Excel Tạo danh sách - 3 phương pháp hàng đầu để tạo danh sách giá trị

Mục lục

Tạo danh sách trong Excel

Tạo danh sách trong Excel

Thông thường, khi chúng ta cần thu thập dữ liệu từ người khác, họ có thể viết những thứ khác nhau theo quan điểm của họ, nhưng vào cuối ngày, chúng ta cần đưa ra tất cả các câu chuyện liên quan dưới một và đó cũng là điều phổ biến trong khi nhập dữ liệu họ mắc lỗi vì lỗi đánh máy. Ví dụ: giả sử trong một số ô nhất định, nếu chúng tôi yêu cầu người dùng nhập “CÓ” hoặc “KHÔNG” thì ai đó sẽ nhập “Y”, ai đó sẽ nhập “CÓ” như thế này, chúng tôi có thể nhận được một loại kết quả khác. Vì vậy, trong những trường hợp này, việc tạo danh sách giá trị dưới dạng giá trị được xác định trước và chỉ cho phép người dùng chọn từ danh sách thay vì người dùng nhập giá trị của riêng họ, vì vậy trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo danh sách giá trị trong vượt trội.

# 1 - Tạo danh sách thả xuống trong Excel

Chúng ta có thể tạo một danh sách thả xuống trong excel bằng cách sử dụng công cụ “Xác thực dữ liệu trong excel”, vì vậy như chính từ ngữ đã nói, dữ liệu sẽ được xác thực ngay cả trước khi người dùng quyết định nhập. Vì vậy, tất cả các giá trị cần nhập đều được xác nhận trước bằng cách tạo danh sách thả xuống trong excel. Ví dụ: giả sử chúng ta cần cho phép người dùng chỉ chọn Đồng ý và Không đồng ý, vì vậy chúng ta sẽ tạo một danh sách các giá trị trong danh sách thả xuống.

Trong trang tính Excel bên dưới tab DỮ LIỆU, chúng tôi có một tùy chọn được gọi là “Xác thực dữ liệu” từ tùy chọn này một lần nữa để chọn “Xác thực dữ liệu”.

Thao tác này sẽ mở cửa sổ công cụ xác thực dữ liệu.

Theo mặc định, tab “Cài đặt” sẽ được hiển thị và bây giờ chúng ta cần tạo tiêu chí xác thực. Vì chúng tôi đang tạo danh sách các giá trị, hãy chọn “LIST” làm tùy chọn từ danh sách thả xuống “Cho phép”.

Đối với danh sách này, chúng ta có thể đưa ra một danh sách các giá trị cần được xác nhận theo hai cách; một là nhập trực tiếp các giá trị trong danh sách "Nguồn".

Nhập giá trị đầu tiên là "Đồng ý".

Sau khi nhập giá trị đầu tiên cần xác thực, chúng ta cần nhập “dấu phẩy” (,) làm dấu phân tách danh sách trước khi nhập giá trị tiếp theo, vì vậy hãy nhập “dấu phẩy” và nhập các giá trị tiếp theo là “Không đồng ý”.

Nhấp vào “Ok” và danh sách các giá trị sẽ xuất hiện ở dạng danh sách “thả xuống”.

# 2 - Tạo danh sách giá trị từ các ô

Phương pháp trên chỉ là tốt để bắt đầu nhưng hãy tưởng tượng kịch bản tạo một danh sách giá trị dài hoặc danh sách giá trị của bạn thay đổi thỉnh thoảng và sau đó sẽ rất khó để quay lại chỉnh sửa danh sách giá trị theo cách thủ công, vì vậy bằng cách nhập giá trị trong ô, chúng ta có thể dễ dàng tạo danh sách các giá trị trong excel.

Nhập tất cả các giá trị vào các ô.

Bây giờ một lần nữa, hãy mở xác thực dữ liệu và chọn loại xác thực là “Danh sách”.

Trong nguồn, hộp đặt con trỏ của bạn và chọn danh sách các giá trị từ phạm vi ô A1 đến A5.

Nhấp vào “Ok” và chúng tôi sẽ có danh sách sẵn sàng trong ô C2.

Vì vậy, các giá trị cho danh sách này được cung cấp từ phạm vi ô A1 đến A5; bất kỳ thay đổi nào xảy ra trong các ô được tham chiếu này cũng sẽ ảnh hưởng đến danh sách thả xuống.
Ví dụ: trong ô A4, chúng ta có giá trị là “Tháng 4”, nhưng bây giờ chúng ta sẽ thay đổi giá trị đó thành “Tháng 6” và xem điều gì xảy ra trong danh sách thả xuống.

Nhìn vào kết quả của danh sách thả xuống; thay vì “Tháng 4”, chúng ta thấy “Tháng 6” vì chúng ta đã cung cấp nguồn của danh sách là phạm vi ô, không phải mục nhập thủ công.

# 3 - Tạo danh sách thông qua Trình quản lý được đặt tên

Có một cách khác chúng ta có thể tạo danh sách các giá trị trong excel, tức là thông qua các phạm vi được đặt tên trong excel.

Trong ví dụ trên, chúng tôi có các giá trị từ A1 đến A5, vì vậy chúng tôi sẽ đặt tên cho phạm vi này là “Tháng”.

Bây giờ chọn ô mà chúng ta cần tạo danh sách và mở danh sách thả xuống.

Bây giờ, hãy đặt con trỏ của bạn vào hộp “Nguồn” và nhấn phím F3 để mở danh sách các phạm vi đã đặt tên.

Như bạn có thể thấy ở trên, chúng tôi có một danh sách tên, chọn tên "Tháng" và nhấp vào "Ok" để chuyển tên vào hộp "Nguồn".

Nhấp vào “Ok” và danh sách thả xuống đã sẵn sàng.

Những điều cần ghi nhớ

Phím tắt để mở xác thực dữ liệu là “ALT + A + V + V” .
Luôn tạo danh sách các giá trị trong các ô để nó sẽ tác động đến danh sách thả xuống nếu có bất kỳ thay đổi nào xảy ra trong các ô được tham chiếu.

Các bài báo được đề xuất

Đây là một hướng dẫn để tạo danh sách Excel. Ở đây chúng ta sẽ học cách tạo danh sách giá trị trong excel cũng như tạo một phương pháp drop drown đơn giản và tạo danh sách thông qua trình quản lý tên cùng với các ví dụ và mẫu excel có thể tải xuống. Bạn có thể tìm hiểu thêm về excel từ các bài viết sau: