Chuyển đổi Excel sang tệp CSV
Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (CSV) là một tính năng hữu ích được sử dụng một cách sinh động để giữ dữ liệu được lập bảng ở định dạng văn bản đơn giản. Chúng có ý nghĩa quan trọng trong thế giới ứng dụng và lập trình để sử dụng dữ liệu tốt nhất thông qua nhập hoặc xuất dữ liệu từ các tệp excel. Định dạng CSV giúp người dùng xem xét nhanh dữ liệu và thực hiện các chỉnh sửa nếu cần. Các thay đổi, chẳng hạn như giá trị trích dẫn và dấu phân cách, được thực hiện dễ dàng.
Có thể là do dữ liệu được trình bày ở định dạng đơn giản để người dùng mới dễ hiểu mà chưa có nhiều kinh nghiệm về nó. Thông tin được trình bày dưới đây giúp các ví dụ để hiểu quá trình chuyển đổi dữ liệu excel sang CSV mà không gây ra bất kỳ thiệt hại nào cho các ký hiệu và ký tự đặc biệt.
Làm thế nào để chuyển đổi Excel sang CSV?
Dưới đây là các ví dụ về chuyển đổi Excel sang tệp CSV.
Ví dụ # 1 - Chuyển đổi tệp Excel thành CSV
Ví dụ này minh họa việc chuyển đổi một trang tính Excel đơn giản sang định dạng CSV
- Trong bước đầu tiên, di chuyển đến nút Microsoft Office (phiên bản 2007) hoặc tab Tệp (phiên bản 2013) và chọn tùy chọn 'lưu dưới dạng' hoặc nhấn phím tắt của F12 để hiển thị hộp thoại lưu dưới dạng.
- Nhập tên của tệp vào hộp tên tệp và chọn loại lưu dưới dạng được phân cách bằng dấu phẩy CSV. Hộp thoại, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
- Chọn thư mục đích để lưu trữ tệp để sử dụng trong tương lai và nhấp vào nút Lưu.
- Sau đó, hai hộp thoại được hiển thị. Một biểu thị rằng trang tính Excel đang hoạt động sẽ được lưu ở định dạng CSV và biểu tượng thứ hai cho biết thông báo về một số tính năng không được định dạng CSV hỗ trợ.
Ví dụ # 2 - Chuyển đổi tệp Excel thành CSV bằng UTF-8
Ví dụ này minh họa Excel CSV UTF-8 với CSV. Khi một trang tính excel chứa các ký tự đặc biệt và dữ liệu bằng các ngôn ngữ khác, chúng không được hiển thị đúng cách. Để hiển thị đúng, tệp excel được chuyển đổi bằng UTF-8 được hiển thị trong hình.
- Đầu tiên, bảng excel phải được chuyển đổi sang định dạng văn bản Unicode sử dụng cùng loại với .txt. Điều này dẫn đến một khoảng cách tab giữa dữ liệu trong một dòng.
- Không gian tab được thay thế thông qua chuyển đổi dữ liệu bằng dấu phẩy thành tệp được phân tách bằng dấu phẩy.
- Trong bước này, định dạng tệp .txt được chuyển đổi thành CSV thông qua tùy chọn 'lưu dưới dạng' hoặc thay đổi tên tệp excel với phần mở rộng .csv
Ví dụ # 3 - Xuất tệp Excel sang CSV bằng UTF-16
Chuyển đổi Excel sang CSV dễ dàng thông qua UTF-16 được thực hiện theo hai bước.
- Chọn tùy chọn 'lưu dưới dạng' thông qua nút Microsoft Office và chọn định dạng văn bản Unicode .txt bên dưới hộp lưu dưới dạng và nhấp vào ok.
- Nhấp chuột phải vào tệp trong windows explorer và thay đổi định dạng tệp CSV.
Ví dụ # 4 - Sử dụng Bảng tính Google để Chuyển đổi Dữ liệu
Bảng tính của Google rất hữu ích trong việc chuyển đổi dữ liệu sang định dạng CSV qua internet theo năm bước.
- Vào Google Drive, nhấp vào Bảng tính.
- Nhập một tệp hiện có hoặc tạo một trang tính mới trong excel với dữ liệu
- Tải tệp lên bảng tính Google từ máy tính và chọn tùy chọn thay thế bảng tính.
- Tiếp theo, nhấp vào nhập dữ liệu.
- Cuối cùng, chuyển đến tab Tệp, sau đó chọn tải xuống dưới dạng các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy để chuyển đổi thành CSV, như minh họa trong hình.
Giải thích về chuyển đổi Excel sang tệp CSV
Người dùng cần sử dụng bất kỳ công nghệ nào có sẵn để chuyển đổi trang tính Excel sang định dạng CSV. Cần xử lý thích hợp các cảnh báo và thông báo bảo mật trong khi mở hoặc chuyển đổi thành tệp CSV và thực hiện các thay đổi đối với định dạng. Dễ dàng chuyển đổi dữ liệu được trình bày bằng bất kỳ ngôn ngữ nào một cách dễ dàng bằng UTF-8.
Trước hết, nó cần chuyển dữ liệu sang định dạng văn bản bằng cách thay đổi định dạng tệp thành .txt. Dữ liệu được hiển thị, như hình dưới đây.
Dữ liệu phải được chuyển đổi thành định dạng dấu phẩy được phân tách bằng cách thay thế khoảng trắng tab bằng dấu phẩy. Sau đó, định dạng tệp sẽ được lưu thành.CSV từ định dạng văn bản.
Cách sử dụng tệp CSV?
Tệp CSV được Nhà khoa học dữ liệu sử dụng để hiển thị dữ liệu dạng bảng. Chúng dễ dàng được truy xuất vào các ứng dụng khác nhau trong việc tạo cơ sở dữ liệu trong excel và bảng tính. Có hai cách mà nhà phát triển web sử dụng tệp CSV, bao gồm
- Dễ dàng nhập vào cơ sở dữ liệu bất kể phần mềm đang sử dụng để phát triển trang web
- Có thể quản lý tốt hơn khối lượng lớn dữ liệu vì dữ liệu ở định dạng văn bản thuần túy không có bất kỳ công thức nào.
Để sử dụng các tệp CSV một cách hiệu quả, cần nhập chúng vào các ứng dụng như cơ sở dữ liệu và chuyển đổi chúng thành các bảng để phân tích thêm về dữ liệu. Nó làm tăng khả năng dễ dàng đưa ra quyết định một cách chính xác.
Ví dụ: khi chúng tôi nhập dữ liệu khách hàng vào một trang tính Excel, địa chỉ của khách hàng ở các cột khác nhau và mất thời gian để sao chép dữ liệu từ các ô khác nhau. CSV giúp xử lý tình huống này tốt hơn bằng cách phân tách dữ liệu thông qua dấu phẩy.
Những điều cần nhớ khi chuyển đổi Excel sang CSV
Những điều sau đây nên nhớ để chuyển đổi tệp excel sang CSV thành công.
- Nó cần lựa chọn phù hợp các định dạng CSV khác nhau có sẵn trong trang tính Excel, chẳng hạn như CSV Macintosh, CSV MS-DOS và văn bản Unicode. Định dạng thích hợp nên được chọn dựa trên yêu cầu của người dùng.
- Tại một thời điểm, chỉ một trang tính của sổ làm việc excel đang hoạt động được chuyển đổi thành định dạng CSV.
- Khi dữ liệu được nhập vào ứng dụng xử lý văn bản, không gian tab nên được thay thế bằng dấu phẩy để chuyển đổi thành công các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy.
- Người dùng có thể sử dụng các công cụ miễn phí có sẵn trên internet để chuyển đổi trang tính Excel sang định dạng CSV mà không cần nỗ lực nhiều.
- Không thể chuyển đổi tất cả các trang tính của bảng tính excel cùng một lúc.
