Mẫu cơ sở dữ liệu cho Excel
Trong thế giới hiện đại, chúng ta có rất nhiều phần mềm để làm việc với cơ sở dữ liệu. Rốt cuộc, phân tích cuối cùng của phần mềm phức tạp sẽ chỉ được thực hiện với bảng tính. Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ và không đủ tiền mua phần mềm hiện đại thì không có gì phải lo lắng bởi vì, trong chính bảng tính excel, chúng tôi có thể xây dựng cơ sở dữ liệu về dữ liệu doanh nghiệp của bạn. Sau cùng, câu hỏi đặt ra là, làm thế nào chúng ta có thể xây dựng cơ sở dữ liệu trong một bảng tính excel? Trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn cách xây dựng một mẫu cơ sở dữ liệu excel.
Làm thế nào để tạo một mẫu cơ sở dữ liệu cho Excel?
Dưới đây là một số ví dụ về cách tạo mẫu cơ sở dữ liệu trong excel.
Ví dụ # 1 - Tạo Mẫu Cơ sở dữ liệu Bán hàng
Bán hàng là phương thức tạo ra doanh thu cho công ty. Tài chính đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động trơn tru của doanh nghiệp. Theo dõi hồ sơ bán hàng của bạn cũng rất quan trọng. Bây giờ chúng tôi sẽ hướng dẫn cách xây dựng mẫu “Cơ sở dữ liệu bán hàng” trong excel.
Bước 1: Khi thỏa thuận hoặc đề xuất kinh doanh đến, chúng ta cần quyết định loại yếu tố chúng ta cần ghi lại như một phần của bán hàng. Có tất cả các loại thông tin nói chung là một lựa chọn tốt, nhưng nếu dữ liệu có thể thêm vào danh sách rác của bạn, thì hãy loại bỏ những thứ không cần thiết.
Ở góc độ chung, tôi đã điền các tiêu đề chung dưới đây.
Bước 2: Bây giờ, dựa trên tiêu đề, chúng ta có thể bắt đầu điền dữ liệu vào tiêu đề tương ứng. Tôi đã điền một số dữ liệu mẫu bên dưới.
Một trong những quy tắc ngón tay cái của cơ sở dữ liệu là, nó phải ở định dạng bảng trong excel và mỗi bảng phải có tên riêng cho nó.
Trong khi tạo cơ sở dữ liệu, khi các tiêu đề của dữ liệu được cố định, chúng ta cần chuyển định dạng thành định dạng bảng. Vì vậy, trong excel sang chúng ta chỉ cần chuyển nó thành bảng.
Để tạo bảng, chúng ta cần tuân theo những quy định nhất định. Dưới đây là một số quy tắc nhất định.
Bản ghi cơ sở dữ liệu không được có bất kỳ hàng trống và cột trống nào.
Những loại định dạng cơ sở dữ liệu này rất nguy hiểm khi có, đặc biệt là khi chúng ta có những bản ghi khổng lồ để làm việc.
Một trong những lý do để tránh những hàng và cột trống này là do tính kỹ thuật của bảng tính. Thời điểm bảng tính nhận ra hàng trống hoặc cột trống. Nó cho rằng nó là phần cuối của cơ sở dữ liệu, và nó dẫn đến việc tóm tắt số sai.
Bước 3: Để tạo bảng, đặt con trỏ vào bên trong dữ liệu và nhấn Ctrl + T để mở hộp thoại tạo bảng.
Trong cửa sổ này, hãy chắc chắn rằng hộp kiểm “Bảng của tôi có tiêu đề” được đánh dấu vì cơ sở dữ liệu của chúng tôi có tiêu đề; nếu không, excel chỉ coi tiêu đề như một phần của bản ghi dữ liệu.
Bước 4: Bây giờ, bảng của bạn trông giống như bên dưới.
Vì nó đã tạo ra một bảng với màu sắc và định dạng riêng của bảng.
Chúng ta có thể thay đổi kiểu bảng mặc định. Đặt con trỏ vào bên trong bảng để xem một tab mới trong ruy-băng là “Thiết kế”. Trong “Thiết kế”, chúng ta có thể thấy nhiều tùy chọn.
Trong Kiểu bảng, hãy chọn kiểu bảng mà bạn muốn áp dụng cho cơ sở dữ liệu.
Tiếp theo, sau khi tạo bảng, chúng ta cần đặt tên bảng để đặt tên duy nhất cho nó. Trong Thiết kế, chỉ chúng ta mới có thể đặt tên cho bảng.
Bây giờ chúng ta có thể tham khảo cơ sở dữ liệu này bằng cách sử dụng tên bảng này “SalesRecords”.
Vì nó là một định dạng bảng cho cơ sở dữ liệu, bất kỳ bản ghi mới nào được nhập bên dưới bản ghi cuối cùng sẽ được cập nhật vào chính bảng này.
Trong hình trên, tôi đã nhập số sê-ri tiếp theo là 12; nếu tôi nhấn phím enter ngay bây giờ, nó sẽ chỉ đưa hàng này vào bảng.
Như thế này bằng cách sử dụng bảng tính excel, chúng ta có thể tạo cơ sở dữ liệu của riêng mình.
Ví dụ # 2 - Mẫu Excel Cơ sở dữ liệu Khách hàng
Tạo một mẫu excel cơ sở dữ liệu của khách hàng là rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Trong khi tạo một mẫu cơ sở dữ liệu trong excel, điều quan trọng là phải quyết định loại thông tin chúng tôi cần thu thập về khách hàng.
Dưới đây là những chi tiết chung mà chúng tôi thường thu thập về khách hàng.
Điền chi tiết dựa trên các tiêu đề.
Tương tự, tạo một định dạng bảng cho cơ sở dữ liệu.
Tiếp tục nhập chi tiết khách hàng khi bạn thu thập và bảng của bạn sẽ tự động mở rộng khi cơ sở dữ liệu tăng lên.
Những điều cần ghi nhớ
- Luôn luôn là một thực tiễn tốt để duy trì dữ liệu ở định dạng bảng bởi vì việc sử dụng định dạng bảng tự động tham chiếu đến bất kỳ sự bổ sung và xóa hàng và cột nào là có thể.
- Luôn đặt tên duy nhất cho bảng.
- Nếu bạn giỏi MS Access, hãy tải tệp lên MS Access.
