Danh sách thả xuống trong excel là các tùy chọn có sẵn trong mỗi ô để người dùng chọn làm đầu vào hoặc bất kỳ tham số nào, đây là một cách rất độc đáo để lấy một giá trị từ người dùng khi chúng tôi muốn giới hạn phản hồi để có ít cơ hội một giá trị rác để hiển thị trong dữ liệu của chúng ta, nó giống như chúng ta đang xác định trước các giá trị mà người dùng có thể nhập vào, có ba cách để tạo danh sách thả xuống trong excel.
Danh sách thả xuống trong Excel là gì?
Tôi biết mọi người trong excel đều gặp phải vấn đề nhập dữ liệu không rõ ràng từ các phòng ban khác. Ví dụ: thay vì nhập “Ravish”, một người nào đó đã nhập “Ravish” Sai lầm mà họ đã làm ở đây là họ đã nhập thêm một khoảng trắng sau tên.
Thật tuyệt làm sao khi đưa ra một danh sách xác định trước cho người dùng và không cho phép họ nhập bất kỳ mục thủ công nào; thay vào đó, họ chỉ chọn từ danh sách đã cho và không chọn từ bất kỳ nơi nào khác - được gọi là Danh sách thả xuống trong Excel.
Ví dụ điển hình là: Bạn đang thực hiện một cuộc khảo sát trực tuyến và đối với tất cả các câu hỏi, bạn cần có hoặc KHÔNG làm câu trả lời. Chúng ta là con người; thay vì viết CÓ hoặc KHÔNG, chúng tôi viết câu chuyện của chính mình.
Làm thế nào để tạo một danh sách thả xuống trong Excel?
Chúng ta hãy hiểu cách tạo danh sách thả xuống trong excel với các ví dụ.
Danh sách thả xuống trong Excel cho phép bạn tạo một loạt danh sách và hạn chế người dùng nhập thủ công. Bằng cách tạo DANH SÁCH DROPDOWN, chúng tôi có thể cho phép người dùng trả lời những câu hỏi đó chỉ từ danh sách được xác định trước.
Trong excel danh sách thả xuống còn được gọi là “ Xác thực dữ liệu trong Excel” , nằm trong tab Dữ liệu; chúng tôi có Xác thực dữ liệu.
Hãy làm theo bài viết này để khám phá sức mạnh của Danh sách thả xuống trong Excel.
Ví dụ # 1 - Tạo danh sách thả xuống tĩnh trong Excel
Đây là Ok; hãy để tôi tạo một danh sách thả xuống đơn giản. Tôi có tên thành phố và chi tiết doanh thu. Tôi muốn tạo một danh sách thả xuống cho tất cả các thành phố.
Bây giờ trong ô D2, tôi muốn tạo một danh sách thả xuống của tất cả các thành phố có sẵn từ A2 đến A14.
Bước 1: Chọn ô D2.
Bước 2: Đi tới Dữ liệu, sau đó Xác thực dữ liệu và Xác thực dữ liệu.
Phím tắt để mở Xác thực dữ liệu là:
Bước 3: Khi bạn nhấp vào Data Validation, nó sẽ mở ra cửa sổ bên dưới.
Bước 4: Trong Cài đặt và cho phép: nhấp vào danh sách thả xuống và chọn DANH SÁCH.
Bước 5: Sau khi bạn chọn DANH SÁCH, nó sẽ thế nào phần NGUỒN. Trong phần NGUỒN này, hãy chọn phạm vi thành phố.
Bước 6: Nhấn OK nó sẽ tạo danh sách thả xuống đã chọn trong ô D2.
Bước 7: Bây giờ hãy thử nhập bất kỳ giá trị nào vào ô D2; nó sẽ hiển thị kết quả, vì "Giá trị bạn đã nhập không hợp lệ."
Bước 8: Thay vì excel đưa ra thông tin; chúng tôi có thể sửa đổi thông tin của riêng mình cho người dùng nếu họ nhập các giá trị theo cách thủ công.
Chọn ô D2 và nhấn alt = "" + A + V + V, sau đó chuyển đến Nhập tin nhắn
Bước 9: Trong hộp này Tiêu đề: “Bạn không thể nhập giá trị.”
Thông báo đầu vào: Vui lòng chỉ chọn từ danh sách.
Bước 10: Bây giờ, chọn ô D2. Ngay sau khi bạn chọn ô, D2, nó sẽ hiển thị thông tin bạn đã nhập.
Bước 11: Một lần nữa, chọn ô và nhấn alt = "" + A + V + V và đi tới Cảnh báo lỗi.
Bước 12: Trong tùy chọn Style , bạn có thể dừng lại, đưa ra các biểu tượng Cảnh báo và Thông tin. Bạn có thể chọn bất kỳ một trong số chúng.
Bước 13: Bây giờ, trong Tiêu đề: đề cập đến tiêu đề lỗi của bạn và trong Thông báo lỗi, hãy đề cập đến thông báo bạn muốn hiển thị.
Bước 14: Bây giờ, hãy thử nhập dữ liệu theo cách thủ công; nó sẽ hiển thị thông báo lỗi bạn đã tạo.
Ví dụ # 2 - Tạo danh sách thả xuống động trong Excel
Chúng tôi có thể tạo một danh sách thả xuống động. Động có nghĩa là khi dữ liệu tăng lên, danh sách thả xuống của chúng tôi cũng sẽ hiển thị các giá trị được cập nhật.
Lấy dữ liệu trước đó cho ví dụ này. Thêm hai tên thành phố nữa.
Đối với danh sách trước, tôi đã thêm 2 thành phố nữa là Napier và Geneva.
Nếu bạn đi đến excel của chúng tôi, danh sách thả xuống, ô (D2) và nhấp vào danh sách thả xuống trong excel. Nó sẽ chỉ hiển thị danh sách đã chọn trước đó, không hiển thị danh sách đã cập nhật.
Nó chỉ hiển thị danh sách cho đến Cape Town. Nó không hiển thị các giá trị mới được nhập.
Để làm cho danh sách thả xuống của chúng ta được cập nhật, chúng ta cần tạo Dãy được đặt tên và sau đó tạo danh sách thả xuống trong excel.
Bước 1: Vào Công thức rồi đến Trình quản lý tên.
Bước 2: Nhấp vào Trình quản lý tên và chọn Mới.
Bước 3: Sau khi bạn nhấp vào Mới. Áp dụng công thức, như thể hiện trong hình ảnh bên dưới.
Bước 5: Trong NGUỒN, thay vì chọn phạm vi, hãy nhập Tên mà chúng ta đã tạo ở Bước 3. Bước 4: Bây giờ chọn ô D5 và nhấn alt = "" + A + V + V và chọn danh sách.
Bước 6: Bây giờ nhập thêm hai tên thành phố và kiểm tra danh sách thả xuống.
Tôi đã nhập Haryana và Colombo vào danh sách. Nếu tôi nhấp vào danh sách thả xuống trong excel, nó đang nắm bắt các giá trị mới mà tôi đã nhập vào danh sách.
Những điều cần ghi nhớ
- Chúng ta có thể tạo danh sách thả xuống động bằng cách sử dụng bảng excel.
- Chúng ta có thể tạo một danh sách thả xuống động bằng cách sử dụng hàm INDIRECT.
- Chúng ta có thể nhập trực tiếp các giá trị để liệt kê trực tiếp thay vì chọn dãy giá trị.
- Chúng ta có thể sao chép và dán ô thả xuống vào bất kỳ ô nào khác.
- Chúng tôi cũng có thể tạo một danh sách thả xuống phụ thuộc trong excel.
- Khi trình quản lý tên trong excel đã được tạo trong phạm vi nguồn trong xác thực dữ liệu, chúng ta chỉ cần nhập F3; nó sẽ mở ra toàn bộ danh sách người quản lý tên. Tại đây bạn có thể chọn tên mà bạn muốn.
