Sổ cái Mua hàng là gì?
Sổ cái mua hàng là sổ cái ghi chép tất cả các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ của công ty trong một khoảng thời gian, thể hiện danh sách các giao dịch mua cùng với số tiền công ty đã thanh toán cho nhà cung cấp hoặc số tiền do nhà cung cấp.
Ví dụ về Sổ cái Mua hàng
Ví dụ, sau đây là nhật ký mua hàng của Công ty kỳ tháng 7 năm 2019.
Lập sổ cái mua hàng bằng cách sử dụng sổ nhật ký mua hàng trong tháng như sau:
Giải pháp
Từ sổ nhật ký mua hàng, các bút toán sẽ được ghi trên sổ cái mua hàng có tài khoản của các nhà cung cấp khác nhau của công ty, như sau:
Ưu điểm
- Nó giúp theo dõi tất cả các giao dịch mua của công ty trong kỳ và đảm bảo rằng đã mua đủ. Trong trường hợp yêu cầu mua ít hơn thì nó sẽ cản trở quá trình sản xuất của nó, và ngược lại, nếu yêu cầu mua nhiều hơn thì nó sẽ chặn tiền của công ty, có thể được sử dụng cho các mục đích khác.
- Điều này cho thấy số dư đến hạn của các chủ nợ mà từ đó các giao dịch mua đã được thực hiện theo hình thức tín dụng. Điều này giúp công ty biết được trách nhiệm pháp lý tại thời điểm cụ thể mà công ty phải gánh đối với các nhà cung cấp của mình.
- Sổ cái mua hàng có một danh sách tất cả các lần mua. Do đó, nó có thể đưa ra danh sách các nhà cung cấp thường xuyên và danh sách các nguồn cung cấp liên quan đến một khoản tiền đáng kể.
- Trong trường hợp công ty muốn tiến hành thông tin về các giao dịch mua của mình. Nó có thể sử dụng sổ cái mua hàng vì nó chứa các thông tin khác nhau như ngày mua, tên nhà cung cấp, số hóa đơn, số đơn đặt hàng, số tiền, số tiền thuế, v.v.
Nhược điểm
- Trường hợp do lỗi của người trong việc ghi chép các khoản mua vào sổ cái mua hàng của công ty; Đồng thời, nó có thể dẫn đến việc khai báo quá mức hoặc khai thiếu số dư của các tài khoản sử dụng sổ cái đó làm cơ sở của nó.
- Nó đòi hỏi thời gian và sự tham gia của người chịu trách nhiệm ghi chép các giao dịch vào sổ cái này.
Điểm quan trọng
- Nó có thông tin về các tài khoản cá nhân của các nhà cung cấp khác nhau của doanh nghiệp mà từ đó nó đã mua hàng trong kỳ với tín dụng hoặc không có tín dụng.
- Nó giúp theo dõi tất cả các giao dịch mua của công ty trong kỳ và đảm bảo rằng đã mua đủ. Trong trường hợp yêu cầu mua ít hơn thì nó sẽ cản trở quá trình sản xuất của nó, và ngược lại, nếu yêu cầu mua nhiều hơn thì nó sẽ chặn tiền của công ty, có thể được sử dụng cho các mục đích khác.
- Các số dư của sổ cái này của công ty được tổng hợp theo định kỳ, sau đó được chuyển vào tài khoản kiểm soát sổ cái mua hàng. Vì vậy, nó là bản tóm tắt của sổ cái không có giao dịch chi tiết.
- Các trường dữ liệu có thể bao gồm các thông tin khác nhau nếu có. Như ngày mua, tên của nhà cung cấp hoặc mã liên quan, số hóa đơn của hóa đơn do nhà cung cấp cung cấp, số đơn đặt hàng, mã được công ty sử dụng để xác định các giao dịch mua, số tiền đã thanh toán hoặc phải trả cho nhà cung cấp, thuế đã nộp áp dụng cho giao dịch mua đó, trạng thái thanh toán, v.v.
Phần kết luận
Sổ cái mua hàng ghi lại giao dịch của công ty liên quan đến việc mua hàng hóa và dịch vụ từ các nhà cung cấp. Nó chứa thông tin chi tiết về các giao dịch mua của công ty, giúp phân tích các khía cạnh khác nhau. Các số dư được tổng hợp theo định kỳ, sau đó được đăng vào tài khoản kiểm soát sổ cái mua hàng.
