Bảng điều khiển trong Excel là gì?
Trang tổng quan trong Excel là một dạng Trực quan hóa Dữ liệu Nâng cao. Nó cung cấp cái nhìn sâu sắc và phân tích giúp ích trong việc ra quyết định. Nó giúp lập kế hoạch & đạt được các mục tiêu kinh doanh trong toàn tổ chức. Ngoài ra, nguồn dữ liệu để tạo trang tổng quan excel có thể là Bảng tính, Tệp văn bản, Trang web, Cơ sở dữ liệu tổ chức.
Các loại DashBoards trong Excel
- Bảng điều khiển chiến lược - Để theo dõi KPI (các chỉ số hiệu suất chính). Được sử dụng trong các tổ chức để ra quyết định quan trọng, cho các cơ hội kinh doanh, tập trung vào dự báo và tăng trưởng công ty trong tương lai, ví dụ: (doanh số hàng tháng, hàng quý và hàng năm)
- Bảng điều khiển phân tích - Giúp xác định hoặc xác định các xu hướng hiện tại hoặc tương lai.
- Bảng điều khiển hoạt động - Điều gì đang xảy ra trong một tổ chức? Giám sát hoạt động, hoạt động và sự kiện của công ty.
- Trang tổng quan thông tin - Nó dựa trên các dữ kiện, số liệu và thống kê. Ví dụ: bảng điều khiển hồ sơ & hiệu suất của cầu thủ, bảng thông tin chuyến bay đến / đi tại các sân bay.
Các công cụ được sử dụng để tạo bảng điều khiển Excel
- Bảng Excel, Biểu đồ, Bảng tổng hợp & Biểu đồ, Cắt trong Excel, mốc thời gian, Định dạng có điều kiện (Thanh dữ liệu, thang màu, Bộ biểu tượng), Dải ô được đặt tên trong excel, Xác thực dữ liệu trong excel, Đường gấp khúc trong Excel, Macro, Hình dạng tự động & bảng điều khiển vật dụng.
- Điều khiển tương tác - Thanh cuộn trong excel, nút radio, hộp kiểm, Danh sách thả xuống trong Excel.
- Các công thức Excel như SUMIF trong Excel, OFFSET Excel, COUNT, VLOOKUP, INDEX MATCH và các công thức khác.
Lưu ý: Trước khi làm việc trên trang tổng quan, bạn cần tìm và loại bỏ các phần trùng lặp, xóa các khoảng trắng ở đầu, cuối hoặc kép và xóa các khoảng trống và lỗi trong tệp dữ liệu thô
Cách tạo Trang tổng quan trong Excel? (với các ví dụ)
Ví dụ # 1 - Bảng điều khiển so sánh (Hiệu suất bán hàng của hai công ty)
Trong dữ liệu thô. Tôi có một công ty hai dược phẩm với dữ liệu bán hàng hàng tháng và hàng quý. Tôi cần trình bày và so sánh hiệu quả hoạt động bán hàng của 2 công ty dược phẩm hàng tháng và hàng quý trong Bảng điều khiển so sánh.
- Bước 1: Sao chép phạm vi dữ liệu bán hàng của Nhân loại trong cột đầu tiên, Tháng trong cột thứ hai và phạm vi dữ liệu bán hàng dược phẩm Ajantha trong cột thứ ba.
- Bước 2: Chọn toàn bộ phạm vi dữ liệu và tăng chiều cao & chiều dài của hàng với sự trợ giúp của phím alt + HOH , tức là từ 15 đến 25, để hiển thị tốt hơn các thanh dữ liệu màu.
- Bước 3: Bây giờ chọn phạm vi dữ liệu bán hàng nhân loại từ tháng 1 đến tháng 12, bây giờ chuyển đến định dạng có điều kiện trong tab Trang chủ, bên dưới thanh dữ liệu được chọn và trong thanh dữ liệu, hãy chọn thêm quy tắc thanh dữ liệu.
- Bước 4: Cửa sổ quy tắc định dạng mới xuất hiện; phạm vi dữ liệu bán hàng của chúng tôi là từ 0 đến 9000, do đó, trong "chỉnh sửa mô tả quy tắc", hãy chọn loại dưới dạng số và nhập giá trị tối đa, tức là 9000.
- Bước 5: Trong giao diện Thanh, chọn màu bạn chọn trong tùy chọn màu vì dữ liệu nằm ở phía bên phải, do đó, dưới hướng thanh, hãy chọn từ phải sang trái.
- Bước 6: Nếu bạn không muốn xuất hiện dữ liệu bán hàng trên các thanh dữ liệu màu, thì hãy chọn hoặc nhấp vào chỉ hiển thị trên thanh hiển thị. Nhấp vào ok. Giờ đây, bạn có thể thấy các thanh dữ liệu màu xuất hiện trong mỗi hàng dữ liệu bán hàng hàng tháng.
- Bước 7: Các bước tương tự được thực hiện đối với dữ liệu bán hàng của Ajantha pharma, chỉ có hướng thanh, tùy chọn cần được thay đổi, tức là từ trái sang phải (Vì dữ liệu nằm ở phía bên trái)
Lưu ý: Đồng thời, các bước này được áp dụng cho dữ liệu bán hàng hàng quý; ngoài ra, chỉ tùy chọn số tối đa cần được thay đổi thành 25000 trong phần chỉnh sửa mô tả quy tắc với thanh màu khác.
Tại đây trong dữ liệu bán hàng, bạn có thể kiểm tra tiến độ bán hàng mà công ty đã thực hiện hàng tháng và hàng quý.
Ngoài thanh dữ liệu, một loại chỉ báo so sánh được đề cập bên dưới cũng có thể được sử dụng dựa trên yêu cầu của bảng điều khiển.
Ví dụ # 2 - Tạo Bảng điều khiển Excel Hiệu suất Bán hàng Sử dụng Đối tượng Pivotchart & Slicer
Với sự trợ giúp của các đối tượng PivotChart và Slicer, hãy tạo một bảng điều khiển excel nơi bạn có thể dễ dàng tóm tắt dữ liệu bán hàng cho từng đại diện.
Dữ liệu được đề cập dưới đây chứa tổng hợp thông tin bán hàng theo ngày, người bán hàng và khu vực.
- Bước 1: Tạo đối tượng bảng
Ban đầu, Tập dữ liệu được chuyển đổi thành một đối tượng bảng; nó có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào bên trong tập dữ liệu, sau đó nhấp vào tab Chèn rồi chọn Bảng.
Một cửa sổ bật lên tạo bảng xuất hiện, nơi nó hiển thị dải dữ liệu & tiêu đề, và nhấp vào OK.
Khi đối tượng bảng được tạo, nó sẽ xuất hiện như được đề cập bên dưới.
- Bước 2: Bảng tổng hợp
Trong bảng điều khiển, chúng tôi cần tóm tắt dữ liệu bán hàng cho từng đại diện theo khu vực và hàng quý. Do đó, chúng ta cần tạo hai PivotTable.
- Để tạo một bảng tổng hợp cho nhân viên bán hàng theo khu vực khôn ngoan.
Trong đối tượng Tables, bấm vào bên trong tập dữ liệu, bấm vào tab Chèn, sau đó chọn bảng Tổng hợp trong excel và bấm ok. Ngăn Trường PivotTable xuất hiện trong một trang tính khác.
Trong ngăn Trường PivotTable, hãy kéo nhân viên bán hàng vào phần Hàng, Khu vực đến phần Cột và bán hàng vào phần Giá trị.
Một Bảng Tổng hợp được tạo cho Nhân viên bán hàng theo Khu vực khôn ngoan.
Tương tự, tạo PivotTable thứ hai theo cách tương tự.
- Để tạo bảng tổng hợp cho nhân viên bán hàng theo ngày hoặc theo quý.
Kéo ngày vào phần Hàng, nhân viên bán hàng vào phần Cột và bán hàng vào phần Giá trị
Một Bảng Tổng hợp được tạo cho Nhân viên bán hàng theo Ngày khôn ngoan.
Ở đây Chúng tôi muốn tổng hợp dữ liệu hàng quý; ngày của họ cần được nhóm thành "Quý". Để làm điều đó, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong cột Nhãn Hàng và chọn Nhóm.
Tab nhóm xuất hiện, với ngày bắt đầu & ngày kết thúc; trong danh sách BY, bỏ chọn Tháng (giá trị mặc định) và các tháng khác; bây giờ chỉ chọn Quarters, nó xuất hiện màu xanh lam sau khi chọn, sau đó bấm OK.
Sau khi nhóm theo quý, dữ liệu xuất hiện như được đề cập bên dưới.
- Bước 3: Biểu đồ xoay vòng
Ở đây, chúng ta cần dựa trên một PivotChart trên mỗi bảng tổng hợp đã tạo trong cả hai trang tính.
- Đi tới Bảng Pivot được tạo cho trang tính “Bán hàng theo khu vực”, bấm vào bên trong PivotTable, dưới tab Phân tích trong trang chủ, chọn PivotChart.
Cửa sổ bật lên biểu đồ Chèn xuất hiện, trong Thanh Chọn đó, bên dưới biểu đồ Thanh được chọn theo Cụm.
Biểu đồ xoay vòng xuất hiện cho "Doanh số theo khu vực".
Tại đây, bạn có thể ẩn khu vực, nhân viên bán hàng và tổng doanh số trong biểu đồ xoay vòng bằng cách nhấp chuột phải và chọn ẩn “các nút trường chú giải trên biểu đồ” để ba trường đó không xuất hiện trên biểu đồ.
- Tương tự, biểu đồ xoay vòng cũng được áp dụng trong trang tính "Doanh số bán hàng theo quý", nơi bạn có thể chọn biểu đồ hình tròn cho dữ liệu doanh số hàng quý. Tại đây bạn cũng có thể ẩn 3 trường đó.
Biểu đồ hình tròn trong Excel được tạo cho "Doanh số bán hàng theo quý".
- Bước 4: Máy cắt lát
Để kiểm tra hiệu suất của từng nhân viên bán hàng theo khu vực và dữ liệu hàng quý, Slicers sẽ giúp bạn
- Chuyển đến trang tính "Bán hàng theo khu vực", trong tab phân tích. Nhấp vào Chèn trình cắt trong nhóm Bộ lọc.
Cửa sổ Chèn máy cắt xuất hiện, trong trường chọn Khu vực và nhấp vào OK.
Tùy theo khu vực, Slicer sẽ xuất hiện.
Tương tự, bạn có thể thêm máy cắt lát trong trang tính "Bán hàng theo quý" cũng trong tab phân tích. Nhấp vào Chèn trình cắt trong nhóm Bộ lọc. Cửa sổ Chèn máy cắt xuất hiện, trong nhân viên bán hàng được chọn. Bấm OK.
Sales_Person Slicer sẽ xuất hiện
- Bước 5: Trang tổng quan
Tạo một trang tính mới với tên “Sales_DashBoard”, Bỏ chọn hoặc loại bỏ các đường lưới trong trang tính đó trong tùy chọn dạng xem của tab Trang đầu để có giao diện đẹp hơn của Excel DASHBOARD.
Sao chép các đối tượng này, tức là biểu đồ xoay & bộ cắt từ cả trang tính sang trang tính “Sales_DashBoard”. Giờ đây, bạn có thể phân tích dữ liệu bán hàng theo khu vực và theo từng nhân viên bán hàng.
Giả sử bạn muốn các giá trị bán hàng xuất hiện trên thanh dữ liệu hoặc biểu đồ hình tròn. Bạn có thể thêm nó bằng cách nhấp vào thanh dữ liệu hoặc biểu đồ hình tròn và chọn “Thêm nhãn dữ liệu”.
Những điều cần ghi nhớ
- Các chỉ số chính để theo dõi Doanh số bán hàng, tài chính, năng suất và các tiêu chí khác của công ty
- Trang tổng quan giúp thiết lập các mục tiêu của tổ chức
- Với sự trợ giúp của bảng điều khiển excel, bạn có thể xác định các xu hướng tiêu cực và sửa nó ngay lập tức
- Nó giúp ích cho việc đo lường Hiệu quả của một nhân viên dựa trên năng suất và hiệu suất công việc
