Nhật ký chung là gì?
Nhật ký chung là sổ nhật ký của công ty trong đó ghi chép ban đầu của tất cả các giao dịch được thực hiện mà không được ghi vào bất kỳ sổ nhật ký chuyên môn nào do công ty duy trì như nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, nhật ký tiền mặt, v.v.
Bất cứ khi nào một sự kiện xảy ra, hoặc một giao dịch xảy ra, nó sẽ ghi vào nhật ký. Tạp chí có thể có hai loại - tạp chí chuyên ngành và tạp chí tổng hợp.
Một tạp chí chuyên ngành ghi lại các sự kiện hoặc giao dịch đặc biệt có liên quan đến chính tạp chí đó. Chủ yếu có bốn loại tạp chí chuyên ngành - Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký mua hàng và Nhật ký xuất chi tiền mặt. Công ty có thể có thêm các tạp chí chuyên ngành tùy theo nhu cầu và loại hình giao dịch, nhưng bốn tạp chí nêu trên chứa đựng phần lớn các hoạt động kế toán.
Tất cả các nghiệp vụ khác không được ghi trong tài khoản Nhật ký chuyên môn cho Nhật ký chung . Nó có thể có các loại giao dịch sau:
- Các khoản phải thu
- Các khoản phải trả
- Trang thiết bị
- Khấu hao lũy kế
- Chi phí
- Thu nhập lãi và chi phí, v.v.
Nhật ký chung Kế toán
Phương pháp ghi sổ kép là phương pháp kế toán Nhật ký chung phổ biến nhất. Mọi giao dịch kinh doanh được thực hiện bằng sự trao đổi giữa hai tài khoản. Có hai tài khoản ngang nhau và đối diện cho tất cả các giao dịch, đó là tín dụng và ghi nợ. Do đó, khi một giao dịch ghi lại trong nhật ký, nó ghi nợ một tài khoản và ghi có cho tài khoản kia.
Ví dụ, một công ty mua hàng tồn kho trị giá $ 5000 bằng tiền mặt. Một mục trong sổ nhật ký sẽ được thực hiện theo đó tài khoản tiền mặt giảm $ 5000 và tài khoản hàng tồn kho tăng thêm $ 5000.
Định dạng nhật ký chung
Nó cung cấp thứ tự thời gian của tất cả các hoạt động không chuyên biệt. Nó bao gồm 4 hoặc 5 cột:
- Ngày giao dịch
- Mô tả ngắn / bản ghi nhớ
- Số tiền ghi nợ
- Số tiền tín dụng
- Một số tham chiếu (tham chiếu đến sổ cái nhật ký như một chỉ số dễ hiểu)
Ví dụ về Nhật ký chung
Trong các ví dụ về nhật ký chung ở bảng trên, chúng ta có thể thấy mỗi bản ghi giao dịch là hai dòng - một dòng ghi nợ và một dòng tài khoản ghi có.
Quy trình dòng chảy
Chúng ta hãy xem quá trình luân chuyển của các bút toán trước và sau khi nó được ghi vào sổ nhật ký chung. Trước khi nhập, người lập phải quyết định:
- các tài khoản sẽ bị ảnh hưởng bởi giao dịch
- tài khoản nào ghi nợ và tài khoản nào ghi có
Sau khi ghi sổ nhật ký chung kế toán, tất cả các nghiệp vụ được tổng hợp và đưa lên sổ cái.
Sổ cái là tài khoản ghi sổ cuối kỳ, là tài khoản chính tổng hợp các giao dịch trong Công ty. Nó có các tài khoản cá nhân ghi lại tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí, lãi và lỗ.
Một số ví dụ về các tài khoản trong sổ cái:
- Các khoản phải thu (tài khoản tài sản)
- Các khoản phải trả (một tài khoản nợ)
- lợi nhuận giữ lại (tài khoản vốn chủ sở hữu)
- bán sản phẩm (một tài khoản doanh thu)
- giá vốn hàng bán (một tài khoản chi phí)
Tóm lại: mọi nghiệp vụ kế toán đều được lưu trong sổ nhật ký đóng vai trò như một kho thông tin trung gian, sau đó được ghi vào sổ cái nhật ký chung. Đến lượt nó, sổ cái được sử dụng để tổng hợp thông tin này vào báo cáo tài chính của một doanh nghiệp, được gọi là số dư thử ban đầu.
Sử dụng
Chúng tôi đã thảo luận về việc sử dụng sổ nhật ký trong việc ghi chép các giao dịch của Công ty và nó được sử dụng trong kế toán Nhật ký chung. Một tạp chí cũng có thể được sử dụng trong đầu tư. Một nhà giao dịch cá nhân hoặc một nhà quản lý quỹ chuyên nghiệp có thể tạo một nhật ký nơi anh ta ghi lại chi tiết các giao dịch được thực hiện trong ngày. Những hồ sơ này có thể được sử dụng cho các mục đích thuế, kiểm toán và đánh giá.
Những hồ sơ này có thể giúp các nhà giao dịch đánh giá hiệu suất giao dịch và đầu tư của họ theo thời gian và cung cấp cho họ thông tin về những thất bại và thành công của họ. Các nhà giao dịch có thể học hỏi từ quá khứ và cải thiện trong các giao dịch trong tương lai.
Một tạp chí như vậy thường bao gồm các giao dịch có lãi và không sinh lời, danh sách theo dõi, các điều kiện trước và sau thị trường cũng như phân tích và ghi chú về mỗi giao dịch được mua hoặc bán.
Tiến bộ công nghệ
Tuy nhiên, với những tiến bộ của công nghệ, hầu hết các công ty, doanh nghiệp nhỏ đều đang sử dụng phần mềm kế toán Nhật ký chung. Việc nhập dữ liệu đơn giản của các giao dịch này trong phần mềm này sẽ ghi chúng vào tài khoản nhật ký và sổ cái. Nhiều phần mềm trong số này cung cấp phần mềm thả xuống đơn giản để ghi lại các giao dịch, do đó, thực hiện các nhiệm vụ phức tạp và tẻ nhạt rất dễ dàng.
Phần kết luận
Nhật ký chung là sổ ghi chép ban đầu ghi lại tất cả các nghiệp vụ ngoại trừ những nghiệp vụ được ghi trong nhật ký chuyên ngành như nhật ký tiền mặt, nhật ký mua hàng, v.v. Nó cho biết ngày giao dịch, thông tin mô tả, ghi có và ghi nợ trong một hệ thống sổ sách kế toán kép. Các bút toán này sau đó được sử dụng để tạo thành một sổ cái tổng hợp và thông tin được chuyển vào các tài khoản tương ứng của sổ cái. Các sổ cái sau đó được sử dụng để lập các số dư thử nghiệm và cuối cùng là báo cáo tài chính. Tuy nhiên, những tạp chí này đã xuất hiện nhiều hơn trong những ngày ghi chép thủ công. Với sự ra đời của công nghệ, nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ đã trở nên dễ dàng với tất cả thông tin được lưu trữ trong một kho lưu trữ duy nhất mà không có tạp chí chuyên ngành nào được sử dụng.
