Hệ thống Imprest là gì?
Hệ thống Imprest là một loại hệ thống kế toán tài chính được thiết kế để theo dõi và ghi lại cách tiền mặt đã được sử dụng. Ví dụ phổ biến nhất bao gồm hệ thống tiền mặt nhỏ hạch toán mỗi và mọi giao dịch tiền mặt nhỏ lẻ để duy trì trạng thái cân bằng trong quỹ bằng với tổng số tiền mặt thu được và tiền mặt bổ sung còn lại trong quỹ.
Ví dụ
A Ltd đang tìm cách tạo ra một khoản dự trữ để duy trì tất cả các giao dịch tiền mặt lặt vặt của mình. Với tư cách là một bộ phận hành chính của A ltd, hãy hướng dẫn những thủ tục tương tự với sự giúp đỡ của nó để có thể tạo ra một quỹ tiền mặt lặt vặt. Hệ thống tạm giữ tiền mặt là một trong những loại phổ biến nhất của hệ thống tạm giữ được sử dụng để ghi lại các giao dịch nhỏ trong những thời điểm người dùng cắt séc bất tiện hoặc không thực tế.
Tài khoản tiền mặt nhỏ thường duy trì một lượng tiền mặt được xác định trước có thể được sử dụng cho các mục đích khác nhau như hoàn trả chi tiêu của nhân viên, thanh toán các chi phí lặt vặt, v.v. Một công ty TNHH có thể tạo ra một quỹ tiền mặt nhỏ bằng cách ghi nhận và ghi lại tất cả các giao dịch tiền mặt nhỏ với sự trợ giúp của các bước sau-
- Một lượng tiền mặt xác định trước được phân bổ để tạo quỹ tiền mặt nhỏ. Tài khoản này được ghi riêng trên sổ cái của tổ chức.
- Trong bước tiếp theo, công ty phải xác định tất cả các chi phí danh nghĩa của mình được thanh toán bằng tiền mặt và theo đó ghi chép tất cả chúng vào hệ thống bằng biên lai.
- Để duy trì số dư xác định trước, công ty phải nạp vào quỹ tiền mặt nhỏ của mình theo thời gian.
- Công ty phải thường xuyên theo dõi quỹ tiền mặt nhỏ lẻ để không xảy ra bất kỳ sự chênh lệch nào giữa lượng tiền mặt dự kiến và lượng tiền mặt thực tế.
- Bộ phận hành chính phải tiến hành một quá trình điều tra thích hợp trong trường hợp phát hiện ra bất kỳ sự khác biệt nào.
Ưu điểm của hệ thống Imprest
# 1 - Phát hiện Gian lận
Hệ thống Imprest loại bỏ khả năng chi tiêu trái phép vì các khoản tiền được chỉ định cho các mục đích xác định trước. Đổi lại, điều này làm cho việc theo dõi chi phí và báo cáo chênh lệch dễ dàng hơn nhiều, điều này cuối cùng hỗ trợ cho việc phát hiện và loại bỏ các khả năng gian lận.
# 2 - Giảm Lỗi
Nhân viên thu ngân xem xét sổ quỹ tiền mặt thường xuyên, và trong trường hợp có bất kỳ sai sót hoặc sai sót nào, thì có thể dễ dàng truy tìm và sửa chữa sổ sách đó.
# 3 - Quy định chi tiêu nhỏ
Các khoản chi tiêu lặt vặt được quản lý với giới hạn quy định của hệ thống tạm ứng, điều này khiến nhân viên thu ngân hầu như không thể chi tiêu cao hơn số tiền mặt nhỏ có trong tài khoản.
# 4 - Giảm gánh nặng của Thủ quỹ trưởng
Sổ quỹ tiền mặt giải phóng cả sổ quỹ tiền mặt và Thủ quỹ trưởng khỏi gánh nặng ghi chép các chi phí nhỏ và danh nghĩa.
# 5 - Phương pháp đơn giản và nhanh chóng
So với các phương pháp khác, đây là cách quá nhanh chóng, đơn giản, dễ tiếp cận và thuận tiện cùng một lúc. Phương pháp này có thể nhanh chóng được sử dụng để cung cấp tiền cho việc mua hàng của nhân viên. Đây là một trong những phương pháp tốt nhất được biết đến để mua hàng trên danh nghĩa.
# 6 - Dễ hòa giải
Việc đối chiếu sổ quỹ tiền mặt cũng đơn giản và không phức tạp.
Nhược điểm của hệ thống Imprest
# 1 - Hệ thống lỗi thời
Sổ quỹ nhỏ lẻ là một hệ thống đã lỗi thời và kém hiệu quả, và nó không đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của các yêu cầu hiện tại của công ty. Giờ đây, có những lựa chọn thay thế tốt hơn như thẻ trả trước có sẵn của các công ty được thiết kế đặc biệt lưu ý đến nhu cầu và yêu cầu ngày nay.
# 2 - Bất tiện cho các chi phí lớn hơn
Một trong những hạn chế lớn của việc sử dụng hệ thống Imprest là nó gây ra sự bất tiện lớn cho các khoản chi phí lớn hơn. Hệ thống tương thích cao và thuận tiện cho các chi phí nhỏ hơn trong khi ngược lại với các chi phí lớn hơn.
# 3 - Lỗi Kế toán
Do không có hệ thống tài liệu thứ cấp để theo dõi các khoản chi tiêu tiền mặt danh nghĩa, do đó, khả năng xảy ra sai sót kế toán trong hệ thống tiền mặt nhỏ là không thể phủ nhận.
# 4 - Bội chi
Việc không đặt ra các giới hạn chi tiêu cho mọi giao dịch danh nghĩa thậm chí có thể khiến một tổ chức có nguy cơ đối mặt với tình trạng bội chi khi mua hàng.
# 5 - Trộm cắp
Trong trường hợp không có các biện pháp kiểm soát thích hợp, tài khoản tiền mặt lặt vặt của công ty có thể bị nhân viên sử dụng sai mục đích và sẽ trở nên khó khăn để tìm ra ai đã rút tiền mặt.
# 6 - Chiếm đoạt
Trong trường hợp không có các biện pháp kiểm soát thích hợp, các nhân viên của công ty có khả năng cao bị chiếm đoạt tài sản vì tiền mặt lặt vặt là một loại tài sản lưu động.
Điểm quan trọng
- Thông thường, các quỹ tiền mặt lặt vặt được giám sát bởi những người giám sát, những người giúp xử lý các tài khoản và phân phối tiền mặt cho nhân viên của công ty. Đổi lại, sau này cung cấp các biên lai hoàn toàn liên quan đến kinh doanh.
- Các quỹ tiền mặt nhỏ được thành lập với một số tiền xác định trước và số tiền này tương ứng được ghi vào sổ cái của đơn vị.
- Bộ phận hành chính của một tổ chức chịu trách nhiệm duy trì sổ quỹ tiền mặt.
- Tất cả các khoản chi tiêu được thanh toán từ các quỹ tiền mặt nhỏ nhất thiết phải được ghi lại cùng với biên lai.
- Hệ thống Imprest cũng có thể được sử dụng để chi trả cho tiền lương của nhân viên, cổ tức, khuyến khích, tiền thưởng, phần thưởng và chi phí đi lại.
Phần kết luận
- Tài khoản tiền mặt nhỏ là một hệ thống Imprest được sử dụng rộng rãi, nơi các khoản chi tiêu danh nghĩa được ghi lại. Hệ thống tiền mặt nhỏ là một phương pháp đơn giản và thân thiện với người dùng cho phép bổ sung tất cả các khoản chi tiêu. Hệ thống nói trên có thể giúp một tổ chức theo nhiều cách.
- Các tổ chức có thể sử dụng hệ thống tiền mặt nhỏ để giảm thiểu sai sót, loại bỏ gian lận, kiểm soát các chi phí lặt vặt, giảm bớt gánh nặng cho các thủ quỹ cấp cao và những thứ khác.
- Nhưng những người sử dụng hệ thống Imprest cũng phải nhận thức được nhiều nhược điểm của nó như khả năng bị trộm cắp, chiếm đoạt, bội chi, v.v. và sử dụng nó cho phù hợp. Do đó, các tổ chức phải thiết kế một bộ chính sách quy định cách xử lý tiền mặt để tránh tất cả các vấn đề liên quan.
