏ sót và mục tiêu của cuộc đánh giá sẽ đạt được. Dưới đây là một số điểm mà kiểm toán viên cần lưu ý:
- Xác định gian lận đang được thực hiện
- Khoảng thời gian mà gian lận đã được thực hiện
- Lý do gian lận hoặc nguyên nhân gốc rễ của gian lận
- Tìm ra những nhân viên có liên quan đến gian lận
- Khoản lỗ mà công ty phải gánh chịu do gian lận dù là tài chính hay phi tài chính
- Việc thu thập bằng chứng có thể được thiết lập bằng cách gian lận trong quá trình tố tụng tại tòa.
- Đề xuất hành động cần được thực hiện để ngăn chặn các loại gian lận này trong tương lai
# 2 - Thu thập bằng chứng
Đây là phần thiết yếu nhất của kiểm toán pháp y. Sau khi xác định được gian lận, kiểm toán viên sẽ thu thập bằng chứng có thể chứng minh và chấp nhận được trước tòa, và các tài liệu này phải theo cách phản ánh gian lận đã xảy ra như thế nào, ai đã thực hiện và mức độ tổn thất mà công ty phải gánh chịu.
Ví dụ - Giả sử một nhà cung cấp đã quyết toán mua nguyên vật liệu thô và họ nghi ngờ rằng có một số điều độc hại đã xảy ra trong đợt quyết toán đó thì kiểm toán viên sẽ kiểm tra và thu thập các tài liệu dưới đây
- Ai đã chấp thuận nhà cung cấp
- Chính sách của công ty có được tuân thủ vào thời điểm hoàn thiện hay không
- Báo giá từ 3 -4 nhà cung cấp khác đã được lấy hay chưa
- Nếu lấy thì liệu tất cả các câu trích dẫn này có so sánh với nhau về giá cả và chất lượng không
- Sau khi hoàn thiện, liệu nhà cung cấp có cung cấp cùng chất lượng vật liệu hay không mà họ đã thể hiện tại thời điểm lựa chọn;
# 3 - Báo cáo
Sau khi hoàn thành quy trình trên, kiểm toán viên pháp y sẽ chuẩn bị một báo cáo là bản tóm tắt cuộc kiểm toán của mình để trình bày cho ban quản lý / khách hàng. Báo cáo chứa điểm dưới đây:
- Quan sát / Phát hiện trong quá trình đánh giá
- Bằng chứng thu thập sẽ chứng minh gian lận
- Công ty phải gánh chịu bao nhiêu tổn thất
- Gian lận đã được thực hiện như thế nào
- Các bước cần được thực hiện để ngăn chặn loại gian lận này
Dựa vào đó, Ban quản lý Báo cáo có thể quyết định xem họ có nên tham gia tố tụng hay không.
# 4 - Tố tụng Tòa án
Nếu ban giám đốc quyết định rằng họ sẽ khởi kiện dựa trên báo cáo kiểm toán pháp y thì kiểm toán viên cũng nên có mặt tại tòa trong quá trình tố tụng để giải thích cách thức thực hiện gian lận và bằng chứng sẽ hỗ trợ cho tuyên bố của mình như thế nào. Kiểm toán viên pháp y cũng sẽ đơn giản hóa gian lận kế toán bằng ngôn ngữ đơn giản để mọi người có thể hiểu dễ dàng.
Kiểm toán pháp y so với Kiểm toán nội bộ
- Kiểm toán pháp y được thực hiện để tìm ra gian lận nếu có bất kỳ điều gì xảy ra trong công ty, trong khi kiểm toán nội bộ được thực hiện để tìm ra sự sai sót trong kế toán hoặc các chính sách của công ty.
- Kiểm toán viên pháp y phải có kiến thức chuyên môn về pháp luật, trong khi điều này không bắt buộc đối với kiểm toán viên nội bộ.
- Bằng chứng thu thập được trong cuộc đánh giá pháp y có thể được sử dụng cho các thủ tục pháp lý, trong khi bằng chứng thu thập được trong cuộc đánh giá nội bộ sẽ không được chấp nhận trong quá trình tố tụng pháp lý.
- Cần phải kiểm tra pháp y khi có nghi ngờ nhân viên cố tình gian lận để trục lợi. Ngược lại, kiểm toán nội bộ được thực hiện như một hoạt động thường xuyên để kiểm tra xem đã tuân thủ tất cả các chính sách kế toán, chuẩn mực kế toán chưa, nhưng các sai phạm chưa được thực hiện một cách mạnh mẽ.
Phần kết luận
Kiểm toán pháp y được yêu cầu cho một mục đích cụ thể như tìm ra gian lận hoặc bất kỳ sự trình bày sai lệch nào trong báo cáo tài chính bằng cách kiểm tra giao dịch trong quá khứ và thu thập bằng chứng chứng minh rằng một số gian lận đã xảy ra và có thể được sử dụng trước tòa để tố tụng. Trong khi kiểm toán nội bộ về cơ bản tập trung vào việc tuân thủ, các chính sách, chuẩn mực kế toán và các kiểm soát khác mà các công ty cần tuân thủ cho hoạt động của mình.
