Tải xuống mẫu
Excel Google Trang tínhCác phiên bản khác
- Excel 2003 (.xls)
- OpenOffice (.ods)
- CSV (.csv)
- Doc di động. Định dạng (.pdf)
Mẫu theo dõi hóa đơn - Theo dõi trạng thái thanh toán và lập hóa đơn tự động
Một mẫu theo dõi hóa đơn có thể rất tốn kém cho một tổ chức. Nó giúp các công ty dễ dàng đánh giá bản tóm tắt lão hóa của khách hàng và theo dõi trạng thái thanh toán của họ. Với theo dõi hóa đơn, các công ty có thể tự động lập hóa đơn, lập lịch hóa đơn, thu thập thông tin chi tiết về dòng tiền vào và ra, theo dõi thanh toán, theo dõi hóa đơn và thậm chí tùy chỉnh các mẫu hóa đơn của họ.
Điều này giúp các công ty có thể lập hóa đơn và hạch toán ở một nơi và thậm chí cho phép họ gửi lời nhắc tự động cho khách hàng để xóa các khoản thanh toán đang chờ xử lý của họ. Theo dõi hóa đơn có thể là một trải nghiệm liền mạch cho các công ty vì họ trở nên dễ dàng tạo hóa đơn và theo dõi các khoản thanh toán đang chờ xử lý.
Giới thiệu về Mẫu
- Một công ty sẵn sàng theo dõi các hóa đơn của mình có thể dễ dàng tiết kiệm thời gian và năng lượng của mình với việc sử dụng mẫu này. Nó có tất cả các yếu tố bắt buộc mà một công ty cần phải tuân theo các hóa đơn của mình.
- Các yếu tố bắt buộc được đề cập trong hóa đơn là thông tin chi tiết về người bán, người mua có hóa đơn được yêu cầu theo dõi, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn và tất cả các thông tin khác về mọi giao dịch do một công ty thực hiện trong thời gian hóa đơn được lập.
Thành phần
Các chi tiết được yêu cầu trong mẫu hóa đơn được cung cấp ở trên được cung cấp và thảo luận bên dưới-
# 1 - Tiêu đề của Mẫu
Mẫu phải có tiêu đề nêu rõ “mẫu theo dõi hóa đơn”. Lý do cung cấp tiêu đề này là để đảm bảo rằng người dùng có thể dễ dàng hiểu được mục đích của mẫu này.
# 2 - Ngày lập hóa đơn
Ngày của hóa đơn là rất quan trọng để nhà cung cấp cung cấp và không được đề cập sai hoặc bỏ qua ngày đó. Ngày tháng phải được cung cấp ở trên cùng và ở phía bên phải của mẫu.
# 3 - Tóm tắt về tuổi tác của những con nợ
Bản tóm tắt lão hóa của một con nợ cụ thể phải hiển thị ở góc trên cùng bên trái và cung cấp bản tóm tắt lão hóa cùng với ngày tháng. Sau khi tất cả thông tin này được cung cấp, tổng số dư phải được tính bằng cách cộng tất cả các giá trị cũ. Bản tóm tắt này sẽ được tính toán dựa trên các chi tiết được lập trong phần làm việc của hóa đơn.
# 4 - Thông tin chi tiết về Công ty (Người bán)
Công ty đứng đầu bán hàng nhất thiết phải cung cấp các thông tin chi tiết trong hóa đơn khi được yêu cầu ở bất cứ đâu. Phía trên cùng bên trái của hóa đơn phải có thông tin chi tiết về nhà cung cấp, chẳng hạn như tên công ty, địa chỉ đầy đủ cùng với mã bưu điện và quốc gia, id email, fax và số tham chiếu.
# 5 - Chi tiết về Con nợ
Tên của khách nợ cần được theo dõi trong hóa đơn phải được đề cập bên dưới thông tin chi tiết của nhà cung cấp. Ngoài tên, số liên lạc và địa chỉ của anh ta cũng phải được cung cấp trong hóa đơn theo dõi. Những chi tiết này bắt buộc phải được đề cập ở phía bên trái ngay dưới phần chi tiết của công ty cung cấp.
# 6 - Phân đoạn Tính toán
Phân đoạn tính toán có thể được chia thành nhiều tiêu đề phụ khác nhau. Các bộ phận này được cung cấp và thảo luận dưới đây:
# 7 - Ngày tháng
Ngày cho mỗi giao dịch phải được cung cấp trong hóa đơn. Quá trình tính toán sau đây sẽ dễ dàng hơn trong việc đánh giá tuổi của người mắc nợ.
# 8 - Số hóa đơn
Số hóa đơn phải được cung cấp ngay sau ngày. Nó sẽ đảm bảo rằng các giao dịch được nhập được sắp xếp theo thứ tự và không ngẫu nhiên.
# 9 - Tên khách hàng
- Tên con nợ hoặc khách hàng phải được đề cập ngay bên cạnh ngày. Tên của khách hàng là rất quan trọng để đề cập vì đây không phải là hóa đơn được lập cho khách hàng cá nhân. Loại hóa đơn này được tạo sau khi kết hợp chi tiết của tất cả các giao dịch do một công ty thực hiện với các loại khách hàng khác nhau.
- Tất cả các khách hàng đã giao dịch với công ty trong thời gian lập hóa đơn phải được nhập hợp lệ. Nó làm cho quá trình theo dõi trạng thái thanh toán của khách hàng dễ dàng cho các công ty và cũng cho phép họ giao dịch với khách hàng theo hình thức thanh toán của họ.
- Ví dụ: nếu một con nợ trì hoãn các khoản thanh toán của mình, thì công ty sẽ chọn không cấp thêm hàng cho anh ta theo hình thức tín dụng và sẽ đảm bảo có đầy đủ các quy trình theo dõi trong khi một con nợ thanh toán đúng hạn sẽ luôn được công ty coi trọng và đánh giá cao. .
# 10 - Các chi tiết khác
Công ty cũng phải cung cấp ngày đến hạn cho mỗi giao dịch cùng với khoản thanh toán đến hạn và nhận được từ khách hàng; và theo đó tính toán tóm tắt tuổi già, số dư chưa thanh toán của họ, và dựa trên tất cả những điều này, đánh giá tình trạng của họ.
Cách sử dụng mẫu theo dõi hóa đơn này
Sau đây là các bước phải được thực hiện để sử dụng mẫu theo dõi lập hóa đơn:
- Người sử dụng mẫu phải nhập tất cả các chi tiết theo yêu cầu vào các trường chưa được điền trước.
- Người dùng phải bắt đầu với việc đặt tên cho hóa đơn để có thể biết được mục đích của hóa đơn này.
- Người dùng phải đề cập đến thông tin chi tiết của công ty mình như tên, địa chỉ văn phòng, số liên lạc, id email và fax.
- Người dùng cũng phải cung cấp ngày của hóa đơn trong mẫu.
- Người dùng phải đề cập đến tên, địa chỉ và số liên lạc của khách hàng hoặc tình trạng lão hóa của khách hàng và bản tóm tắt mà anh ta muốn tìm hiểu.
- Người dùng phải chuyển sang phân đoạn tiếp theo và điền thông tin chi tiết cho từng giao dịch như số sê-ri, ngày giao dịch, khách hàng cho giao dịch đó, ngày đến hạn thanh toán, số tiền đến hạn cũng như số tiền nhận được từ giao dịch đó.
- Khi tất cả các đầu vào này được cung cấp, người dùng phải tính toán bản tóm tắt cũ và đánh giá số tiền chưa thanh toán cho khách hàng đó liên quan đến các giao dịch của anh ta và đề cập đến trạng thái thanh toán của anh ta cho phù hợp.
