Phân tích Pareto là gì?
Phân tích Pareto là một kỹ thuật ra quyết định dựa trên quy tắc 80/20 trong đó công ty có thể đạt được 80% lợi ích của dự án bằng cách thực hiện 20% công việc hoặc 80% vấn đề của công ty được truy xuất thành 20%. nguyên nhân. Kỹ thuật ra quyết định này phân tách một cách thống kê số lượng giới hạn các yếu tố đầu vào có tác động lớn nhất đến kết quả mong muốn hay không mong muốn. Người ta thấy rằng phân tích này có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ kinh tế đến kiểm soát chất lượng.
Các bước phân tích Pareto
Các bước liên quan đến phân tích bao gồm:
- Xác định và liệt kê các vấn đề - Bước đầu tiên là liệt kê tất cả các vấn đề cần phải giải quyết bằng cách lấy đầu vào từ các phương tiện khác nhau như khách hàng, thành viên nhóm, khảo sát, v.v.
- Xác định nguyên nhân gốc rễ - Sau khi xác định vấn đề, nguyên nhân gốc rễ của chúng nên được xác định bằng các kỹ thuật khác nhau.
- Cho điểm các vấn đề - Việc cho điểm của bài toán nên được thực hiện bằng cách gán các con số cho mỗi bài toán tùy thuộc vào bài toán mà một người đang cố gắng giải.
- Phân nhóm các vấn đề - Sau khi cho điểm vấn đề, các vấn đề nên được nhóm lại trên cơ sở nguyên nhân gốc rễ.
- Cộng Điểm Từng Nhóm - Điểm của mỗi nhóm nguyên nhân sau đó sẽ được thêm vào như một nhóm có điểm cao nhất được ưu tiên cao nhất và điểm thấp nhất sẽ được ưu tiên thấp nhất.
- Thực hiện Hành động Cần thiết - Cuối cùng, phát triển và thực hiện một kế hoạch hành động nhằm mục đích giải quyết vấn đề với trọng tâm là những vấn đề được ghi điểm nhiều nhất trước.
Ví dụ về Phân tích Pareto
Anh X là chủ của trung tâm bảo hành đang hoạt động không tốt như mong đợi. Anh X cũng lo lắng về điều này và muốn giải quyết các vấn đề và tăng sự hài lòng chung của khách hàng. Anh ấy quyết định đi phân tích Pareto.
Bước 1: Xác định và liệt kê các vấn đề
Ông X liệt kê các vấn đề với sự trợ giúp của số lượng khiếu nại mà trung tâm dịch vụ nhận được.
- Các cuộc điện thoại không được nhấc máy nhanh chóng.
- Nhân viên tại trung tâm dịch vụ không có đủ kiến thức để giải quyết khiếu nại của khách hàng.
- Không cố định thời gian nhân viên kỹ thuật đến trung tâm. Vì lý do đó, khách hàng có thể phải đợi trong thời gian dài hơn.
- Tất cả các phần của tiện ích không có sẵn, vì vậy; một khách hàng có thể cần phải ghé thăm lần thứ hai sau khi đặt hàng.
- Nhân viên quá ít do đó họ phải chịu nhiều áp lực.
- Vấn đề có thể được giải quyết qua điện thoại mà khách hàng được hỏi khi khách đến thăm trung tâm.
Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ
Sau khi xác định được vấn đề, nguyên nhân gốc rễ của chúng được xác định, như trong bảng.
Bước 3: Điểm các vấn đề
Để xác định vấn đề, số lượng khiếu nại được lấy làm cơ sở khi trung tâm dịch vụ nhận được. Điểm số được hiển thị trong bảng dưới đây.
Bước 4: Nhóm các vấn đề
Sau khi chấm điểm vấn đề, các vấn đề nên được nhóm lại với nhau trên cơ sở nguyên nhân gốc rễ. Trong trường hợp hiện tại, có 3 nguyên nhân sâu xa, bao gồm quá ít nhân viên tại trung tâm, thiếu đào tạo và tổ chức kém.
Bước 5: Cộng điểm từng nhóm
Điểm của mỗi nhóm nguyên nhân sau đó sẽ được cộng thành một nhóm có điểm cao nhất được ưu tiên cao nhất và điểm thấp nhất sẽ được ưu tiên thấp nhất.
Thiếu các vấn đề đào tạo có điểm cao nhất với việc được ưu tiên cao nhất.
Bước 6: Thực hiện hành động cần thiết
Cuối cùng, phát triển và thực hiện một kế hoạch hành động nhằm mục đích giải quyết vấn đề với trọng tâm là những vấn đề được ghi điểm nhiều nhất trước. Vì vậy, anh X nên tập trung hơn nữa vào việc đào tạo cho nhân viên để có được lợi ích lớn nhất. Sau khi hoàn thành việc này, anh ta nên nhìn vào số lượng nhân viên ngày càng tăng.
Ưu điểm & Nhược điểm của Phân tích Pareto
Ưu điểm
- Phân tích Pareto là một trong những công cụ mạnh mẽ để giải quyết các vấn đề một cách đơn giản và hiệu quả. Mặc dù kỹ thuật này dựa trên việc tìm ra phần lớn 20% nguyên nhân cơ bản gây ra 80% vấn đề, nhưng nó vẫn có thể được sử dụng cho các giải pháp mà quy tắc 80:20 không áp dụng.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề của người thực hiện phân tích này có thể được tăng lên bởi vì nó cho phép người đó sắp xếp các vấn đề liên quan đến công việc thành các dữ kiện gắn kết và một khi những sự kiện này được vạch ra rõ ràng, có thể bắt đầu lập kế hoạch để giải quyết vấn đề.
- Các thủ tục và quy trình được tuân theo trong khi thực hiện các thay đổi thường được ghi lại trong khi tiến hành phân tích này, điều này sẽ giúp chuẩn bị và cải tiến tốt hơn trong quá trình ra quyết định trong tương lai.
Nhược điểm
- Phân tích Pareto được thực hiện không cung cấp giải pháp cho các vấn đề; thay vào đó chỉ giúp xác định một vài nguyên nhân quan trọng gây ra phần lớn các vấn đề.
- Phân tích này dựa trên thông tin trong quá khứ mà các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể không thấy hữu ích vì thông tin đó có thể không đại diện chính xác cho tình hình hiện tại của công ty.
- Thành công của nó phụ thuộc vào độ chính xác của việc ghi từng vấn đề. Các doanh nghiệp không ấn định điểm phù hợp cho từng yếu tố trên biểu đồ Pareto sẽ nhận được kết quả không chính xác.
Các điểm quan trọng của phân tích Pareto
- Ý tưởng về quy tắc 80:20 nói rằng công ty có thể đạt được 80% lợi ích của dự án bằng cách thực hiện 20% công việc, hoặc 80% vấn đề của công ty bắt nguồn từ 20% nguyên nhân.
- Mỗi vấn đề được cho điểm số dựa trên mức độ ảnh hưởng.
Phần kết luận
Phân tích Pareto là kỹ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc giải quyết vấn đề để một số vấn đề có thể được giải quyết. Nó dựa trên nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20, trong đó ý tưởng về quy tắc 80/20 nói rằng công ty có thể đạt được 80% lợi ích của dự án bằng cách thực hiện 20% công việc. hoặc 80% vấn đề của công ty được truy tìm nguyên nhân 20%. Nó không chỉ cho thấy vấn đề quan trọng nhất mà đồng thời, nó còn cho điểm thể hiện mức độ nghiêm trọng của vấn đề.
