Ước tính chi phí là gì?
Ước tính chi phí là giai đoạn sơ bộ cho bất kỳ dự án, hoạt động hoặc chương trình nào trong đó việc tính toán hợp lý tất cả các chi phí của dự án được thực hiện và do đó, liên quan đến đánh giá chính xác, kinh nghiệm và độ chính xác.
Giải trình
- Ước tính chi phí thường được thực hiện bởi các cá nhân riêng biệt, được đào tạo để ước tính chi phí một cách chính xác. Đó là một thách thức khi xét đến môi trường kinh tế luôn thay đổi. Nếu một dự án quan trọng, thì các công ty cần phải thông qua Đấu thầu. Sau khi Đấu thầu được chấp nhận, công ty cụ thể sẽ nhận được dự án và bắt đầu hoạt động.
- Vì vậy để thông qua Đấu thầu, công ty sẽ phải ước tính tất cả các chi phí liên quan đến dự án. Nếu dự án mất nhiều thời gian để hoàn thành, thì công ty sẽ phải xác định mức lạm phát và những thay đổi khác có thể xảy ra. Vì vậy việc ước tính chi phí cho các dự án lớn rất phức tạp và cần được thực hiện chính xác.
Nét đặc trưng
- Đặc điểm quan trọng nhất là lập dự toán chi phí. Có một số cách để lập ước tính chi phí. Các công ty thường sử dụng các mô hình để ước tính chính xác chi phí.
- Chất lượng tỷ lệ thuận với chi phí, vì vậy các tùy chọn đang được thiết lập liên quan đến việc giao hàng khác nhau, có liên quan đến các chi phí khác nhau. Vì vậy, người quản lý dự án phải chọn loại chất lượng mà anh ta muốn, xem xét chi phí.
- Ngân sách cho dự án hoặc hoạt động tổng thể được thiết lập. Vì điều đáng sợ nhất là vốn nên việc chấp nhận một dự án phụ thuộc vào ngân sách dành cho dự án.
- Một đặc điểm thiết yếu khác là giữ toàn bộ hoạt động trong phạm vi ngân sách đã đề cập.
Các loại ước tính chi phí
Ba loại ước tính chi phí quan trọng nhất là:
# 1 - Ước tính lịch sử
Nó không liên quan đến nhiều phán xét. Vì vậy, nó là nhanh chóng và không quá chính xác. Trong quá khứ tương tự này, các dự án đang được tìm kiếm, và sau đó chi phí được điều chỉnh dựa trên lạm phát và những thay đổi kinh tế khác. Vì vậy, khi một phương pháp được thiết lập bằng cách sử dụng giá gốc, nó không chính xác như vậy, nhưng có thể được sử dụng trong giai đoạn đầu của dự án.
# 2 - Ước tính tham số
Ước lượng tham số là ước lượng được thực hiện dựa trên các tham số. Vì vậy, các dự án đang diễn ra gần đây được sử dụng và nó được sử dụng như một tham số. Giả sử một dự án tương tự đang được xây dựng ở đâu đó, và chi phí cho mỗi bộ vuông của dự án đã được biết. Vì vậy, nhân tổng không gian mà bạn sẽ tạo trong dự án của mình có thể giúp bạn tính được tổng chi phí. Quá trình này giúp tính toán chi phí chính xác hơn so với gần đây, và tất cả các yếu tố kinh tế hiện tại đã được kết hợp.
# 3 - Ước tính Từ dưới lên
Nó liên quan đến việc phân tích kỹ lưỡng tất cả lao động, nguyên vật liệu thô có trong dự án. Vì vậy, ước tính chi phí cụ thể được thực hiện trước tiên, và sau đó sau khi cộng lại mọi thứ, bạn sẽ có được tổng chi phí. Quá trình này tốn rất nhiều thời gian nhưng chính xác nhất.
Phương pháp ước tính chi phí
# 1 - Hồi quy vuông ít nhất
Hồi quy Least Square của thống kê được sử dụng để tìm dòng phù hợp nhất cho chi phí biến đổi và cố định bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử. Vì vậy, phương pháp này giúp xây dựng một mô hình cho thấy rằng đối với một mức sản xuất cụ thể, phần lớn này phải là chi phí biến đổi và phần này phải là Chi phí cố định. Vì vậy, một khi một mô hình được thiết lập, phương pháp này trở nên dễ dàng vì dữ liệu mới có thể được kết hợp một cách dễ dàng.
# 2 - Phương pháp Cao-Thấp
Phương pháp Cao Thấp cho bạn biết mức chi phí cao nhất và thấp nhất mà bạn có thể phải chịu. Vì vậy, nó không ném khả năng chi phí nằm ở giữa. Phương pháp này thường dễ tính toán và giúp có một ý tưởng sơ bộ về chi phí.
# 3 - Mô hình thống kê
Phương pháp này là phức tạp nhất. Nó liên quan đến việc ước tính một số yếu tố kinh tế có thể dẫn đến sự thay đổi trong ước tính chi phí. Các mô hình thống kê cực kỳ chính xác vì một số yếu tố được xem xét để thiết lập chi phí. Các mô hình này tốn kém để thiết lập, vì vậy các doanh nghiệp nhỏ sẽ gặp khó khăn trong việc xây dựng các mô hình thống kê.
Quá trình
Quá trình này có thể liên quan đến việc xác định tổng chi phí cần thiết để hoàn thành một dự án trong một thời gian nhất định. Nó không phải là một thước đo chính xác; nó là một sự gần đúng. Cũng cần phải ước tính chính xác chi phí lao động và nguyên vật liệu. Mục tiêu chính của Ước tính Chi phí là bao nhiêu năng suất có thể đạt được một cách tối ưu với một lượng chi phí nhất định.
Tầm quan trọng
Ước tính chi phí là bước quan trọng nhất để quản lý dự án. Nếu không có dự toán phù hợp, sẽ rất phức tạp để lập ngân sách cho dự án. Ước tính không chính xác có thể dẫn đến thua lỗ. IRR và lợi nhuận của một dự án được quyết định dựa trên chi phí được ước tính. Vì vậy việc ước tính chi phí không chính xác có thể dẫn đến việc chấp nhận một dự án sai hoặc từ chối một dự án có lãi.
Ước tính chi phí so với Ngân sách
Ước tính chi phí là giai đoạn sơ bộ, do đó, ban đầu, chi phí được dự kiến sau đó ngân sách được ấn định cho phù hợp. Vì vậy, ngân sách là tổng số tiền được phân bổ cho một dự án cụ thể. Ngân sách được quyết định dựa trên chi phí được ước tính. Ngân sách có thể được đặt nhiều hơn chi phí để an toàn trong trường hợp dự đoán chi phí không chính xác.
Ưu điểm
- Nó giúp quyết định bao nhiêu vốn và nguồn lực cần thiết để thực hiện một dự án cụ thể. Nếu không có dự toán chi phí, sẽ rất khó để quyết định ngân sách.
- Nó giúp khắc sâu kỷ luật trong xử lý dự án. Một khi người quản lý dự án biết ước tính chi phí, vì vậy anh ta sẽ không chi tiêu không cần thiết và sẽ cố gắng hoàn thành dự án trong phạm vi dự toán.
- Việc phân chia ước tính chi phí giúp các bên liên quan thách thức trong trường hợp có sự khác biệt. Vì vậy, nếu họ cảm thấy rằng ước tính bị sai hoặc bị thao túng, thì họ có thể không cấp vốn.
Nhược điểm
- Các ước tính không chính xác có thể dẫn đến việc chấp nhận các dự án sai dẫn đến xói mòn vốn cho công ty
- Dự đoán luôn có rủi ro vì chúng liên quan đến các sự kiện chưa xảy ra. Vì vậy, phụ thuộc quá nhiều vào ước tính và không giữ chặt chẽ có thể dẫn đến thất bại của các dự án
Phần kết luận
Bước này là bước quan trọng nhất đối với bất kỳ dự án hoặc hoạt động của doanh nghiệp. Việc ước tính đúng đắn sẽ giúp công ty chấp nhận các dự án NPV dương, do đó làm tăng giá trị cho công ty. Một người được đào tạo phải được chỉ định để thực hiện ước tính chi phí của một dự án. Một số bên thứ ba bán dữ liệu để ước tính chi phí chính xác. Vì vậy, các nguồn lực khác nhau phải được sử dụng để làm cho các dự báo chính xác.
