Xác thực dữ liệu trong Excel
Xác thực dữ liệu trong excel được sử dụng để giới hạn người dùng cung cấp đầu vào cho một số ô hoặc phạm vi đầu vào nhất định, đối với dữ liệu có số lượng lớn người dùng, có thể có nhiều định dạng cho cùng một dữ liệu, vì vậy chúng tôi sử dụng xác thực dữ liệu khi chúng tôi cung cấp các đầu vào được xác định để người dùng chọn trong số đó để tránh nhiều định dạng khác nhau của cùng một dữ liệu, xác thực dữ liệu có sẵn trong công cụ dữ liệu của tab dữ liệu.
Xác thực dữ liệu cho phép bạn - tạo danh sách các mục được phép / không được phép nhập vào ô trang tính, tạo thông báo lỗi / cảnh báo / cảnh báo để giải thích thêm về các giá trị được phép trong ô trang tính, tạo thông báo được hiển thị khi một dữ liệu không hợp lệ được nhập vào một ô.
Mục đích của xác thực dữ liệu
- Mục đích của việc xác thực dữ liệu là để hạn chế người dùng nhập các giá trị dữ liệu không hợp lệ vào trang tính.
- Nó cũng hữu ích để nhanh chóng thu thập, sắp xếp và nghiên cứu dữ liệu khi cho biết rằng các giá trị có một tiêu chí được xác định và có thể được nhìn thấy qua cửa sổ Data Validation.
- Điều này hoạt động như một hướng dẫn cho người dùng trong khi nhập dữ liệu vì các thông báo tùy chỉnh đề cập đến định dạng dữ liệu hợp lệ được hiển thị khi một ô trang tính được chọn.
Làm thế nào để sử dụng xác thực dữ liệu trong Excel?
Bước 1: Bước đầu tiên để tạo xác thực dữ liệu là chọn các ô hoặc cột chứa dữ liệu.
Bước 2: Chuyển đến tab Dữ liệu và nhấp vào Xác thực dữ liệu.
Bước 3: Chọn tùy chọn 1 tức là Xác thực dữ liệu từ danh sách các tùy chọn.
Bước 4: Sau khi bạn nhấp vào Xác thực dữ liệu, một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, như thể hiện trong ảnh chụp màn hình sau.
Bước 5: 1 st tab là Settings. Nó chứa các tiêu chí xác thực và định dạng dữ liệu được phép.
Bước 6: Người ta có thể chọn bỏ qua các giá trị trống bằng cách nhấp vào hộp kiểm 'Bỏ qua khoảng trống'.
Bước 7: 2 nd tab là tin nhắn Input nơi người ta có thể nhập các thông điệp được hiển thị khi một tế bào được chọn.
Bước 8: Tab thứ 3 là Cảnh báo lỗi. Điều này được sử dụng để định cấu hình / s thông báo lỗi được hiển thị bất cứ khi nào một mục nhập dữ liệu không hợp lệ được thực hiện trong các ô hoặc cột đã định cấu hình. Các loại lỗi và do đó dấu hiệu được hiển thị cho lỗi có thể là Dừng, Cảnh báo hoặc Thông tin.
Các định dạng dữ liệu khác nhau của dữ liệu được phép
- Số nguyên - nói rằng định dạng được phép là số nguyên.
- Số thập phân - cho biết định dạng được phép là số thập phân.
- Danh sách - cho biết định dạng được phép là danh sách thả xuống.
- Ngày - nói rằng định dạng được phép là ngày tháng.
- Thời gian - nói rằng định dạng được phép là các giá trị thời gian.
- Độ dài văn bản - cho biết độ dài cho phép của văn bản được nhập vào một ô.
- Tùy chỉnh - cho biết bất kỳ công thức tùy chỉnh nào.
Các tiêu chí khác nhau để xác thực dữ liệu
- between - cho biết rằng giá trị phải nằm giữa số tối thiểu và số tối đa được chỉ định.
- not between - cho biết rằng giá trị không được nằm giữa số tối thiểu và số tối đa được chỉ định.
- bằng - nói rằng giá trị phải bằng số đã cho.
- không bằng - nói rằng giá trị không được bằng số đã cho.
- lớn hơn - nói rằng giá trị phải lớn hơn số đã cho.
- nhỏ hơn - nói rằng giá trị phải thấp hơn số đã cho.
- lớn hơn hoặc bằng - nói rằng giá trị phải lớn hơn hoặc bằng trong excel số đã cho.
- nhỏ hơn hoặc bằng - nói rằng giá trị phải nhỏ hơn hoặc bằng số đã cho.
Các kiểu cảnh báo khác nhau trong xác thực dữ liệu Excel
- Dừng - Nó ngăn người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ vào ô trang tính. Cửa sổ cảnh báo Dừng cung cấp hai tùy chọn cho người dùng - Thử lại và Hủy.
- Cảnh báo - Nó cảnh báo người dùng rằng dữ liệu không hợp lệ được nhập. Tuy nhiên, một cảnh báo không ngăn người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ. Nó cung cấp ba tùy chọn cho người dùng - Có, Không và Hủy.
- Thông tin - Nó thông báo cho người dùng rằng dữ liệu đã nhập không hợp lệ. Giống như Cảnh báo, nó không ngăn người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ. Nó hiển thị hai tùy chọn cho người dùng - OK và Hủy.
Ví dụ về xác thực dữ liệu Excel (Xác thực số)
Như trong hình. 1, -2,5 được đánh dấu màu đỏ, cho biết dữ liệu không hợp lệ. Chú giải công cụ có thông báo - 'Nhập số lớn hơn 0' được hiển thị. Một quy tắc được gán cho cột B như sau.
Như trong hình. 2, tiêu chí xác nhận được nhập là, số "thập phân" phải lớn hơn hoặc bằng không. Có nghĩa là, các giá trị âm bị hạn chế.
Những điều cần ghi nhớ
- Nó không được chứng minh đầy đủ và dễ bị vi phạm.
- Nếu dữ liệu từ các ô không có xác thực được sao chép vào các ô có xác thực tại chỗ, thì dữ liệu đã nhập sẽ không được xác thực và việc xác thực dữ liệu sẽ ghi đè xác thực dữ liệu dẫn đến không có xác thực trên dữ liệu đã sao chép.
