Sắp xếp trong Excel là gì?
SORT trong excel có nghĩa là sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự xác định. Đôi khi chúng ta cần sắp xếp các tên theo thứ tự bảng chữ cái, sắp xếp các số từ nhỏ nhất đến lớn nhất, lớn nhất đến nhỏ nhất, ngày từ cũ nhất đến mới nhất, mới nhất đến cũ nhất, v.v. Trong excel, chúng ta có một công cụ có sẵn gọi là tùy chọn SORT. Tùy chọn sắp xếp này có thể giúp chúng tôi sắp xếp dữ liệu dựa trên điều kiện chúng tôi đưa ra.
Trong excel tùy chọn SORT nằm dưới tab Data.
- Để sắp xếp dữ liệu, tùy chọn SORT đóng một vai trò quan trọng trong đó. Nếu dữ liệu bán hàng hàng tháng không theo thứ tự từ tháng 1 đến tháng 12, thì đó có thể không phải là cách tổ chức thích hợp của cấu trúc dữ liệu.
- Tùy chọn SORT trong Excel sẽ giúp chúng ta giải quyết tất cả các loại dữ liệu để làm cho cuộc sống trở nên dễ dàng. Trong bài viết này, tôi sẽ trình bày cách sử dụng của tùy chọn SORT trong excel và tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Làm thế nào để sắp xếp dữ liệu trong Excel?
Ví dụ # 1 - Sắp xếp dữ liệu mức đơn
Điều này sẽ sắp xếp dữ liệu chỉ dựa trên một cột, không có gì khác.
Bây giờ, hãy xem dữ liệu dưới đây. Tôi có doanh số bán các sản phẩm khác nhau theo Phân khúc và Quốc gia.
Tôi có dữ liệu cho đến hàng thứ 700 . Tải xuống tệp excel để làm theo cùng với tôi.
Bây giờ tôi muốn sắp xếp chúng dựa trên cột Quốc gia từ A đến Z.
- Bước 1: Chọn dữ liệu mà chúng tôi muốn sắp xếp. Bạn có thể sử dụng phím tắt để chọn toàn bộ dữ liệu, chọn hàng đầu tiên, sau đó nhấp vào Ctrl + Shift + Mũi tên Xuống.
- Bước 2: Chuyển đến tab Dữ liệu> Sắp xếp. Phím tắt để mở tùy chọn sắp xếp là ALT + D + S.
- Bước 3: Bây giờ hãy đảm bảo rằng hộp kiểm “Dữ liệu của tôi có tiêu đề” đã được chọn. Nếu hộp này được đánh dấu có nghĩa là dữ liệu đã chọn có tiêu đề ngược lại;, tiêu đề ý chí của bạn sẽ chỉ được coi là dữ liệu.
- Bước 4: Nhấp vào Sắp xếp theo danh sách thả xuống và chọn từ Quốc gia.
- Bước 5: Nhấp vào Sort On. Tại đây chúng ta có thể sắp xếp dựa trên các giá trị, Màu ô, Màu phông chữ và Biểu tượng ô.
- Bước 6: Cuối cùng, chọn Đặt hàng. Tại đây bạn có thể sắp xếp từ A đến Z, Z thành A và danh sách tùy chỉnh.
- Bước 7: SORT cuối cùng của hộp thoại sẽ trông như thế này.
- Bước 8: Nhấp vào OK nó sẽ sắp xếp dữ liệu theo quốc gia theo thứ tự bảng chữ cái A đến Z.
Ví dụ # 2 - Sắp xếp dữ liệu nhiều cấp độ
Trong ví dụ trước, chúng ta đã học cách sắp xếp cấp độ đơn. Trong ví dụ này, tôi sẽ giải thích cho bạn quy trình Phân loại đa cấp.
Trước đây tôi đã sắp xếp dữ liệu theo quốc gia. Giả sử tôi muốn sắp xếp dữ liệu Theo phân đoạn, Theo sản phẩm và Đơn vị đã bán từ lớn nhất đến nhỏ nhất. Điều này yêu cầu phân loại nhiều cấp.
- Bước 1: Chọn dữ liệu. (Tôi đang sử dụng cùng một dữ liệu từ ví dụ trước)
- Bước 2: Nhấn alt = "" + D + S (phím tắt để mở hộp SORT)
- Bước 3: Đầu tiên chọn Tiêu đề phân đoạn.
- Bước 4: Bây giờ, nhấp vào Thêm cấp độ để chèn thêm một lớp nữa.
- Bước 5: Từ lớp thứ hai, chọn Sản phẩm.
- Bước 6: Bây giờ, nhấp vào Thêm cấp độ để thêm lớp thứ ba.
- Bước 7: Từ lớp thứ ba, chọn tiêu đề Đơn vị đã bán.
- Bước 8: Theo mặc định, Thứ tự sẽ từ Nhỏ nhất đến Lớn nhất. Trong Đặt hàng, nhấp vào danh sách thả xuống và chọn Lớn nhất đến Nhỏ nhất.
- Bước 9: Cả hai lớp sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái và các Đơn vị đã Bán sẽ được sắp xếp từ giá trị lớn nhất đến giá trị thấp nhất.
Đầu tiên, nó sẽ sắp xếp dữ liệu dựa trên cột Phân đoạn . Họ sẽ sắp xếp theo Sản phẩm và cuối cùng là theo Đơn vị đã bán (lớn nhất đến nhỏ nhất).
Ví dụ # 3 - Sắp xếp Dữ liệu Ngày
Tôi có một bảng bán hàng quốc gia khôn ngoan vào các ngày khác nhau. Tôi muốn sắp xếp dữ liệu theo quốc gia trước và sau đó theo ngày (cũ nhất đến mới nhất)
- Bước 1: Chọn dữ liệu trước.
- Bước 2: Mở loại tùy chọn. (ALT + D + S)
- Bước 3: Trong danh sách thả xuống đầu tiên, hãy chọn tiêu đề Quốc gia thông thái.
- Bước 4: Nhấp vào Add Level để chèn thêm một lớp nữa.
- Bước 5: Từ lớp thứ hai, chọn tiêu đề Ngày.
- Bước 6: Theo mặc định, các đơn hàng được chọn Cũ nhất đến Mới nhất. Mục tiêu của chúng tôi là sắp xếp từ cũ nhất đến mới nhất.
Nhấp vào OK để sắp xếp.
Những điều cần ghi nhớ
- Chúng ta cần chọn toàn bộ để sắp xếp. Nếu không, các cột bị bỏ ra sẽ như vậy.
- Đảm bảo rằng dữ liệu của tôi có kiểm tra tiêu đề đã được chọn để sắp xếp dữ liệu.
- Chúng tôi có thể sắp xếp các ô màu, phông chữ màu, v.v.…
- Chúng tôi cũng sắp xếp dữ liệu bằng cách áp dụng bộ lọc trong excel.
- Chúng ta có thể sắp xếp từ A đến Z, Z đến A theo thứ tự bảng chữ cái.
- Chúng ta có thể sắp xếp từ Lớn nhất đến Nhỏ nhất, Nhỏ nhất đến Lớn nhất trong trường hợp là số.
- Trong trường hợp ngày tháng, chúng ta có thể sắp xếp từ Cũ nhất đến Mới nhất, Mới nhất đến Cũ nhất.
