Sách Bản gốc là gì?
Sổ của các bút toán gốc, còn được gọi là sổ nhập đầu tiên, là nơi ghi chép và lưu giữ toàn bộ các bút toán cùng với tất cả các tài liệu hỗ trợ & chi tiết của các giao dịch, cung cấp sự tồn tại và chính xác của giao dịch tài chính được đăng trước khi cùng được giải mã hoặc chuyển trong sổ cái riêng lẻ.
Giải trình
Hồ sơ gốc có nghĩa là sổ nhật ký ban đầu của giao dịch được lưu giữ cùng với các tài liệu và chi tiết hỗ trợ liên quan đến giao dịch. Nó lưu giữ hồ sơ của tất cả các loại giao dịch như chứng từ chi phí, hóa đơn, giao dịch tiền mặt, giao dịch ngân hàng, v.v. Khi tất cả các chi tiết của giao dịch chỉ được ghi vào sổ sách nhập liệu ban đầu thì giao dịch đó có thể được tiếp tục ghi vào sổ cái riêng lẻ chi phối các loại giao dịch.
Ví dụ về sách của mục gốc
Vì các loại khác nhau, có thể có nhiều ví dụ cho cùng một loại. Một số ví dụ có thể là:
- Nhật ký tiền mặt: Là sổ sách kế toán ban đầu, nơi tất cả các loại thanh toán và thu chi được thực hiện thông qua phương tiện tiền mặt được ghi chép và duy trì. Trong khoảng thời gian ghi sổ, mọi giao dịch liên quan đến việc chuyển vào hoặc chuyển ra tiền mặt từ tổ chức đều được ghi vào sổ nhật ký tiền mặt với tất cả các bằng chứng hoặc chứng cứ hỗ trợ.
- Nhật ký ngân hàng: Giống như sổ nhật ký tiền mặt, sổ nhật ký ngân hàng cũng được duy trì trong kỳ, sổ này lưu giữ tất cả các nghiệp vụ liên quan đến sự di chuyển của các khoản tiền từ các tài khoản ngân hàng của tổ chức.
- Nhật ký bán hàng: Nhật ký bán hàng là những cuốn sổ ghi chép gốc của mọi giao dịch liên quan trực tiếp đến doanh thu bán hàng của tổ chức.
- Nhật ký mua hàng: Nhật ký mua hàng là những cuốn sổ ghi các mục gốc cho giao dịch liên quan đến việc mua hàng.
Các loại sách của mục gốc
Nói chung, nó có hai loại, được hiển thị như sau:
# 1 - Tạp chí Đặc biệt
Nhật ký đặc biệt là những sổ đặc biệt có nguồn gốc từ mục đích ban đầu, trong đó các tạp chí riêng biệt được lập cho các giao dịch có tính chất khác nhau. Sau khi tất cả các giao dịch được đăng trong các sổ sách riêng biệt, thì các giao dịch này hay nói cách khác là số dư được chuyển vào sổ cái riêng lẻ và riêng biệt của chúng. Ví dụ về các Tạp chí như vậy là -
- Nhật ký bán hàng: Dùng để ghi lại nghiệp vụ cho các hóa đơn bán hàng khi hàng hóa đã được bán theo phương thức tín dụng.
- Nhật ký mua hàng: Dùng để ghi chép các giao dịch mua hàng cho tổ chức khi hàng hóa đã được mua từ nhà cung cấp theo phương thức ghi có.
- Nhật ký tiền mặt hoặc sổ quỹ tiền mặt: Được sử dụng để ghi lại các khoản thanh toán hoặc nhận được thực hiện bằng tiền mặt.
- Nhật ký hàng bán bị trả lại và hàng mua bị trả lại: Dùng để ghi lại số liệu hàng bán bị trả lại và hàng mua bị trả lại. Vân vân.
# 2 - Nhật ký chung
Nhật ký chung là sổ nhật ký được sử dụng để ghi lại các nghiệp vụ không được ghi trong bất kỳ sổ nhật ký đặc biệt nào hoặc các thuật ngữ dễ hiểu hơn; nó có thể được nói như những cuốn sách nhập của các giao dịch mà không đủ tiêu chuẩn cho bất kỳ cuốn sách đặc biệt hoặc cụ thể nào.
Các thành phần
Vì sách của mục gốc lưu trữ các giao dịch, cũng như chi tiết của các giao dịch, một số thành phần cụ thể, là bắt buộc phải được đề cập để đăng một giao dịch trong sổ. Các thành phần này như sau:
- Ngày giao dịch: Trước khi ghi vào sổ nhật ký một giao dịch, bắt buộc phải ghi ngày giao dịch đó xảy ra hoặc đang được ghi trên sổ kế toán. Trong trường hợp nhật ký đang được lưu giữ ngày, bạn nên nhập giao dịch vào đúng tính năng ngày.
- Bên liên quan & Chi tiết giao dịch: Trong trường hợp các giao dịch đang được ghi trong sổ nhật ký đặc biệt, giao dịch phải đề cập đến bên đã thực hiện giao dịch tín dụng, tức là nhà cung cấp trong trường hợp giao dịch mua hàng nhưng trong trường hợp giao dịch được ghi Nhật ký chung giao dịch phải đề cập đến các chi tiết của các bên liên quan.
- Tường thuật: Bản tường thuật với giao dịch cung cấp các chi tiết của giao dịch cũng như giải thích lý do giao dịch hoặc bản chất của giao dịch là một dạng ngắn.
- Cung cấp tham chiếu đến tài liệu gốc: Nó phải cung cấp tham chiếu đến tài liệu gốc dựa trên giao dịch đã được đặt, tức là số hóa đơn trong trường hợp mua hàng, v.v.
- Chi tiết tiền tệ: Mục nhập phải đề cập đến số tiền liên quan đến giao dịch.
- Cung cấp Tài khoản Sổ cái: Tài khoản này phải đề cập đến tài khoản sổ cái có liên quan trong đó giao dịch tương tự sẽ được đăng sau khi hoàn thành việc ghi chép thành công vào sổ gốc.
Ưu điểm
- Với việc lưu giữ hồ sơ trên sổ sách nhập ban đầu, các giao dịch hàng ngày sẽ được ghi vào sổ sách, và nó làm giảm khả năng bỏ sót bất kỳ giao dịch nào.
- Vì các sổ sách lưu giữ tất cả các chi tiết của giao dịch, cũng như bản tóm tắt giao dịch trong các bản tường thuật, bất kỳ lỗi nào trong giao dịch, có thể dễ dàng được xác định trong quá trình gửi thư trong tài khoản sổ cái cá nhân.
- Các giao dịch được ghi lại theo thứ tự thời gian, do đó, việc phân loại chúng và chuyển chúng vào sổ cái có liên quan trở nên tương đối dễ dàng hơn.
Nhược điểm
- Các tạp chí cồng kềnh và có nhiều khối lượng khiến việc xử lý dữ liệu rất khó khăn.
- Không dễ để tìm thấy một giao dịch cụ thể trừ khi người đó biết ngày giao dịch.
- Việc đặt trước tất cả các giao dịch vào sổ cái cá nhân mất rất nhiều thời gian.
Phần kết luận
Sổ nhập gốc giúp tổ chức ghi lại các giao dịch hàng ngày với đầy đủ các chi tiết và hỗ trợ. Nó giúp duy trì các giao dịch theo thứ tự trước và việc sắp xếp giống nhau theo thứ tự thời gian làm cho việc duy trì dữ liệu trở nên hữu ích và lỗi hoặc thiếu sót của giao dịch được giảm bớt. Nó luôn giúp theo dõi luồng dữ liệu từ báo cáo tài chính đến sổ nhật ký chính của tài khoản.
