Định nghĩa bảng lương
Bảng lương là một danh sách tài chính của đơn vị bao gồm tổng số nhân viên làm việc với nó trong kỳ và số tiền được trả cho họ dưới hình thức trả lương ròng, bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng, tiền hoa hồng, các khoản khấu trừ, các yêu cầu khác nhau và các lợi ích tương tự khác, trong một khoảng thời gian cụ thể.
Giải trình
Quá trình mà tổng số tiền công ty trả cho nhân viên của mình trong một khoảng thời gian nhất định là quá trình trả lương. Quá trình này bao gồm tất cả các công việc bắt đầu từ việc theo dõi công việc của nhân viên đã hoàn thành cho đến thời điểm số tiền được giải ngân trong tài khoản của nhân viên. Cùng với đó, việc hạch toán bảng lương, các khoản thuế đã nộp và các khoản phải trả thêm khác cũng sẽ được bao gồm trong phần này. Đây là một trong những khoản chi phí chính của công ty và được phép khấu trừ vào thu nhập gộp để tính thu nhập chịu thuế của công ty. Nói chung, công việc đang được thực hiện bởi bộ phận phát triển nguồn nhân lực của bất kỳ công ty nào.
Quy trình trả lương
Dưới đây là quy trình:
- Trước hết người ta nên xác định mức lương gộp của tất cả nhân viên của mình.
- Sau đó, tất cả các tài liệu cần thiết cho các khoản thuế giữ lại, cũng như các khoản khấu trừ, phải được thu thập từ các nhân viên.
- Sau đó, tính toán số tiền thuế và các khoản giữ lại.
- Sau bước 3, số tiền ròng được trả cho nhân viên, cùng với việc cung cấp cho nhân viên phiếu lương.
- Chuyển toàn bộ số tiền được khấu trừ từ tổng lương của nhân viên cho các cơ quan chức năng hoặc nhà cung cấp phúc lợi tương ứng.
- Cuối cùng, hoàn thành tất cả các thủ tục giấy tờ và nộp cho các cơ quan chức năng tương ứng.
Các thành phần
Nó bao gồm các thành phần sau:
- Gross Pay: Là tổng số tiền phải trả cho nhân viên trước các khoản hoàn trả và khấu trừ nhất định. Đôi khi, Tổng lương có thể bao gồm tiền thưởng, hoa hồng và các khoản thanh toán khác.
- Các khoản giảm trừ: Các khoản giảm trừ theo lương có thể được phân loại rộng rãi thành các khoản giảm trừ trước thuế và sau thuế. Các khoản khấu trừ trước thuế không phải chịu thuế, nhưng các khoản khấu trừ sau thuế thì không.
- Quyền lợi ngoài lề: Phúc lợi rìa là các quyền lợi bổ sung bổ sung cho tiền lương của nhân viên. Ví dụ, ô tô của công ty, bữa ăn được trợ cấp, bảo hiểm y tế, hỗ trợ giáo dục, kế hoạch nghỉ hưu, v.v.;
- Thuế: Người sử dụng lao động giữ lại phần của nhân viên đối với các loại thuế khác nhau liên quan đến luật liên bang hoặc tiểu bang của họ, cùng với việc trả phần thuế của họ.
- Net Pay: Tổng số tiền cuối cùng được trả cho nhân viên sau khi điều chỉnh các khoản khấu trừ, phúc lợi và thuế.
Các cách khác nhau để chạy bảng lương
Các cách khác nhau mà người ta có thể chạy bao gồm những cách sau:
# 1 - Tự làm
Người ta có thể tự mình điều hành quy trình tính lương mà không cần sự trợ giúp của bất kỳ người nào hoặc bất kỳ phần mềm nào. Cách này tốn thời gian vì người ta phải tự học mọi khía cạnh.
# 2 - Thuê nhân viên kế toán tiền lương
Theo đó, toàn bộ công việc của bảng lương được giao cho kế toán. Những nhân viên kế toán này sẽ đảm nhận toàn bộ quy trình, do đó sẽ tiết kiệm thời gian. Nhưng tùy chọn này có thể được sử dụng bởi người có đủ tiền vì nó có thể là tùy chọn đắt nhất trong số toàn bộ tùy chọn có sẵn.
# 3 - Sử dụng Phần mềm Tính lương
Ngày nay, có rất nhiều loại phần mềm có sẵn trên thị trường và hầu hết chúng đều không đắt. Với sự trợ giúp của phần mềm này, người ta có thể tự động hóa rất nhiều chương trình xử lý tính lương và chương trình tương tự cũng có thể được tùy chỉnh theo yêu cầu. Để sử dụng và mua thiết bị này, bạn cần phải trả phí một lần cùng với phí bảo trì theo yêu cầu. Nhưng điều tương tự sẽ tiết kiệm thời gian vì người ta cần dành ít thời gian hơn để hoàn thành quá trình.
Sự khác biệt giữa tiền lương và bảng lương
Có nhiều điểm khác biệt giữa Tiền lương và Bảng lương, những điểm khác biệt quan trọng trong số đó là:
- Tiền lương là số tiền cố định mà một nhân viên kiếm được trong quá trình làm việc của anh ta. Ngược lại, bảng lương là một chức năng thích hợp mà người sử dụng lao động của tôi sử dụng để xử lý và ghi lại tiền lương hoặc tiền công trả cho nhân viên.
- Lương là một điều kiện của việc làm, trong khi trả lương là một quá trình.
Ưu điểm
Sau đây là những ưu điểm khác nhau:
- Tính toán đơn giản: Các phép tính ít sai sót và đơn giản được thực hiện thông qua hệ thống tính lương so với tính toán thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
- Tài liệu: Nó giúp dễ dàng tạo báo cáo và tài liệu tài chính, cuối cùng hữu ích trong việc so sánh nhất định (năm này sang năm khác, ngành này sang ngành khác, v.v.) mà không cần duy trì sổ ghi lương.
- Sao lưu an toàn: Duy trì sổ đăng ký theo cách thủ công không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Nó giúp bảo mật sao lưu tất cả dữ liệu bảng lương trực tuyến và trình bày khi cần thiết.
- Cắt giảm chi phí: Hệ thống này hỗ trợ cắt giảm chi phí. Duy trì sổ đăng ký của nó đòi hỏi phải thuê một người để lưu giữ hồ sơ. Loại hệ thống này rất dễ sử dụng và do đó có thể được thực hiện trong nhà.
Nhược điểm
Sau đây là những nhược điểm khác nhau:
- Hệ thống tính lương thủ công: Nó có khả năng sai sót cao. Đó chắc chắn là một quá trình tốn thời gian vì mọi trường cần điền và mọi phép tính cần thực hiện đều được thực hiện bằng tay. Việc tính toán sai các loại thuế và các lĩnh vực quan trọng khác đôi khi có thể dẫn đến bị phạt.
- Lỗi trực tuyến: Các lỗi được thực hiện theo cách thủ công có thể được truy tìm một cách dễ dàng, nhưng nếu các lỗi được thực hiện trực tuyến, có thể rất khó để theo dõi.
- Mối quan tâm về quyền riêng tư: Thông tin nhạy cảm về nhân viên không còn được bảo mật vì việc quản lý bảng lương thường được thuê ngoài hoặc sử dụng thông qua các dịch vụ trực tuyến.
- Sao lưu: Phải có bản sao lưu thích hợp trong trường hợp có sự cố dẫn đến máy tính hoặc hệ thống bị hỏng.
Phần kết luận
Nó có thể được gọi là số tiền mà các công ty trả cho nhân viên của mình dưới dạng lương ròng sau khi trừ đi tất cả các khoản phí theo luật định và những thứ khác theo yêu cầu. Nó mang lại nhiều lợi ích và cũng có một số nhược điểm nhất định. Quy trình trả lương nên được các công ty áp dụng khi lưu ý đến tính chất và quy mô kinh doanh.
