Chi phí Overrun là gì?
Thấu chi chi phí, còn được gọi là thấu chi ngân sách, là tình huống khi chi phí của một dự án hoặc doanh nghiệp có xu hướng tăng hơn những gì nó được lập ngân sách và có thể do sự gia tăng của chi phí do lập ngân sách không phù hợp hoặc đánh giá thấp hơn chi phí thực tế. một số tình huống không lường trước được không được tính đến trong quá trình lập ngân sách.
Nét đặc trưng
- Chi phí thấu chi thường phổ biến trong các dự án cơ sở hạ tầng, tòa nhà và CNTT, vốn có rất nhiều chi phí bất ngờ trong giai đoạn hoàn thành dự án.
- Chúng chủ yếu dựa trên ba yếu tố như lý do chính trị, lý do tâm lý và lý do kỹ thuật.
- Nguyên nhân chủ yếu là do thiếu tài chính, thiếu sự phối hợp, chi phí ngoài kế hoạch, hoặc sự chậm trễ của dự án.
- Nó luôn không chắc chắn và việc lập ngân sách cho cùng một khoản là không thể. Nó được coi là xảy ra khi các giai đoạn nhất định của một dự án hoặc doanh nghiệp có xu hướng vượt qua chi phí ngân sách thực tế.
- Việc đo lường chi phí thấu chi là khác nhau đối với các ngành hoặc công ty khác nhau.
Các loại chi phí vượt quá
# 1 - Ước tính
Chi phí liên quan đến việc kinh doanh có thể bị đánh giá thấp do các yếu tố như thành kiến cá nhân và các thủ tục phức tạp liên quan đến việc hoàn thành nhiệm vụ. Chúng tôi có thể sử dụng phương pháp dự báo lớp tham chiếu để nâng cao cơ hội đưa ra các ước tính chính xác hơn. Vấn đề là những dự báo tốt nhất có thể bị sai khi tính toán ước tính hoàn hảo, và do đó, giữ một khoản dự phòng như một phần của ngân sách luôn là một phương pháp hay để đối mặt với các tình huống bất lợi trong tương lai.
# 2 - Rủi ro
Rủi ro có thể là bất kỳ tình huống nào mà chúng ta không thể ấn định xác suất. Chúng không thể được dự đoán sớm hơn và đôi khi không nằm trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp như thiên tai, có thể trì hoãn việc hoàn thành dự án hoặc hiệu suất của nhà cung cấp, điều này cuối cùng có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp. Một kế hoạch quản lý rủi ro thích hợp có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro ở một mức độ nào đó, nhưng rủi ro là loại chính mà mọi doanh nghiệp hoặc dự án phải đối mặt.
# 3 - Scope Creek
Scope creek được định nghĩa là các trường hợp khi các hoạt động chưa được tính toán xuất hiện trong dự án hoặc doanh nghiệp, mà không được bao gồm trong ngân sách hoặc chi phí thực tế. Nó có thể xảy ra khi ban quản lý tiếp tục thêm các tính năng vào dự án và khi nó được phát triển hoặc được yêu cầu hoặc trong trường hợp nhóm dự án quá sáng tạo và bắt đầu bao gồm các hoạt động không có tài liệu. Quản lý và kiểm soát dự án chủ yếu được thiết kế theo cách để ngăn ngừa các tình huống như vậy bằng cách liên tục đánh giá lại ngân sách.
# 4 - Báo cáo chi phí
Sự leo thang chi phí liên quan nhiều hơn đến các yếu tố kinh tế như lạm phát, có thể bao gồm việc tăng giá của một mặt hàng cụ thể trong một khoảng thời gian không được tính vào ngân sách ban đầu.
Làm thế nào để tránh chi phí vượt mức?
- Các kỹ thuật truyền thống liên quan đến việc áp dụng các công cụ quản lý dự án như PRINCE, mặc dù kết quả không được đảm bảo.
- Trong bối cảnh ngày nay, các công cụ và ứng dụng hiện đại hơn như Agile đang thay thế các kỹ thuật truyền thống để giúp các doanh nghiệp đối phó với chi phí vượt mức.
- Doanh nghiệp với tư cách là một đơn vị nên chủ động lập kế hoạch và bao gồm một số tình huống có thể dẫn đến tình trạng quá tải như vậy.
- Dự báo hàng tháng hoặc hàng quý là cần thiết để xem xét những thay đổi trong thực tế so với ngân sách và lập kế hoạch cho phù hợp.
- Doanh nghiệp nên chú ý rất nhiều trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, vì đây là cơ sở.
- Khả năng thực hiện và giao hàng của nhà cung cấp cần được kiểm tra kỹ lưỡng tại thời điểm thuê nhà cung cấp.
- Doanh nghiệp nên thực hành sử dụng các công cụ lập kế hoạch và biểu đồ hiện đại để kiểm soát tốt hơn chi phí.
- Người quản lý dự án yêu cầu phải theo dõi và kiểm soát dự án liên tục.
- Các bên liên quan của dự án hoặc doanh nghiệp phải luôn được thông báo về các tình huống thay đổi, để họ ở trên cùng một trang và bằng cách này, doanh nghiệp có thể sử dụng kiến thức của họ.
- Chiến đấu với các lạch phạm vi là điều bắt buộc, và các doanh nghiệp phải thấy họ ở trong phạm vi đã được lên kế hoạch ban đầu.
Nguyên nhân
- Chi phí không nằm trong kế hoạch: Các tình huống không lường trước được có thể dẫn đến một vài hoạt động mà ban đầu không được tính đến trong kế hoạch hoặc ngân sách. Nó có thể do lý do kỹ thuật, chính trị hoặc tâm lý.
- Sự cố giao tiếp: Một sự hiểu lầm giữa hai bộ phận hoặc những người có liên quan có thể mang lại những chi phí không cần thiết.
- Thay đổi trong phạm vi dự án: Sự kiện, dẫn đến lạch phạm vi, là một trong những lý do chính. Scope creek được định nghĩa là các trường hợp khi các hoạt động chưa được tính toán xuất hiện trong dự án hoặc doanh nghiệp, mà không được bao gồm trong ngân sách hoặc chi phí thực tế.
- Đánh giá thấp mức độ phức tạp của dự án: Một số giai đoạn của dự án hoặc công việc kinh doanh rất phức tạp nên việc lập ngân sách phù hợp đôi khi là một công việc khó khăn. Điều này có nhiều khả năng liên quan đến các dự án lớn, đắt tiền.
- Tài trợ không đầy đủ: Tài chính đóng vai trò là xương sống của mọi doanh nghiệp hoặc dự án. Sự thiếu hụt vốn cuối cùng có thể dẫn đến thâm nhập chi phí, nơi mà dự án hoặc doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tài trợ cho các hoạt động chung của họ.
- Thiếu Kinh nghiệm Lãnh đạo: Quản lý tương đối thiếu kinh nghiệm hoặc quản lý không hiệu quả có thể dẫn đến việc lập kế hoạch dự án không đúng và lập ngân sách dự án không chính xác. Do đó, theo thời gian, dự án có thể trở thành nạn nhân của việc lập ngân sách sai và rơi vào trường hợp chi phí vượt quá.
- Không có kế hoạch dự phòng: Doanh nghiệp cũng gặp khó khăn khi không có kế hoạch dự phòng hoặc kế hoạch dự phòng cho những trường hợp khó tránh khỏi. Một kế hoạch dự phòng là điều bắt buộc, đặc biệt là đối với các dự án quy mô lớn vì một số sai lệch so với chi phí dự trù thông thường có thể tốn hàng triệu đô la.
- Sự trì hoãn của dự án: Sự chậm trễ trong việc hoàn thành dự án so với kế hoạch hoàn thành thông thường của nó cuối cùng làm phát sinh chi phí vượt quá vì những hoạt động kéo dài quá thời hạn hoàn thành không được hạch toán vào ngân sách.
Ngăn ngừa chi phí vượt mức
# 1 - Lập kế hoạch phù hợp
Lập kế hoạch đóng vai trò là nền tảng của mọi dự án hoặc doanh nghiệp, và cách tốt nhất để ngăn chặn chi phí vượt chi phí là lập kế hoạch trước khi dự án được thực hiện. Các ước tính càng chính xác, càng có nhiều cơ hội để dự án bám vào ngân sách của nó.
# 2 - Kiến thức về nhà cung cấp
Các nhà cung cấp phải được đánh giá kỹ lưỡng trước khi họ được thuê. Dự án và doanh nghiệp nên thu thập đầy đủ kiến thức về năng lực và kinh nghiệm của họ trong hồ sơ để tránh tình huống xấu nhất. Cần có sự thẩm định thích hợp trước khi mối quan hệ với nhà cung cấp được gắn kết.
# 3 - Tránh Scope Creek
Rất nhiều hoạt động chưa được thực hiện sẽ không có chỗ đứng trong dự án và việc kinh doanh hoặc dự án nên ở trong phạm vi ban đầu của dự án với độ lệch tối thiểu so với kế hoạch.
# 4 - Sử dụng Công cụ Lập kế hoạch Dự án
Để giám sát và kiểm soát dự án, việc sử dụng các công cụ hiện đại như biểu đồ Gantt excel hoặc mẫu theo dõi dự án nên được triển khai để người quản lý dự án nhận thức được mọi giai đoạn của dự án và khả năng chi phí vượt mức.
Phần kết luận
Đây là một kịch bản khó tránh khỏi mà bất kỳ doanh nghiệp hay dự án nào cũng phải đối mặt, nhưng làm thế nào để giảm thiểu nó hoặc giảm thiểu nó phụ thuộc rất nhiều vào ban lãnh đạo hoặc người quản lý dự án. Một cách tiếp cận chủ động có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu khả năng bị thấu chi khi lập kế hoạch phù hợp và phân tích kỹ lưỡng các ước tính.
