Bộ phận Kế toán Định nghĩa
Bộ phận kế toán là bộ phận phụ trách việc lập báo cáo tài chính, duy trì sổ cái, thanh toán hóa đơn, chuẩn bị hóa đơn khách hàng, bảng lương, v.v. Nói cách khác, họ có trách nhiệm quản lý mặt trận kinh tế tổng thể của doanh nghiệp. Không thể có bất kỳ doanh nghiệp nào, dù là một công ty nhỏ hoạt động trong nước hay một công ty đa quốc gia lớn, hoạt động quá lâu mà không có bộ phận kế toán dưới bất kỳ hình thức nào.
Chức năng của Phòng Kế toán
- Để duy trì và ghi lại tất cả các giao dịch kinh doanh một cách chính xác và toàn diện một cách có hệ thống để có thể truy xuất và xem lại bất kỳ lúc nào.
- Duy trì các biện pháp kiểm soát nội bộ đầy đủ trong tổ chức để bảo vệ các nguồn lực quý giá của tổ chức.
- Để cung cấp cơ sở cho việc đánh giá hiệu suất và tạo ra trách nhiệm giải trình trong toàn tổ chức.
- Theo dõi các chi phí phát sinh do chi phí của công ty và tư vấn sửa đổi các hoạt động hiện có với mục đích giảm chi phí hoạt động.
- Hỗ trợ quản lý cấp cao trong quá trình ra quyết định thông qua việc trình bày phù hợp các dữ liệu tài chính.
- Lập kế hoạch dựa trên dự đoán về nhu cầu kinh doanh và sự sẵn có dự kiến của các nguồn lực.
Vai trò & Trách nhiệm
- Một trong những trách nhiệm chính là thu thập đầy đủ các dữ liệu tài chính và sau đó chuẩn bị các báo cáo / báo cáo tài chính. Các báo cáo này được sử dụng để chuẩn bị ngân sách, dự báo và các báo cáo ra quyết định khác. Ngoài ra, các báo cáo này cũng được sử dụng để liên lạc với người cho vay, nhà đầu tư và các bên liên quan khác.
- Duy trì mối quan hệ lành mạnh với các nhà cung cấp bằng cách đảm bảo rằng họ được thanh toán đúng hạn. Tuy nhiên, họ nên tìm kiếm cơ hội tiết kiệm tiền bằng cách tận dụng các khoản chiết khấu / ưu đãi do thanh toán kịp thời hoặc ứng trước. Đồng thời, bộ phận kế toán cũng cần đảm bảo rằng số tiền tối thiểu được xuất ra cho mỗi lần thanh toán, nhưng không có bất kỳ khoản phí thanh toán chậm nào.
- Theo dõi các khoản phải thu tài khoản và các hóa đơn chưa thanh toán, và tư vấn trong trường hợp cần có bất kỳ hành động thu tiền nào. Bộ phận kế toán phải đảm bảo rằng khách hàng thanh toán hóa đơn đúng hạn và duy trì mối quan hệ thân thiện / thân thiện với họ.
- Nó hoàn toàn chịu trách nhiệm về chức năng trả lương. Họ phải đảm bảo rằng tất cả các nhân viên được trả lương kịp thời và chính xác. Ngoài ra, bộ cũng phải đảm bảo rằng thuế của nhân viên được đánh giá chính xác và các khoản thanh toán được thực hiện kịp thời cho các cơ quan liên bang và tiểu bang.
- Họ cần duy trì các biện pháp kiểm soát tài chính thông qua đối chiếu và tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán hiện hành, chẳng hạn như US GAAP. Tất cả các hoạt động này được thực hiện để ngăn chặn bất kỳ hành vi gian lận và trộm cắp nào. Với tư cách là người kiểm soát tài chính, bộ phận này cần đảm bảo duy trì đúng các quy trình mà không có bất kỳ sự chểnh mảng nào.
Cơ cấu phòng kế toán
Hầu hết các công ty có nhiều hơn một nhân viên trong bộ phận kế toán của họ, và do đó họ phải thiết lập một cơ cấu tổ chức để hợp lý hóa việc quản lý. Nói chung, nó bao gồm Giám đốc tài chính (CFO), Kiểm soát viên tài chính, Người quản lý và Kế toán. Cấu trúc như sau:
- Giám đốc tài chính là người đứng đầu bộ phận và báo cáo trực tiếp cho chủ doanh nghiệp hoặc Giám đốc điều hành (CEO).
- Kiểm soát viên Tài chính báo cáo Giám đốc tài chính và có trách nhiệm cụ thể hơn trong bộ phận.
- Người kiểm soát tài chính thường có một nhóm Người quản lý - Người quản lý tính lương, Người quản lý khoản phải thu và Người quản lý khoản phải trả.
- Mỗi giám đốc bộ phận thường có một đội Kế toán.
Giá trị của bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán đóng một vai trò quan trọng trong việc điều hành một doanh nghiệp vì nó giúp theo dõi cả doanh thu (tiền vào) và chi phí (tiền ra) đồng thời đảm bảo tuân thủ tất cả các yêu cầu luật định. Ngoài ra, nó cũng cung cấp thông tin tài chính định lượng cho ban quản lý, người cho vay, nhà đầu tư và các bên liên quan khác, những người sử dụng nó để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
Các vị trí chủ chốt của Phòng Kế toán
Sau đây là một số vị trí chính:
- Giám đốc tài chính (CFO): Các CFO thường đứng đầu bộ phận tài chính của các công ty lớn. Họ chịu trách nhiệm giám sát sức khỏe tài chính của doanh nghiệp và quản lý bộ phận tài chính tổng thể, bao gồm lập kế hoạch và báo cáo tài chính, chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, kiểm toán, quản lý rủi ro nội bộ, v.v. Họ cũng giúp quản lý cấp cao hiểu được các tác động tài chính các hoạt động đang diễn ra khác nhau - trong và ngoài tổ chức.
- Kiểm soát viên Tài chính: Các Kiểm soát viên Tài chính làm việc cùng với các CXO và họ chịu trách nhiệm về kế toán tài chính cũng như chuẩn bị các báo cáo về quản lý dự án, ngân sách, v.v. Tuy nhiên, trọng tâm chính của họ là quản lý các vấn đề tài chính trước mắt.
- Giám đốc Ngân khố: Các Giám đốc Ngân khố giúp đỡ trong việc xây dựng và phát triển các chính sách ngân khố khác nhau, bao gồm xác định các cơ hội đầu tư tốt nhất, sử dụng tối ưu các cơ sở tín dụng, giảm chi phí tài chính, v.v.
- Giám đốc kế toán / Kế toán trưởng / Giám sát kế toán : Những người quản lý này chịu trách nhiệm duy trì và báo cáo tất cả các giao dịch tài chính. Họ cũng thiết lập và thực thi các nguyên tắc kế toán dựa trên chính sách kiểm toán và các yêu cầu luật định.
- Kế toán: Kế toán đóng một vai trò quan trọng trong bộ phận kế toán vì họ tham gia vào việc đo lường và giải thích tất cả các thông tin tài chính.
