Định nghĩa Báo cáo Ngân sách
Báo cáo Ngân sách thường đề cập đến các báo cáo dự kiến cho thấy kế hoạch trong tương lai của một tổ chức về cách đáp ứng các chi phí của họ, cách đạt được mục tiêu thu nhập để duy trì trên thị trường, cách đầu tư vào thị trường để tăng trưởng, cách thu được tài sản.
Ví dụ về Báo cáo Ngân sách
- Báo cáo ngân sách hữu ích trong việc xác định ước tính tăng trưởng doanh số trong tương lai, điều này cần thiết để duy trì trên thị trường. Nó cũng xác định cách thức công ty đạt được mục tiêu bán hàng bằng cách thu hút khách hàng mới, đơn vị kinh doanh mới, phân khúc mới.
Ví dụ: giả sử một tổ chức đặt mục tiêu là doanh số 200000 đô la sẽ đạt được trong tháng tới, điều này có thể được thực hiện bằng cách giảm giá bán cho mỗi đơn vị, thu hút khách hàng mới bằng cách giảm giá cho họ. - Báo cáo ngân sách được sử dụng để xác định ước tính có bao nhiêu đơn vị sản xuất cần thiết để đáp ứng nhu cầu bán. Nó cũng ước tính bao nhiêu sẽ là chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu cần thiết để làm cho một doanh nghiệp có lãi.
Ví dụ, giả sử có nhu cầu về 1000 đơn vị và giá bán mỗi đơn vị là 20 đô la. Để đạt được mục tiêu này, tổ chức phải ước tính 1000 đơn vị sản xuất và phải ước tính bao nhiêu chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu thô cần thiết để chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị thấp hơn $ 20 để duy trì lợi nhuận. - Các báo cáo này cung cấp ước tính về quảng cáo, khuyến mại, nghiên cứu và phát triển cần thiết để tăng doanh thu bán hàng của họ.
Ví dụ, thế giới ngày nay rất cạnh tranh và có rất nhiều sản phẩm và dịch vụ có sẵn trên thị trường. Quảng cáo và khuyến mãi là những cách quan trọng để thu hút sự chú ý của khách hàng. - Báo cáo này là cần thiết để ước tính chi phí và thu nhập sắp tới. Nó thường bao gồm giai đoạn ngắn hạn. Nó giúp xác định thu nhập như thế nào là đủ để đáp ứng các chi phí. Nó cũng xác định nhu cầu tài trợ bên ngoài khi nó được yêu cầu.
- Nó cung cấp thông tin về cách một tổ chức sẽ đầu tư vào máy móc mới, sản phẩm mới, thay thế máy móc cũ, liệu điều tương tự có mang lại hiệu quả cho tổ chức hay không.
- Tất cả các khoản chi trong ngân sách cần được phê duyệt và không có gì sẽ được chuyển từ ngân sách của năm trước. Nó rất hữu ích khi có các nguồn lực hạn chế trong tổ chức.
Ưu điểm của Báo cáo Ngân sách
- Báo cáo này rất quan trọng để bảo vệ tổ chức khỏi các mối đe dọa trong tương lai. Giả sử trong năm tới chi phí của tổ chức sẽ tăng lên, người ta sẽ trích lập đủ dự phòng để tự vệ.
- Sẽ rất hữu ích khi xác định sự phát triển của tổ chức.
- Nó xác định khả năng tồn tại của một dự án trong tương lai.
- Nó giúp xác định những điểm yếu của một dự án.
- Nó cung cấp thông tin liên quan đến vị thế thanh khoản của một tổ chức thông qua ngân sách tiền mặt.
- Nó cung cấp thông tin cần thiết liên quan đến giả định hoạt động liên tục của một tổ chức.
Ví dụ, có một vụ kiện tụng đang diễn ra và nếu tổ chức thua kiện, đòi hỏi một số tiền lớn phải trả, họ có thể phải bán một số tài sản để trả cùng một khoản tiền, điều này có thể đặt ra câu hỏi về giả định lo ngại liên tục.
- Nó rất quan trọng đối với việc quản lý quá trình ra quyết định.
- Nó cung cấp thông tin liên quan đến vị trí con nợ và khả năng thu hồi trong tương lai.
- Nó là một công cụ quan trọng để xác định độ tin cậy của một tổ chức để đáp ứng các khoản phí của họ.
- Nó cung cấp thông tin hữu ích cho mục đích đầu tư.
- Cần được đào tạo và có kỹ năng thích hợp để chuẩn bị báo cáo ngân sách.
Nhược điểm của Báo cáo Ngân sách
- Nó thường được coi là một khoản chi phí, thu nhập, đầu tư, tài sản duy nhất trong tương lai.
- Nó không cung cấp thông tin liên quan đến tình hình hiện tại.
- Việc chuẩn bị ngân sách tốn nhiều thời gian và cần một chuyên gia chuẩn bị tương tự, và điều đó cũng liên quan đến chi phí.
- Đôi khi báo cáo ngân sách có thể thao túng hoặc ẩn một số thông tin có thể hữu ích cho quá trình ra quyết định.
- Bất cứ ai cũng có thể đổ lỗi cho người khác nếu báo cáo ngân sách không đạt được.
- Đôi khi nó được sử dụng sai bởi các bộ phận.
Ví dụ, giả sử một tổ chức cố định ngân sách chi phí cho một bộ phận cụ thể, giả sử là $ 10000. Họ sẽ sử dụng tất cả số tiền không cần thiết khi biết rằng có sẵn một quỹ.
Hạn chế
- Nó hoàn toàn dựa trên giả định và nó không thể cung cấp thông tin thực tế.
- Báo cáo ngân sách được chuẩn bị trong năm hiện tại có thể thay đổi trong thời gian tới do sự thay đổi nhanh chóng của thị trường.
- Nó đôi khi liên quan đến thao túng để giữ cho quản lý cấp cao hài lòng.
- Nó chỉ tập trung vào các vấn đề tài chính của tương lai; nó không cung cấp các thông tin khác như hành vi của người tiêu dùng, điều kiện thị trường, chất lượng của sản phẩm.
- Nó không cung cấp bất kỳ thông tin nào cho một tình huống hiện có.
Điểm quan trọng
Báo cáo Ngân sách được lập dựa trên các giả định và sẽ có nhiều khả năng xảy ra các thay đổi trong báo cáo. Để khắc phục điều này, một báo cáo cần được chuẩn bị dựa trên cách tiếp cận thực tế. Trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nào trong báo cáo phải được thông báo cho Ban Giám đốc.Phần kết luận
Báo cáo này rất quan trọng đối với mọi tổ chức để đạt được mục tiêu dài hạn của mình. Đào tạo và kỹ năng thích hợp phải được cung cấp cho nhân viên để lập báo cáo ngân sách. Hầu hết các quyết định của một tổ chức được thực hiện dựa trên báo cáo được Ngân sách.
