Bảng tổng hợp trong Hướng dẫn Excel
Bảng tổng hợp trong excel là một tính năng rất hữu ích của Excel, được sử dụng để tạo bảng điều khiển và báo cáo dựa trên nguồn dữ liệu, bảng tổng hợp thay đổi khi dữ liệu trong nguồn thay đổi, nó có sẵn trong tab chèn trong phần bảng hoặc chúng tôi có thể nhấn phím tắt alt = "" + D + P để chèn bảng tổng hợp, chúng ta có thể thay đổi nội dung của bảng tổng hợp vì nó chỉ thay đổi khi dữ liệu trong nguồn thay đổi.
Bảng tổng hợp là một trong những kỹ thuật xử lý dữ liệu được sử dụng để trích xuất thông tin hữu ích từ một tập dữ liệu lớn. Mục đích của biểu đồ Pivot Table là tóm tắt dữ liệu và tìm các giá trị duy nhất trong một trường. Do đó, nó được sử dụng để xây dựng một tập hợp các giá trị duy nhất.
Làm thế nào để tạo một bảng tổng hợp trong Excel?
Chúng ta có thể tạo bảng tổng hợp trong excel bằng hai phương pháp sau.
Phương pháp # 1
- Bấm vào ô bất kỳ từ trang tính dữ liệu.
- Goto Chèn tab -> Nhóm bảng -> Bảng Pivot.
- Tạo một cửa sổ PivotTable sẽ xuất hiện như hình dưới đây.
- Chọn một bảng hoặc phạm vi. Excel sẽ điền trước phạm vi dữ liệu.
- Chọn vị trí của báo cáo PivotTable. Nó có thể là trang tính hiện có hoặc một trang tính mới. Ví dụ: D1 được chọn là 'Trang tính hiện có'.
- Chọn 'Trang tính mới' sẽ chèn một bảng tổng hợp trên trang tính mới khác với trang tính dữ liệu hiện có.
- Người ta có thể chọn phân tích nhiều bảng bằng cách nhấp vào hộp kiểm có nội dung - 'Thêm dữ liệu này vào Mô hình Dữ liệu.'
- Nhấp vào 'OK' sẽ chèn bảng tổng hợp vào trang tính, tùy thuộc vào vị trí đã chọn. Ở đây chúng tôi đã chọn Bảng tính mới.
Hình trên cho thấy PivotTable có tên PivotTable1 đã được đặt trên trang tính trống mới. Ở bên phải, có một cột có tên 'Trường PivotTable,' hiển thị danh sách các trường, tức là các cột sẽ được thêm vào báo cáo PivotTable. Chúng ta có thể thấy rằng vì PivotTable đã được tạo trên phạm vi cột A, B, có tên là 'Toán học' và 'Khoa học', cùng một số đã được điền vào danh sách Trường.
Phương pháp # 2
- Chọn phạm vi dữ liệu cần được cung cấp làm đầu vào cho PivotTable.
- Goto Insert -> PivotTables được đề xuất.
- Tùy chọn này cung cấp các cách tạo PivotTable được đề xuất.
- Người ta có thể chọn và chọn bất kỳ ai trong số các đề xuất đã cho.
- Như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới, có hai khuyến nghị được đưa ra bởi Excel. Một trong những 'Tổng của Toán theo Khoa học' và 'Tổng của Khoa học theo Toán'.
- Nhấp vào bất kỳ tùy chọn nào sẽ mở ra một bức tranh lớn hơn về cùng một trong bảng bên phải, trong đó người ta có thể xem lại PivotTable thực tế và các giá trị.
- Ở đây các tùy chọn là 'Nhóm Theo', tức là Thêm nhóm đánh dấu cột Khoa học theo cột Toán học đánh dấu theo thứ tự tăng dần HOẶC Thêm dấu hiệu cột Toán học nhóm theo cột Khoa học đánh dấu theo thứ tự tăng dần.
- Cửa sổ này cũng cung cấp cách tạo PivotTable 'Trống'. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào nút 'PivotTable trống' nằm ở phía dưới bên trái của cửa sổ 'PivotTable được đề xuất'. Điều này sẽ giống như PivotTable được tạo bằng Phương pháp-1 được đề cập trong phần trước.
Ví dụ
Ví dụ số 1 - Max của Khoa học theo Toán
Dữ liệu được chọn cho PivotTable là điểm của các môn Toán và Khoa học được ký hiệu lần lượt là Col. A và Col. B.
Tạo báo cáo PivotTable về số lượng tối đa có trong nhóm cột Dấu hiệu Khoa học theo các giá trị cột Dấu hiệu Toán học. Để làm điều đó, hãy làm theo các bước dưới đây.
- Tạo Bảng tổng hợp bằng cách sử dụng các bước đã cho ở trên và kéo toán học vào Trường hàng và khoa học vào Trường giá trị.
- Bấm chuột phải vào Bảng Tổng hợp và chọn Cài đặt Trường Giá trị.
- Cửa sổ Cài đặt Trường Giá trị sẽ mở ra. Chọn tùy chọn Max từ giá trị Tóm tắt bằng.
- Như được thấy trong hình bên dưới, Trường Giá trị được chọn là 'Max', do đó, trả về số Tối đa có trong cột Science Marks (B).
Ví dụ # 2 - Trung bình. của cột Toán học.
Dữ liệu được chọn cho PivotTable là điểm của môn Toán, tức là điểm A.
Tạo báo cáo PivotTable về số trung bình có trong cột Điểm Toán. Để làm điều đó, hãy làm theo các bước dưới đây.
- Tạo bảng Tổng hợp và kéo các phép toán trong Trường hàng.
- Bấm chuột phải vào Bảng xoay vòng và chọn Thiết đặt Trường.
- Cửa sổ Cài đặt trường sẽ mở ra. Chọn nút radio Tùy chỉnh bên dưới chọn chức năng Trung bình.
- Sau đó, kéo Toán học trong trường giá trị.
- Bấm chuột phải vào Bảng Tổng hợp và chọn Cài đặt Trường Giá trị.
- Cửa sổ Cài đặt Trường Giá trị sẽ mở ra. Chọn tùy chọn Trung bình từ giá trị Tóm tắt bằng.
- Trường Giá trị được chọn là 'Trung bình', do đó, trả về giá trị trung bình, tức là 77,4 theo kết quả trong Báo cáo PivotTable.
Tương tự, các phép toán số khác cũng có thể được thực hiện trên tập dữ liệu. Tập dữ liệu cũng có thể được lọc để phù hợp với phạm vi theo yêu cầu.
Ưu điểm của Pivot Table
- Mỗi thanh cột đại diện cho một giá trị. Vì vậy, biểu đồ Pivot Table rất hữu ích khi các thực thể được đo là rời rạc, chẳng hạn như Mark.
- Báo cáo PivotTable được sử dụng để sắp xếp, phân biệt, phân tích và trình bày dữ liệu theo yêu cầu.
- MS Excel Pivot Table Tools cung cấp nhiều hoạt động và bộ lọc tùy chỉnh để áp dụng cho tập dữ liệu.
Nhược điểm của Pivot Table
- Bảng Pivot có thể không phải là một lựa chọn tốt nếu tập dữ liệu quá lớn.
Những điều cần ghi nhớ
- Bảng tổng hợp được sử dụng để trích xuất thông tin quan trọng từ một tập dữ liệu lớn.
- Bảng tổng hợp được tạo trong một trang tính mới nếu 'Trang tính mới' được chọn trong khi tạo Bảng tổng hợp.
- Tùy chọn 'PivotTable được đề xuất' cung cấp các lựa chọn thay thế được tạo sẵn để tạo báo cáo PivotTable. Các tùy chọn được tiện ích Excel đề xuất dựa trên loại dữ liệu được chọn từ trang tính.
- Thao tác trường giá trị mặc định mà MS Excel thực hiện trên phạm vi dữ liệu đã chọn là Tổng.
- MS Excel cung cấp nhiều hàm tùy chỉnh khác nhau để tóm tắt trường giá trị theo, ví dụ: Tổng, Đếm, Trung bình, Tối đa, Tối thiểu, Sản phẩm, v.v.
- MS Excel cung cấp nhiều bộ lọc khác nhau để áp dụng cho tập dữ liệu, chẳng hạn như Nhỏ hơn, Lớn hơn, Nhỏ hơn Bằng, Lớn hơn Bằng, Giữa, Không Giữa, Bằng, Không bằng, v.v.
