Ý nghĩa đường mòn kiểm tra
Dấu vết kiểm toán là một bản ghi có hệ thống để theo dõi nguồn gốc của dữ liệu tài chính và cung cấp bằng chứng tài liệu, theo trình tự thời gian về một loạt các hoạt động và do đó được sử dụng để xác minh tính chính xác của dữ liệu và theo dõi các giao dịch.
Nó trả lời ba câu hỏi cơ bản-
- Sự kiện này là gì?
- Ai đã khởi động / khởi xướng sự kiện?
- Ngày và giờ của sự kiện?
Ví dụ về đường mòn kiểm tra
Dưới đây là một số ví dụ.
Ví dụ 1
Một dấu vết kiểm tra cho một giao dịch mua thùng carton sẽ là gì?
Giải pháp -
Nó sẽ bao gồm một biên lai có thông tin chi tiết về tiền mặt được trả để đổi lấy thùng carton, ngày giao dịch và địa điểm mua nó.
Ví dụ số 2
Một công ty muốn mua một máy tính xách tay cho nhân viên. Tất cả những gì sẽ được bao gồm trong một đường mòn kiểm toán?
Giải pháp -
Nhóm tài chính sẽ tạo một đơn đặt hàng để cho phép mua hàng. Cửa hàng mà máy tính xách tay được mua sẽ cung cấp hóa đơn có chi tiết về ngày bán, số tiền và mô tả của mặt hàng đã mua. Tất cả các tài liệu này sẽ bao gồm một dấu vết kiểm tra.
Ưu điểm
Người dùng khác nhau sử dụng nó khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu. Dưới đây là những lợi thế đáng kể của đường mòn này:
- Trách nhiệm giải trình: Nó đặt ra trách nhiệm giải trình về các hành động của người dùng. Nó ngăn chặn việc giới thiệu thông tin không đúng hoặc truy cập trái phép thông tin. Hơn nữa, mọi hành động của người dùng đều được ghi lại, giúp theo dõi các thay đổi / sửa đổi tương ứng trong hệ thống.
- Tái tạo sự kiện: Nó có thể khôi phục toàn bộ thông tin và theo dõi các chi tiết cơ bản liên quan đến một sự kiện về ai, khi nào và cái gì. Nó giúp phát hiện các vấn đề về nguồn và sửa lỗi giống nhau để ngăn chặn các sự cố xảy ra trong tương lai.
- Phát hiện xâm nhập: Nó giúp xác định truy cập trái phép. Nhiều quy định bắt buộc phải duy trì tính bảo mật của dữ liệu. Nó mở rộng đến việc bảo vệ sở hữu trí tuệ, hồ sơ tài chính, thông tin cá nhân, v.v.
- Nhận dạng vấn đề: Thông qua giám sát thời gian thực, nhật ký kiểm tra xác định các vấn đề chỉ ra các vấn đề hoạt động, các hoạt động bất thường hoặc đáng ngờ hoặc lỗi hệ thống.
- Ngăn ngừa gian lận - Khi hồ sơ phù hợp được duy trì, sẽ dễ dàng phát hiện ra sự không nhất quán. Ngoài ra, vì người dùng biết rằng các giao dịch được ghi lại và có thể theo dõi nên có khả năng họ sẽ không thử hoạt động như vậy.
- Giúp đỡ trong kiểm toán- Đối với hầu hết các doanh nghiệp, kiểm toán là bắt buộc. Khi dấu vết được duy trì đúng cách cho mọi giao dịch, các kiểm toán viên sẽ dễ dàng xác định tính hợp lệ. Nó làm cho thời gian kiểm toán và chi phí hiệu quả. Nó cũng giúp kiểm toán viên dựa vào các kiểm soát nội bộ của công ty và giúp quyết định trọng tâm của cuộc kiểm toán.
- Xác định và sửa lỗi- Nó cung cấp thông tin toàn diện và sẵn có, có thể dễ dàng kiểm tra để tìm ra lỗi, nếu có. Vì nó theo dõi mọi thứ nên lỗi có thể được sửa ngay lập tức và tiết kiệm thời gian sửa lỗi nhiều lần cho nhiều người.
- Tuân thủ các tiêu chuẩn quy định- Để tuân thủ tiêu chuẩn quy định, điều quan trọng là phải duy trì một dấu vết đánh giá. Nó giúp hiểu được bản chất của các giao dịch khi được yêu cầu cho các mục đích pháp lý.
- Hồ sơ khoản vay - Người cho vay yêu cầu một số bằng chứng về doanh thu và dòng tiền trước khi gia hạn khoản vay cho một công ty. Đường mòn này lưu giữ hồ sơ chi tiết về các giao dịch có thể giúp cung cấp các tài liệu cần thiết.
Hạn chế
- Thách thức trong việc duy trì dấu vết kiểm tra bao gồm vị trí được sử dụng để truy cập và lưu trữ
- Các bản ghi dữ liệu có thể nặng, dẫn đến tăng chi phí lưu trữ.
- Đôi khi rất khó để đạt được sự cân bằng giữa bảo vệ dữ liệu và hiệu suất hoạt động.
- Việc mất dữ liệu thông qua việc sử dụng không phù hợp có thể phải trả giá đắt với thiệt hại trực tiếp đến lợi nhuận và danh tiếng hoặc hành động pháp lý.
Phần kết luận
- Thông tin về lộ trình kiểm tra phải được lưu trữ ở một vị trí an toàn
- Cần có sự sao lưu kịp thời và thường xuyên của đường mòn này
- Chỉ nên thu thập thông tin hữu ích để tránh tốn kém chi phí lưu trữ
- Nhật ký đánh giá nên được xem xét định kỳ
- Người sử dụng hệ thống nên biết các đường kiểm tra để đảm bảo tính khả dụng của các đường
