Mẫu bảng chấm công miễn phí trong Excel
Theo dõi thời gian hàng ngày cho nhân viên là công việc mà hầu hết mọi công ty đều làm hàng ngày và có thể kiểm tra hàng tuần, hai tuần, hàng tháng. Excel rất hữu ích trong trường hợp này do tính linh hoạt mà nó sở hữu. Chúng ta có thể tạo mẫu bảng chấm công miễn phí trong Excel để nắm bắt thời gian hàng ngày / hàng tuần của nhân viên. Do nhiều tùy chỉnh có sẵn, chúng tôi không thể nói rằng có một mẫu excel tiêu chuẩn để theo dõi thời gian. Nó khác nhau giữa các tổ chức và định dạng cũng có thể thay đổi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các mẫu bảng chấm công excel, cả hai mẫu này đều được tích hợp sẵn cũng như có thể được tạo một cách đơn giản.
Chúng tôi có hai cách để tạo mẫu bảng chấm công excel:
- Các mẫu bảng chấm công tích hợp sẵn miễn phí trên excel được tạo sẵn để bạn tải xuống và trực tiếp sử dụng.
- Chúng tôi cũng có thể tạo một bảng chấm công excel của riêng mình thông qua đầu hoàn toàn.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng cách một.
Làm thế nào để tạo mẫu bảng chấm công trong Excel?
Dưới đây là các ví dụ để tạo mẫu bảng chấm công trong excel.
# 1 - Mẫu bảng chấm công tích hợp sẵn miễn phí trong Excel
Làm theo các bước dưới đây để có thể sử dụng mẫu bảng chấm công tích hợp sẵn miễn phí trong Excel.
Bước 1: Mở một Excel mới. Điều hướng đến menu Tệp > nhấp vào Mới . Nó sẽ cho phép bạn mở một mẫu mới.
Bước 2: Sau khi nhấp vào Mới , bạn sẽ thấy danh sách hàng nghìn mẫu trực tuyến dưới excel và người dùng có thể sử dụng cũng như tải xuống. Đặt “Bảng chấm công” dưới hộp tìm kiếm xuất hiện trên cùng một trang tính và sau đó nhấn Enter để tải tất cả các mẫu bảng chấm công.
Bạn cần được kết nối với một mạng khỏe mạnh để có thể tải xuống các mẫu như vậy.
Bước 3: Trong số tất cả các mẫu excel, hãy nhấp vào mẫu Bảng chấm công hàng tuần .
Ngay sau khi bạn nhấp vào nó, một hộp thoại mới sẽ mở ra với mô tả mẫu và nút Tạo. Nhấp vào nút Tạo để tệp có thể được tải xuống và sử dụng trong hệ thống của bạn.
Bạn có thể xem ảnh chụp màn hình một phần của trang tính sau khi nó được tải xuống như bên dưới:
Đây là một cách sử dụng mà bạn có thể tạo mẫu bảng chấm công trong excel.
# 2 - Tạo Bảng chấm công Excel từ Scratch
Bây giờ, chúng ta sẽ tạo một mẫu bảng chấm công excel từ đầu. Làm theo các bước để tạo tương tự.
Bước 1: Trước tiên, chúng ta cần thêm các trường cho thông tin chi tiết. Chẳng hạn như Tên nhân viên, Ngày bắt đầu, Phòng ban, Người quản lý, v.v. Điền các trường này vào các ô B2: C5. Định dạng các ô này với Phông chữ / Kích thước Phông chữ - Calibri / 12, In đậm, Loại đường viền - Tất cả các đường viền.
Bước 2: Thêm các nhãn cột cho Ngày, Ngày, Đúng giờ, Hết giờ cho Hiệp 1 và Hiệp 2, Giờ đã hoàn thành, Làm thêm giờ, Nghỉ ốm, Nghỉ cá nhân trên các ô từ B8 đến K9. Ngoài ra, hãy để trống 5 dòng để bạn có thể thêm dữ liệu trong 5 ngày (Chúng tôi giả định rằng tuần là 5 ngày và 2 ngày được nghỉ - thứ Bảy và Chủ nhật, tương ứng).
Dữ liệu phải được định dạng là Phông chữ / Kích thước Phông chữ - Calibri / 12, Wrap Text, Merge và Center (tương ứng cho các ô D8: E8 và F8: G8).
Bước 3: Trong ô B9, sử dụng = IF (C3 = ””, ””, C3) làm công thức. Công thức excel cơ bản này ghi lại ngày tháng trong ô C3. Bạn sẽ chỉ thay đổi ngày thành C3.
Bước 4: Trong ô B10, sử dụng công thức = IF (B9 = ””, ””, B9 + 1) . Công thức này ghi lại ngày trong ô B9 và tăng 1 trong đó để có ngày tiếp theo. Bạn có thể kéo công thức này qua tất cả các ô cho đến B13 để lấy ngày tháng. Thay đổi định dạng Ngày thành Custom dd-mmm-yyyy.
Bước 5: Bây giờ, trong cột C trên C9: C13, chúng ta cần trích xuất ngày cho các ngày khác nhau trong cột B. Sử dụng, = TEXT (B9, "dddd") trong ô C9 để nhận giá trị ngày là "Thứ Hai" và kéo công thức cho đến C13.
Bước 6: Bây giờ, chúng ta cần nắm bắt số giờ đã hoàn thành (Cột H). Sử dụng, = IF (((E9-D9) + (G9-F9)) * 24> 8, 8, ((E9-D9) + (G9-F9)) * 24) làm công thức để ghi lại số giờ đã hoàn thành theo cột H.
Công thức này kiểm tra nếu giờ tổng lao động (Out Time - Trong thời gian cho 1 st nửa + Out thời gian - Trong thời gian cho 2 nd nửa) đều lớn hơn 8 hay không (24 được sử dụng để làm cho dữ liệu thuận tiện cho việc định dạng thời gian 24 giờ) . Nếu tổng số giờ làm việc lớn hơn 8, nó sẽ được coi là 8, nếu không sẽ coi nó là tổng số giờ làm việc được tính theo công thức. Kéo công thức qua các ô.
Bước 7: Bây giờ, sử dụng logic tương tự, chúng ta sẽ tính toán giá trị thời gian làm thêm. Sử dụng = IF (((E9-D9) + (G9-F9)) * 24> 8, ((E9-D9) + (G9-F9)) * 24-8,0) làm công thức trong ô I9.
Công thức này tìm nếu tổng số giờ làm việc lớn hơn 8 trong ngày, thì giá trị sau khi trừ đi 8 giờ trong tổng số giờ làm việc sẽ dẫn đến ô I9 là Thời gian làm thêm, nếu không sẽ là 0.
Bước 8: Chúng tôi sẽ đặt giá trị mặc định là 00:00 cho các cột Nghỉ ốm và Nghỉ việc riêng (Cột J và K, tương ứng). Giá trị của các cột này không thể được lập công thức như chúng ta làm trong số giờ hoàn thành và làm thêm giờ.
Bước 9: Trong Cột L, thêm tiêu đề mới là “Tổng số giờ hàng ngày”. Cột này sẽ là cột có thể cung cấp cho bạn tất cả số giờ hoàn thành hàng ngày. Bạn có thể sử dụng = SUM (H9: K9) làm công thức dưới L9 để tính tổng số giờ hàng ngày cho 18-11 / 2019. Kéo công thức qua các ô.
Bước 10: Trên các ô từ H14 đến L14, sử dụng hàm tổng để lấy tổng số giờ trong tuần được liên kết với mỗi cột.
Tôi cũng đã thêm In Time, Out Time trong trang tính và có thể xem giờ làm việc phản ánh trong đó.
Những điều cần ghi nhớ:
- Để ý định dạng ô. Chúng tôi đã sử dụng định dạng 24 giờ cho thời gian trong mỗi cột.
- Mẫu bảng chấm công này là một bảng lập kế hoạch hàng tuần và cũng có thể được sửa đổi dưới dạng thời gian Hai tuần hoặc Hàng tháng.
- Ngoài ra, hãy lưu ý rằng trang tính được bảo vệ và do đó người dùng có thể không thay đổi được định dạng cho trang tính này.
