Dạng đầy đủ của EDI (Trao đổi dữ liệu điện tử)
Dạng đầy đủ của EDI là Trao đổi dữ liệu điện tử. Nó có thể được định nghĩa là chuyển giao kỹ thuật số thông tin hoặc tài liệu như hóa đơn, đơn đặt hàng, hối phiếu, thông báo giao hàng, v.v. ở định dạng điện tử (bản mềm) giữa người bán và người mua và nó cũng cho phép một thực thể hầu như giao tiếp với người khác thực thể (quốc gia và quốc tế) bất cứ lúc nào và bất cứ nơi nào bất kể múi giờ không khớp.
Làm thế nào nó hoạt động?
- Hệ thống EDI lưu trữ thông tin đầy đủ của công ty. Các chi tiết về mức tồn kho, đặt hàng lại, lập hóa đơn, mua hàng, thanh toán, v.v. đều được lưu trữ trong hệ thống EDI. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch giữa người mua và người bán bằng cách tính đến dữ liệu như giá cả duy nhất, giao hàng đến địa chỉ, v.v.
- EDI thậm chí còn sử dụng dữ liệu tiêu chuẩn để đảm bảo rằng các yêu cầu và yêu cầu của người mua đồng bộ với yêu cầu của khách hàng. Các lệnh được đặt thành công và giao dịch được thực hiện mà không bị gián đoạn.
- Phần mềm này sử dụng dữ liệu liên quan và khi nhận được yêu cầu mua hàng từ người mua, dữ liệu sẽ được chuyển đổi để phù hợp với hệ thống của nhà cung cấp. Thông tin có giá trị sau đó được sử dụng để tạo ra các tài liệu.
Ví dụ
Mike, giám đốc mua hàng của các cửa hàng ABC, phụ trách việc chuẩn bị các đơn đặt hàng cho cửa hàng. Anh ta chuẩn bị một đơn đặt hàng và dịch nó thành các tài liệu điện tử (hoặc EDI 850). Sau khi định dạng xong EDI 850, dữ liệu tương tự hầu như được truyền tới XYZ (nhà cung cấp). XYZ nhận dữ liệu điện tử trao đổi 850 đơn đặt hàng từ các cửa hàng ABC và xử lý đơn đặt hàng.
Các loại
- EDI trực tiếp - Đây cũng được coi là một trao đổi dữ liệu điện tử điểm-điểm và nó giúp xây dựng kết nối cá nhân với từng đối tác thương mại. Nó chủ yếu được sử dụng giữa các nhà cung cấp có lượng khách hàng khổng lồ và vô số giao dịch kinh doanh.
- EDI qua VAN - Đây là một mạng riêng cho phép trao đổi các tài liệu điện tử giữa hai đối tác thương mại.
- EDI qua AS2 - Điều này cho phép truyền dữ liệu an toàn qua internet.
- Web EDI - Điều này sử dụng một trình duyệt internet tiêu chuẩn để tiến hành EDI.
- Mobile EDI - Tính năng này không được sử dụng nhiều do các thiết bị di động hoặc các vấn đề bảo mật tiềm ẩn với chúng.
- Gia công phần mềm EDI - Đây cũng được coi là Dịch vụ được quản lý và nó cho phép các tổ chức sử dụng các nguồn lực bên ngoài để quản lý môi trường EDI của họ hàng ngày.
Tiêu chuẩn
Hai tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử được sử dụng rộng rãi là Viện tiêu chuẩn quốc gia Hoa Kỳ / Ủy ban tiêu chuẩn được công nhận X12 (ANSI ASC X12) - chung và EDI cho Quản trị, Thương mại và Giao thông vận tải (EDIFACT) - quốc tế chung.
Các thành phần
- Định dạng tài liệu tiêu chuẩn - Đây là một loại định dạng tiêu chuẩn mà cả hai bên giao dịch đồng ý và nó không yêu cầu phần mềm hoặc phần cứng phức tạp để truy cập thông tin.
- Translator and Mapper - Trình biên dịch được sử dụng để chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin có ý nghĩa hơn trong khi trình lập bản đồ được sử dụng để tạo các đặc tả chuyển đổi.
- Phần mềm Truyền thông - Nó được sử dụng để truyền dữ liệu và chuyển đổi các tài liệu kinh doanh như hóa đơn, đơn đặt hàng, v.v. sang định dạng tài liệu tiêu chuẩn.
- Mạng truyền thông cung cấp một liên kết trực tiếp giữa người mua và người bán, những người đã đồng ý khi trao đổi các tài liệu kinh doanh thông qua trao đổi dữ liệu điện tử.
Các ứng dụng
- Khu vực Bán lẻ cung cấp một phương thức có cấu trúc để duy trì và bổ sung hàng hóa dự trữ tại một cửa hàng bán lẻ.
- Lĩnh vực sản xuất - Nó cung cấp một cách có hệ thống để sản xuất kịp thời và lập kế hoạch liên quan đến các yêu cầu vật liệu.
- Lĩnh vực ô tô - Nó giúp ngành công nghiệp ô tô giữ cho khách hàng biết về sản phẩm đang bán và chi tiết giá cả trong suốt chu kỳ mua hàng.
- Khu vực tài chính - Nó giúp khu vực tài chính thay thế các hoạt động sử dụng nhiều lao động trong việc thu thập và phân tán các khoản thanh toán thông qua một hệ thống điện tử.
Những lợi ích
- Xử lý thời gian thực - Nó cho phép người dùng trải nghiệm thời gian thực xử lý thông tin kinh doanh và giao dịch. Điều này tăng tốc chu kỳ kinh doanh lên đến 61% và cho phép các công ty thực hiện giao dịch trong vài phút thay vì thời gian dài hơn, có thể là vài ngày hoặc vài tuần hoặc một tháng.
- Ít cơ hội hết hàng, hủy bỏ và đơn đặt hàng được làm lại - Nó cho phép các công ty xử lý các tài liệu kinh doanh trong thời gian thực và chính xác đầy đủ. Do đó, dẫn đến ít cơ hội hết hàng, hủy đơn hàng và làm lại đơn đặt hàng hơn.
- Chi phí thấp hơn - Điều này giúp giảm thiểu chi phí đi lại, tài liệu, in ấn, lưu trữ, nộp hồ sơ, tái sản xuất, bưu phí, v.v.
- Tăng cường mối quan hệ giữa các đối tác thương mại - Các ứng dụng EDI rút ngắn thời gian giao hàng và mang lại nhiều tính minh bạch trong giao dịch. Điều này giúp nhà cung cấp có được lòng tin của người mua và xây dựng mối quan hệ sâu sắc với họ trong thời gian ngắn.
Hạn chế
- Đắt - Những ứng dụng này đắt. Việc cài đặt các ứng dụng EDI trong một tổ chức cũng rất phức tạp và tốn kém. Đây là lý do tại sao hầu hết các tổ chức rất coi thường việc cài đặt các ứng dụng EDI vào hệ thống của họ bất chấp những lợi thế mà nó mang lại.
- Độ phức tạp của mạng - Một nhược điểm khác của việc cài đặt các ứng dụng EDI là nó tạo ra yêu cầu phải có khả năng viễn thông mở rộng. Đây có thể không phải là một kịch bản có vấn đề đối với các công ty đang hoạt động tốt, nhưng nó lại trở thành một rắc rối lớn đối với các công ty vừa và nhỏ.
Phần kết luận
- Đây là hình thức ngắn được sử dụng để trao đổi dữ liệu điện tử. Những ưu điểm chính của việc cài đặt một ứng dụng EDI là nó có khả năng thích ứng cao, đơn giản hóa các quy trình, giảm thiểu chi phí, mang lại sự minh bạch, phối hợp các quy trình, v.v.
- Tuy nhiên, việc lắp đặt EDI có thể trở nên tốn kém đối với các công ty quy mô vừa và nhỏ. Các công ty sẵn sàng cài đặt ứng dụng EDI sẽ cần đầu tư rất lớn vào mạng máy tính của họ. Các công ty không đủ khả năng thực hiện một khoản đầu tư như vậy sẽ chỉ rời đi với sự lựa chọn dựa vào giao tiếp modem điểm-điểm không liên tục.
Các bài báo được đề xuất
Đây là hướng dẫn về Dạng đầy đủ của EDI tức là (Trao đổi dữ liệu điện tử). Ở đây chúng ta thảo luận về các ví dụ về EDI, các loại và cách nó hoạt động cùng với các thành phần, ứng dụng, lợi ích và hạn chế. Bạn có thể tham khảo các bài viết sau để hiểu thêm về tài chính -
- Dạng đầy đủ của NASDAQ
- Dạng đầy đủ của NPCI
- Dạng đầy đủ của EPS
- Dạng đầy đủ của NACH
- Hình thức đầy đủ của COD
