Số dư Thử nghiệm trong Kế toán (Định nghĩa, Sai sót) - Làm thế nào để chuẩn bị?

Mục lục

Số dư Thử nghiệm trong Kế toán là gì?

Số dư Thử nghiệm trong Kế toán là gì?

Số dư Thử nghiệm là báo cáo kế toán trong đó số dư cuối kỳ của các sổ cái khác nhau của công ty được trình bày vào cột ghi nợ / ghi có theo số dư của chúng trong đó số tiền ghi nợ được liệt kê trên cột ghi nợ và số tiền ghi có được liệt kê trên cột ghi có và tổng của cả hai phải bằng nhau.

Vào cuối năm tài chính, số dư của tất cả các tài khoản sổ cái được trích. Chúng được lập theo số dư thử nghiệm (một loại báo cáo tài chính) và cuối cùng được tổng hợp lại để xem liệu tổng số dư nợ và tổng số dư có tương ứng nên được kiểm kê hay không. Nó cũng có thể được phát biểu như một bản báo cáo về tổng số dư nợ và số dư có được trích từ các tài khoản khác nhau trên sổ cái để kiểm tra tính chính xác toán học của sổ sách.

Mục tiêu của Cân thử

Có nhiều mục tiêu khác nhau của việc chuẩn bị cân bằng Thử nghiệm được đề cập dưới đây:

Để có số dư của tất cả các tài khoản trên sổ cái để tránh việc phải xem qua các trang của sổ cái để tìm hiểu.
Có tư liệu cho việc lập báo cáo tài chính của tổ chức.
Có độ chính xác về mặt số học của sổ sách kế toán theo thỏa thuận của số dư thử nghiệm.
Để có bằng chứng rằng việc ghi hai lần của mỗi giao dịch đã được ghi lại theo thỏa thuận của nó.
Để hướng dẫn xác định lỗi.

Làm thế nào để chuẩn bị một số dư dùng thử?

Các phương pháp sau có thể được sử dụng để chuẩn bị Cân thử -

Tổng phương pháp. Phương pháp này cho biết, tổng số tiền ghi nợ và số tiền có của mỗi tài khoản được hiển thị trong hai cột số tiền đối chiếu, tức là một cột cho số dư nợ và một cột khác cho số dư có .
Phương pháp Cân bằng. Trong phương pháp này, sự khác biệt của mỗi số tiền được lấy ra. Trường hợp số dư bên Nợ lớn hơn số dư bên Có thì số chênh lệch được ghi vào cột bên Nợ.

Trong hai phương pháp lập nêu trên, phương pháp số dư là phương pháp thứ hai thường được sử dụng trong thực tế vì nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính.

Sau đây là các bước cần thiết để chuẩn bị cân thử.

Vào cuối niên độ kế toán, tất cả các tài khoản và sổ cái phải được đóng.
Số dư cuối kỳ của sổ cái sẽ được đăng.
Các lỗi phải được xác định.
Một tài khoản tạm thời sẽ được tạo ra tạm thời để kiểm đếm tổng số dư thử nghiệm cho đến khi các mục điều chỉnh được thực hiện.
Các bút toán điều chỉnh được yêu cầu vào cuối năm, mà trước đây chưa được hạch toán để kết hợp số dư thử nghiệm.

Lỗi trong số dư dùng thử

Sự tương ứng của cân bằng thử nghiệm không được nêu như là bằng chứng xác thực cho độ chính xác tuyệt đối của các cuốn sách. Nó chỉ cho biết độ chính xác toán học của sổ sách kế toán. Số dư Thử nghiệm có thể đồng ý, nhưng có thể có một số lỗi của các loại sau đây vẫn chưa được tiết lộ.

Lỗi bỏ sót - Nếu bút toán chưa được ghi vào sổ phụ thì cả ghi nợ và ghi có sẽ bị bỏ sót. Và thỏa thuận về số dư dùng thử sẽ không bị ảnh hưởng dưới bất kỳ hình thức nào.
Lỗi bù - Đây là những sai sót tự bù đắp trong kết quả ròng. Tức là, Ghi nợ quá mức hoặc thiếu tín dụng của các tài khoản khác nhau được vô hiệu hóa bởi các khoản ghi có hoặc thiếu tín dụng đối với cùng một mức độ của các tài khoản khác. Ví dụ: dưới mức đăng 500 đô la ở bên ghi nợ của một tài khoản nhất định sẽ được đền bù bằng cách đăng dưới 100 đô la ở bên ghi có của tài khoản khác và bỏ qua việc ghi có 400 đô la cho tài khoản thứ ba. Lỗi này cũng có thể được hóa giải bằng cách đăng quá $ 500 ở bên ghi nợ trong một số tài khoản hoặc tài khoản khác.
Các sai sót về nguyên tắc - Những sai sót này sẽ không ảnh hưởng đến thỏa thuận của số dư thử do chúng phát sinh từ việc ghi nợ hoặc ghi có của các chủ tài khoản sai, vì sẽ không phù hợp với các nguyên tắc cơ bản của kế toán bút toán kép. Ví dụ: 1.500 đô la chi tiêu cho việc mở rộng tòa nhà được ghi nợ sai vào tài khoản sửa chữa thay vì tài khoản xây dựng sẽ không ảnh hưởng đến thỏa thuận của Số dư dùng thử. Do đó, những sai sót này phát sinh bất cứ khi nào một tài sản được coi là chi phí hoặc nợ phải trả như thu nhập hoặc ngược lại.
Mục nhập sai trong sổ phụ - Nếu khoản tín dụng mua $ 450 từ James bị viết sai thành $ 540 trong sổ mua hàng, thì lỗi đó sẽ không được tiết lộ. Vì việc đăng trên cả bên ghi nợ của tài khoản mua hàng và bên ghi có của tài khoản James sẽ có số tiền sai là $ 540, vì vậy số dư thử nghiệm sẽ đồng ý.
Đăng một mặt hàng vào đúng bên nhưng sai tài khoản - Nếu giao dịch mua trị giá 100 đô la từ Carl James đã được ghi có cho Mathew Woods thay vì Carl James, nó sẽ không phát hiện ra lỗi như vậy.

Có những lỗi sau đây được tiết lộ do sự bất đồng.

Một sổ cái cụ thể từ một sổ phụ vào sổ cái bị bỏ qua để đăng - Ví dụ: một giao dịch mua $ 500 từ Anthony bị bỏ qua để được ghi có vào tài khoản của anh ấy. Do lỗi này, con số của chủ nợ lặt vặt được hiển thị trong số dư thử nghiệm sẽ giảm $ 500 và số dư tín dụng sẽ ít hơn $ 500 so với số dư nợ tương ứng.
Nhập số tiền không chính xác trong bảng sao kê sổ cái - Ví dụ, một khoản tín dụng bán $ 1000 cho Anya đã đăng sai tài khoản của cô ấy ở mức $ 100. Ảnh hưởng của lỗi này là số người nợ lặt vặt sẽ giảm đi $ 900 và tổng số bên ghi nợ của số dư dùng thử sẽ nhỏ hơn 900 đô la so với số dư có.
Nhập một số tiền vào bên không chính xác của bảng sao kê sổ cái - Ví dụ: khoản chiết khấu $ 10 đó cho phép một khách hàng được đăng sai vào khoản ghi có thay vì bên ghi nợ của khoản chiết khấu được phép. Do kết quả của lỗi này, trong số dư thử nghiệm, bên có sẽ vượt quá $ 20. Tức là, số tiền sai sót sẽ tăng gấp đôi.
Việc đưa vào tài khoản sổ cái không chính xác - Ví dụ, vào cuối năm tài chính trong khi kiểm đếm tài khoản vốn, số tiền ghi có $ 9,900 bị lấy nhầm thành $ 8,900; Do lỗi này, tổng số dư của bản dùng thử bên tín dụng sẽ thiếu $ 1,000.
Tổng cộng các sách phụ bị sai - Ví dụ: một sách Bán hàng bị u ám $ 50. Do kết quả của loại lỗi này, phần ghi có trong số dư thử nghiệm sẽ cao hơn $ 50 vì tài khoản bán hàng sẽ xuất hiện ở con số cao hơn bên có trong số dư thử nghiệm.
Đăng hai lần một mục trong sổ phụ vào tài khoản sổ cái - Đó là khoản thanh toán 500 đô la cho một chủ nợ đã nhập hai lần vào tài khoản của anh ta.
Số tiền của một tài khoản bị bỏ sót trong số dư thử nghiệm - Số dư ngân hàng và tiền mặt có thể đã bị bỏ sót.
Số dư của các tài khoản khác nhau được đăng không chính xác - Ví dụ: số dư 52 đô la trong tài khoản cố định được đăng sai thành 25 đô la.
Số dư của một số tài khoản được nhập vào không chính xác - Đó là số dư của tài khoản được hưởng hoa hồng được đề cập sai vào tài khoản ghi nợ thay vì tài khoản tín dụng.
Tổng kết sai số dư thử nghiệm sẽ dẫn đến sự bất đồng.

Vị trí của lỗi

Bất cứ khi nào có bất đồng, các bước quan trọng phải được thực hiện để xác định lý do của sự khác biệt:

Kiểm tra lại tổng số và phát hiện ra số tiền chênh lệch thực tế.
Sự khác biệt trong tổng số tiền sẽ được chia làm hai và tìm xem có bất kỳ số dư nào của cùng một số tiền trong số dư thử nghiệm hay không. Có thể số dư như vậy có thể đã được ghi sai bên trái, do đó gây ra sự chênh lệch gấp đôi số tiền.
Nếu các bước nêu trên không xác định được sai sót thì số dư thử chênh lệch phải chia hết cho 9. Nếu hiệu số chẵn chia hết cho 9, sai số có thể xảy ra do chuyển vị hoặc đổi chỗ các số liệu. Chuyển vị xảy ra khi 54 được viết như 45 hoặc 98 thành 89, v.v. Sự chuyển vị diễn ra khi các chữ số của các số được chuyển sang trái hoặc phải. Nghĩa là, khi $ 5, 450 được viết là $ 54. 50. Nếu có sự chuyển vị hoặc chuyển vị của các hình, tìm kiếm có thể được thu hẹp xuống các số mà các lỗi này có thể đã được thực hiện.
Xác minh rằng từng số dư của tất cả các tài khoản, bao gồm cả tiền mặt và số dư ngân hàng, đều có liên quan.
Xác minh các số dư đầu kỳ đã được chuyển chính xác vào tài khoản của năm nay.
Nếu sự khác biệt là một số tiền lớn, hãy đối chiếu số dư thử nghiệm của năm hiện tại với năm trước và xem các số dưới các chủ tài khoản tương tự có gần giống với số dư của năm trước hay không và số dư của chúng có giống nhau không. bên. Nếu con số chênh lệch của cả hai năm là rất lớn, xác định nguyên nhân của sự khác biệt.
Nếu các bước được đề cập ở trên không phát hiện ra lỗi, hãy thực hiện các bước sau để kiểm tra:
- Kiểm tra tổng số các sổ phụ.
- Kiểm tra việc đăng từ nhật ký hoặc sổ phụ trên sổ cái.
- Xác minh số dư rút ra từ sổ cái.
- Danh sách số dư sẽ được chọn lại.

Nếu tất cả những nỗ lực này không xác định được lỗi, tất cả các sổ nhập nguyên tố phải được ép kiểu và việc đăng lên sổ cái phải được kiểm tra lại.

Tài khoản tạm ngưng và số dư dùng thử

Nếu không thể xác định được lỗi mặc dù đã thực hiện các bước trên, phần chênh lệch của số dư thử nghiệm sẽ được chuyển vào tài khoản tạm ngưng và do đó nó sẽ được tính. Sau đó, khi lỗi xảy ra sẽ được xác định vị trí, chúng có thể được sửa chữa thông qua tài khoản tạm ngưng. Tài khoản bị treo sẽ bị loại bỏ khi tất cả các lỗi sẽ được định vị.

Ví dụ: Cân thử sau đã được chuẩn bị.

Chi tiết	Số dư Nợ ($)	Số dư Tín dụng ($)
Tài khoản tiền mặt	12.220	0
Tài khoản vốn	0	45000
Tài khoản ngân hàng	14.000	0
Tài khoản mua hàng	22.000	0
Tài khoản bán hàng	0	12.500
Tài khoản nội thất	5.000	0
Trả lại tài khoản bên ngoài	0	1.000
Tài khoản chiết khấu	0	20
Tài khoản Bản vẽ	1.000	0
Tài khoản thuê điện thoại	400	0
Tài khoản văn phòng phẩm	200	0
Thuê tài khoản	1.000	0
Tài khoản tiền lương	2.500	0
Trả về tài khoản bên trong	200	0
TOÀN BỘ	58.520	58.520

Hạn chế

Nó chỉ có thể được chuẩn bị cho những mối quan tâm khi hệ thống kế toán kép được áp dụng, điều này không hữu ích trong hệ thống bút toán đơn. Cơ sở hệ thống hai mục này rất tốn kém và không thể được chấp nhận bởi những lo ngại nhỏ.
Mặc dù số dư thử nghiệm cung cấp độ chính xác về mặt số học của sổ sách kế toán, nhưng một số lỗi nhất định không được tiết lộ. Vì lý do này, người ta nói rằng số dư theo đường mòn không phải là bằng chứng thuyết phục cho các sổ sách về tính chính xác của tài khoản.
Nếu số dư thử nghiệm chính xác không được chuẩn bị, thì tài khoản cuối cùng sẽ không xem xét báo cáo hoạt động của tổ chức mà không có sai sót trọng yếu. Bất kể nhóm người nào khác nhau, đưa ra kết luận và quyết định, sẽ không đúng và chính xác và sẽ đánh lừa những người đó.