Dạng đầy đủ của ERP (Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) - Làm thế nào nó hoạt động?

Dạng đầy đủ của ERP - Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp

Dạng đầy đủ của ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning. ERP là một quy trình tích hợp các quy trình cơ bản như Tài chính, Nhân sự, Sản xuất, Chuỗi cung ứng trong một hệ thống tích hợp duy nhất. ERP là một hệ thống giúp các tổ chức điều hành hoạt động của mình bằng cách tích hợp các hoạt động cơ bản một cách trơn tru có hệ thống.

Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?

Một hệ thống ERP bao gồm các ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp khác nhau nói chuyện với nhau và chia sẻ cơ sở dữ liệu. ERP sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung cho các quy trình kinh doanh khác nhau và giảm các can thiệp thủ công và đơn giản hóa quy trình kinh doanh. Hệ thống ERP thường chứa các bảng điều khiển nơi người dùng có thể xem dữ liệu thời gian thực được thu thập từ tất cả các doanh nghiệp để đo lường năng suất và lợi nhuận và lập kế hoạch hành động của nó. Nó không chỉ là cơ sở dữ liệu. Nó là một hệ thống tích hợp được đồng bộ hóa với dữ liệu của các bộ phận khác nhau của tổ chức.

Loại có ví dụ

Về cơ bản có 4 loại phần mềm ERP như sau:

# 1 - ERP tổng quát

Generalist ERP là những ERP có thế mạnh về khả năng tùy biến và tích hợp để phù hợp với nhu cầu thay đổi của tổ chức. Những hệ thống ERP này thích ứng với quy trình của các ngành công nghiệp rất sớm. Trên thị trường cũng có nhu cầu cao về các loại ERP này. Ví dụ về Generalist ERP là NetSuite ERP.

# 2 - ERP mã nguồn mở

ERP mã nguồn mở tăng khả năng sử dụng và sự chấp nhận của người dùng vì những ERP này có thể thiết lập một quy trình tùy chỉnh cao. Tuy nhiên, các ERP mã nguồn mở này vẫn là một phần nhỏ của thị trường ERP. Một ví dụ về loại ERP này là Odoo ERP.

# 3 - ERP cho doanh nghiệp nhỏ

Các hệ thống ERP này được mô-đun hóa với các tính năng giảm thiểu. Thay vì cung cấp một hệ thống tích hợp đầy đủ, việc lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp này phục vụ một hoặc hai quy trình kinh doanh và loại bỏ những quy trình khác. Ví dụ về loại ERP này là PeopleSoft.

# 4 - ERP dọc

Những ERP này là những ERP dành riêng cho ngành. Thông thường, nhà cung cấp các ERP này là các công ty mới thành lập hoặc các công ty nhỏ hơn đang cố gắng tập trung vào một thị trường ngách, chẳng hạn như phân phối siêu thị, xây dựng hoặc thời trang bán lẻ. Một ví dụ về ERP này là Microsoft Dynamic AX.

Các thành phần của Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp

Có 5 thành phần chính của hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được giải thích dưới đây:

# 1 - Nhân sự

Ưu tiên hàng đầu cho mọi tổ chức là quản lý tất cả nhân viên. Thành phần HR ERP nên xử lý toàn bộ cấu trúc quản lý của nhân viên, từ việc gia nhập đến khi rời khỏi nội trú và từ lợi ích đến chấm công.

# 2 - Quản lý quan hệ khách hàng

Ưu tiên thứ hai nên là quản lý khách hàng và khách hàng tiềm năng bởi vì nếu không có họ, sự tồn tại của bất kỳ doanh nghiệp nào sẽ trở nên khó khăn tột độ. CRM ERP cho phép tổ chức theo dõi tất cả các khách hàng và khách hàng tiềm năng trong phần mềm. CRM ERP thậm chí còn giúp tối ưu hóa việc bán hàng cũng như các nỗ lực tiếp thị.

# 3 - Quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một trong những thành phần hợp tác nhất của ERP. Quản lý hàng tồn kho hoạt động đồng thời với các thành phần quản lý Chuỗi cung ứng. Quy trình chính của thành phần này là quản lý việc thực hiện đơn hàng và tồn kho trong kho.

# 4 - Quản lý chuỗi cung ứng

Thành phần quản lý chuỗi cung ứng của ERP là quan trọng nhất vì không dễ để xác định chuỗi cung ứng hiệu quả. Có một yêu cầu về các tính năng SCM tốt nhất trong phần mềm để tối ưu hóa chuỗi cung ứng và thu thập dữ liệu trong thời gian thực.

# 5 - Quản lý tài chính

Vì mọi hoạt động kinh doanh đều liên quan đến quá trình chuyển tiền vào và chuyển tiền từ người này sang người khác, cho dù là cho khách hàng, con nợ, chủ nợ, hoặc trả tiền cho nhân viên hoặc trả tiền vận chuyển. Thành phần quản lý tài chính hoạt động với tất cả các thành phần trong hệ thống ERP.

Đặc điểm của hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

  • Cơ sở dữ liệu Trung tâm & Chung - Việc triển khai ERP trong một tổ chức yêu cầu Cơ sở dữ liệu chung và tập trung. Và cơ sở dữ liệu tập trung này trở thành một trong những đặc điểm chính của ERP. Tất cả dữ liệu được lưu trữ chỉ được nhập và lưu trữ ở một nơi và sau đó được sử dụng bởi tất cả các phòng ban.
  • Tự động tạo thông tin - ERP cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ thông minh kinh doanh như hệ thống thông tin điều hành (EIS), hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) để cho phép các hoạt động sản xuất đưa ra quyết định hiệu quả hơn về quy trình sản xuất tổng thể của họ.
  • Thiết kế theo mô-đun - Hệ thống ERP được thiết kế để kết hợp tất cả các mô hình kinh doanh, chẳng hạn như sản xuất, tài chính, kế toán và phân phối. Trên thực tế, tất cả các phân hệ đảm nhiệm các chức năng của nó, nhưng phần mềm ERP tích hợp tất cả các phân hệ để cung cấp luồng dữ liệu liền mạch giữa các phân hệ khác nhau.
  • Cơ sở dữ liệu mở và linh hoạt - Phần mềm ERP có bản chất năng động và linh hoạt vì chúng cần tự phát triển theo nhu cầu thay đổi của tổ chức khi nhu cầu của tổ chức liên tục thay đổi. Do đó, ERP cũng phát triển theo nhu cầu thay đổi của tổ chức.

Sự khác biệt giữa ERP và CRM

  • Hệ thống ERP là phần mềm tích hợp kết hợp dữ liệu từ tất cả các bộ phận và xử lý nó để tổ chức sử dụng. Ngược lại, CRM là một phần của quy trình đó bao gồm dữ liệu của các mô-đun khách hàng để có cơ hội bán hàng và tạo lợi nhuận cao hơn.
  • Phần mềm ERP là tập hợp siêu của phần mềm, trong khi CRM chỉ là tập hợp con của phần mềm máy tính.
  • ERP chủ yếu thực hiện các hoạt động tại văn phòng, trong khi CRM thực hiện các hoạt động tại văn phòng.
  • Mục tiêu chính của ERP là giảm chi phí hoạt động của tổ chức, trong khi mục tiêu chính của phần mềm CRM là tăng doanh số bán hàng của tổ chức.
  • Phần mềm ERP là phần mềm hướng tới doanh nghiệp, trong khi phần mềm CRM là phần mềm hướng đến khách hàng.

Ưu điểm

  • Giảm thời gian và chi phí kiện tụng.
  • Loại bỏ các hoạt động và dữ liệu không cần thiết.
  • Tiếp cận chính xác và kịp thời các thông tin đáng tin cậy.
  • Tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
  • Khả năng chia sẻ thông tin giữa tất cả các thành phần của tổ chức.

Nhược điểm

  • Hệ thống có thể khó sử dụng.
  • Việc giảm chia sẻ thông tin nội bộ giữa các bộ phận có thể làm giảm hiệu quả của phần mềm.
  • Việc cài đặt phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp rất tốn kém.
  • Những lợi ích được nhìn thấy trong một khoảng thời gian chứ không phải ngay lập tức.
  • Sự thành công phụ thuộc vào kỹ năng và kinh nghiệm của lực lượng lao động, bao gồm trình độ học vấn và cách làm cho hệ thống hoạt động hiệu quả.

Phần kết luận

ERP là tương lai của ngành công nghiệp vì ngành này đang sử dụng phần mềm và các hoạt động tự động. Nó mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức trong việc ra quyết định, giảm chi phí, giảm thời gian, tự động hóa các quy trình, dữ liệu tập trung và tích hợp đáng kể các Phòng ban.

thú vị bài viết...