COA dạng đầy đủ (Biểu đồ tài khoản)
Hình thức đầy đủ của COA là viết tắt của Chart of Account. Nó là danh sách các tài khoản mà một công ty tạo ra để duy trì tất cả các tài khoản đã được sử dụng cho mục đích giao dịch trong hệ thống kế toán của mình với mục đích tổ chức, ghi chép và tách biệt. Điều này chứa các tài khoản khác nhau như doanh thu, chi tiêu, tài sản, nợ phải trả, lợi nhuận, v.v. Điều này có thể bao gồm từ một danh sách đơn giản trong một cửa hàng bán lẻ bao gồm 10 đến 15 tài khoản cho đến một phạm vi rất phức tạp trong một doanh nghiệp lớn có hàng trăm nghìn tài khoản .
Làm thế nào nó hoạt động?
- Điều này được tạo ra phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Một mặt, nó có thể chứa các giao điểm phức tạp của các hàng và cột, và mặt khác, nó có thể có một tập hợp các tài khoản đơn giản. Trong mọi trường hợp, nó phải mạnh mẽ, dứt khoát và có mục đích.
- Một biểu đồ phức tạp về Tài khoản có thể có nhiều tính năng hơn như phân bổ số kế toán, mức độ ưu tiên và thông tin chi tiết. Tuy nhiên, nói chung, họ sử dụng sổ cái chung để biên dịch.
- Biểu đồ mẫu tài khoản có ít nhất ba phần: Tên tài khoản, loại tài khoản và mô tả.
- Tính đặc thù của các đơn vị kinh doanh đánh số này, các phòng ban, tài khoản theo thứ tự đó. Trong bảng dưới đây, lấy số tài khoản 103001, hai chữ số đầu tiên có thể biểu thị bộ phận trong khi bốn chữ số còn lại biểu thị loại tài khoản. Quan sát tính đặc hiệu được sử dụng như một số lượng mã hệ thống nhất định.
Công ty XYZ sử dụng mẫu COA sau:
Thí dụ
Giả sử một công ty mua một khu đất trị giá 1 triệu đô la để kinh doanh sản xuất của mình. Phòng tài khoản có nghĩa vụ ghi sổ nhật ký để ghi chép và duy trì các hướng dẫn tài chính cho công ty. Sau đây là mục nhập vào sổ tài khoản:
Vào ngày này, dd / mm / yyyy, số tài khoản 2003, tài khoản tài sản và thiết bị nhà máy, được ghi nợ 1 triệu đô la trong khi số tài khoản 1001 được ghi có 1 triệu đô la. Lưu ý rằng thông tin của hai tài khoản có thể được tìm nạp từ Biểu đồ Tài khoản được trình bày bên dưới.
Các loại
- Hoạt động: Theo dõi các tài khoản có bản chất hoạt động, tức là các tài khoản giao dịch thông thường.
- Doanh nghiệp: Sử dụng tất cả các tài khoản có liên quan đến chức năng kinh doanh hoặc công ty.
- Country-Specific: Là những người hoạt động dựa trên các chuẩn mực kế toán hoặc chuẩn mực pháp lý khác nhau của các quốc gia.
Tầm quan trọng
- Điều này cũng quan trọng như bất kỳ yếu tố nào khác trong một doanh nghiệp. Nó phục vụ mục đích ánh xạ bất kỳ tài khoản nào liên quan đến doanh nghiệp. Nó cũng giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn và tuân theo các tiêu chuẩn kế toán và báo cáo.
- Giả sử một siêu thị lớn có hàng trăm SKU được bán và hàng nghìn sản phẩm trên kệ. Khả năng quản lý hiệu quả của chủ siêu thị là chức năng của việc anh ta biết rõ nhu cầu và nguồn cung sản phẩm của mình như thế nào.
- Đối với điều này, anh ấy duy trì một tệp Excel có sự phân tách rõ ràng về SKU và sản phẩm. Bất cứ khi nào bất kỳ sản phẩm nào được bán, một mục nhập Excel sẽ được thực hiện để sắp xếp lại sản phẩm đó. Tương tự như vậy, một doanh nghiệp duy trì tất cả các tài khoản có tính chất tài chính của mình với một sơ đồ tài khoản để làm cho việc ghi sổ kế toán hiệu quả.
Sự khác biệt giữa COA và Sổ cái
- Sổ cái hay Sổ cái là sổ tài khoản thực tế được sử dụng để ghi sổ kế toán, trong khi Sơ đồ tài khoản chỉ đơn giản là danh sách tất cả các tài khoản liên quan đến hoạt động kinh doanh của một công ty.
- Sổ cái được lập bằng cách tổng hợp tất cả các tạp chí hiện có và sau đó ghi sổ kế toán tiếp theo như số dư thử nghiệm. Mặt khác, nó là một bản ghi độc lập, mặc dù được sử dụng để trao đổi thư từ và lưu trữ hồ sơ.
- Hơn nữa, Biểu đồ Tài khoản có thể được sử dụng bởi nhiều công ty để ghi chép của họ trong khi Sổ cái dành riêng cho một công ty vì bản chất vốn có của nó là lưu giữ các mục giao dịch của một doanh nghiệp.
Những lợi ích
- Một COA tốt luôn được chuẩn bị kỹ lưỡng trong các giai đoạn ban đầu và phục vụ mục đích bằng cách ứng biến thêm cho đến khi đáp ứng được nhu cầu kinh doanh.
- Nó làm giảm công sức và thời gian để tổng hợp thông tin về các yêu cầu quản lý trong tương lai.
- Nó cũng có thể được sử dụng trong việc đánh giá tiêu chuẩn của các đơn vị kinh doanh và giảm bớt các thủ tục liên quan đến hòa giải.
Hạn chế
- Những điều này có bản chất đơn giản và không phục vụ các yêu cầu phức tạp của quản lý.
- Nó có giới hạn kiểm tra và số dư, vì bất kỳ lỗi nào trong việc lập biểu đồ tài khoản sẽ không thể xác định được bằng các liên kết hoặc kiểm tra.
- Ngay cả với mục đích hạn chế mà COA phục vụ, các công ty phải tuân theo các nguyên tắc do US GAAP (Các Nguyên tắc Kế toán Thường được Chấp nhận) và FASB (Hội đồng Tiêu chuẩn Kế toán Tài chính) đưa ra.
- Nó có thể không có lợi cho các tổ chức nhỏ hoặc các công ty sở hữu độc quyền vì chi phí và lao động liên quan đến việc bảo trì không tương xứng.
Phần kết luận
- Điều này rất hữu ích cho một doanh nghiệp trong việc tách biệt có hệ thống tất cả các tài khoản của mình. Nó giúp quản lý công ty và tất cả các bên liên quan, cụ thể nhất là các đối tác chuỗi cung ứng, nhà phân tích kinh doanh và nhà đầu tư.
- Điều này có thể sửa đổi theo yêu cầu kinh doanh và tuy nhiên, nó đòi hỏi chuyên môn và nỗ lực để lưu giữ hồ sơ nhất quán trong biểu đồ tài khoản vì bất kỳ sự khác biệt nào có thể đưa ra bức tranh sai lệch về tình hình kinh doanh. Trong thế giới hiện đại của các hệ thống và phần mềm quản lý doanh nghiệp công nghệ cao đang được chú trọng, các doanh nghiệp vẫn rất chú trọng và quan tâm đến việc xử lý các yếu tố cơ bản nhất như biểu đồ tài khoản.
Các bài báo được đề xuất
Đây là hướng dẫn về Mẫu đầy đủ của COA, tức là (Biểu đồ tài khoản) và định nghĩa của nó. Ở đây chúng tôi thảo luận về các ví dụ, tầm quan trọng và cách hoạt động của COA cùng với các loại, lợi ích và hạn chế. Bạn có thể tham khảo các bài viết sau để hiểu thêm về tài chính -- Ý nghĩa hệ thống kế toán
- Thực hành Kế toán Ý nghĩa
- Kỹ năng kế toán hàng đầu
- Bù đắp tài khoản
