Các bước theo dõi các thay đổi trong Excel
Dưới đây là bảng mẫu cho thấy cách theo dõi các thay đổi trong excel.
- Bước 1: Bây giờ, để bật “Theo dõi thay đổi”, hãy chuyển đến “Xem lại” và nhấp vào “Theo dõi thay đổi” và chọn “Đánh dấu thay đổi”.
- Bước 2: Sau khi chọn các thay đổi đánh dấu, một cửa sổ sẽ bật lên.
Thay đổi đánh dấu phát hiện bất kỳ thay đổi nào trong sổ làm việc được chia sẻ với những người dùng khác.
- Bước 3: Chọn hộp kiểm cho “Theo dõi thay đổi trong khi chỉnh sửa”, đây là điều cần thiết để excel theo dõi các bản ghi cho bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong sổ làm việc được chia sẻ.
- Bước 4: Chọn “Khi nào” cho thời gian mong muốn và hộp kiểm “Ai” cho những thay đổi nào cần được theo dõi và đánh dấu để thay đổi.
- Bước 5: “Hộp đánh dấu các thay đổi trên màn hình” được chọn để chỉ ra ô nơi các bản ghi được thay đổi và cung cấp thông tin chi tiết trong nhận xét ở góc của ô. Và bấm OK để lưu các hành động trong sổ làm việc.
- Bước 6: Bất kỳ thay đổi nào trong sổ làm việc sẽ được đánh dấu trong đường viền ô cùng với các chi tiết của người dùng trong nhận xét. Các nhận xét sẽ có sẵn ở góc trên bên trái của ô với tên của người dùng đã thực hiện các thay đổi đối với ô và nội dung thay đổi.
Như chúng ta có thể thấy, các thay đổi được thực hiện trong hai ô D4. Hộp nhận xét sẽ xuất hiện bằng cách di con trỏ qua các ô được đánh dấu.
Xem các thay đổi trong trang tính riêng biệt
- Bước 1: Các thay đổi được đánh dấu cũng cung cấp bản ghi danh sách các thay đổi được thực hiện đối với các ô có sẵn trong một trang tính riêng để xem xét. Điều này cho phép những người dùng khác nhau thực hiện các thay đổi đối với sổ làm việc, để điều này xảy ra, hãy đi tới Xem lại -> Chia sẻ Sổ làm việc.
- Bước 2: Sau khi chọn Chia sẻ sổ làm việc, một cửa sổ sẽ bật lên. Bây giờ, hãy chọn hộp cho “Sử dụng các tính năng của sổ làm việc được chia sẻ cũ thay vì trải nghiệm đồng tác giả mới”. Sau đó nhấp vào OK.
- Bước 3: Tiếp theo, vào Xem lại -> Theo dõi Thay đổi -> Đánh dấu Thay đổi, như ở Bước 1.
- Bước 4: Khi cửa sổ bật lên, hãy chọn hộp kiểm “Ai” để cho phép người dùng khác thực hiện thay đổi đối với sổ làm việc. Sau đó, chọn hộp kiểm cho “Liệt kê các thay đổi trên một trang tính mới” để xem tất cả các thay đổi được thực hiện trong một trang tính mới. Sau đó nhấp vào OK. Một lần nữa nhấp vào OK để có lời nhắc lưu các hành động.
- Bước 5: Thao tác này sẽ kích hoạt một trang tính mới để tạo tab “Lịch sử” có tên như được hiển thị bên dưới.
Như chúng ta có thể thấy, excel cung cấp tất cả các thông tin liên quan đến bất kỳ thay đổi nào trong ô. Loại Hành động và hành động bị mất cho biết nếu có bất kỳ thay đổi xung đột nào hoặc các thay đổi được thực hiện với cùng một ô bởi những người dùng khác nhau.
Tab Lịch sử có thể được lưu dưới dạng sổ làm việc riêng biệt hoặc có thể được tạo lại để xem bất kỳ thay đổi mới nào được thực hiện bởi những người dùng khác nhau; các thay đổi mới sẽ được hợp nhất vào các bản ghi hiện có khi chọn lại hộp kiểm “Liệt kê các thay đổi trên trang tính mới”.
Chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi trong sổ làm việc
- Bước 1: Để chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi được thực hiện bởi người dùng khác trong sổ làm việc, hãy đi tới Xem lại -> Theo dõi Thay đổi -> Chấp nhận / Từ chối Thay đổi.
- Bước 2: Chấp nhận / Từ chối các thay đổi sẽ bật lên một cửa sổ, cửa sổ này cần được định cấu hình cho các lựa chọn bên dưới.
Khi hộp lựa chọn, tôi sẽ yêu cầu các thay đổi chưa được xem xét hoặc kể từ ngày.
Lựa chọn hộp kiểm ai , chọn mọi người, mọi người trừ tôi hoặc một người dùng cụ thể. Sau đó nhấp vào OK.
- Bước 3: Sau khi các lựa chọn trên được thực hiện, một cửa sổ bật lên sẽ hỏi liệu các thay đổi được thực hiện có được chấp nhận, bị từ chối hay giữ nguyên nội dung ban đầu.
Nếu có bất kỳ xung đột nào, nghĩa là nếu những người dùng khác nhau đã thực hiện thay đổi đối với cùng một ô, thì cửa sổ bật lên sẽ liệt kê tất cả các thay đổi được thực hiện đối với ô cụ thể và có thể thực hiện các lựa chọn để chấp nhận bản ghi của bất kỳ ai.
Làm thế nào để thay đổi số ngày để duy trì lịch sử theo dõi?
Nói chung, các thay đổi theo dõi trong excel cho các bản ghi thường được duy trì trong 30 ngày theo mặc định; Điều này có thể được thay đổi tùy theo sự thuận tiện bằng cách đi tới Xem lại -> Chia sẻ Sổ làm việc.
Sau các lựa chọn, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện, bạn có thể thấy trong hình bên dưới. Sau đó, trong tab "Nâng cao", lịch sử có thể được thay đổi thành số ngày mong muốn, nếu không excel sẽ lấy cài đặt mặc định. Sau đó nhấp vào OK khi các cài đặt cần thiết được cập nhật.
Làm thế nào để vô hiệu hóa các thay đổi theo dõi?
Bây giờ, hãy vào Xem lại -> Theo dõi thay đổi, sau đó chọn Đánh dấu thay đổi.
Khi cửa sổ bật lên xuất hiện, hãy bỏ chọn hộp “Theo dõi các thay đổi trong khi chỉnh sửa”. Bấm OK. Sau đó, tắt theo dõi và ngừng chia sẻ sổ làm việc cho người dùng khác.
Những điều cần ghi nhớ
- Khi các thay đổi theo dõi được bật, sổ làm việc sẽ trở thành tệp được chia sẻ, có nghĩa là những người dùng khác cũng có thể truy cập tệp excel.
- Chỉ những thay đổi nội dung trong ô mới được theo dõi; các thay đổi khác như định dạng hoặc nhóm sẽ không được xem xét.
- Các thay đổi về hồ sơ theo dõi sẽ được duy trì mặc định chỉ trong 30 ngày; điều này có thể được thay đổi bằng cách làm theo cách duy trì lịch sử theo dõi.
- Không có tùy chọn để hoàn tác; khi các thay đổi được thực hiện đối với ô, chúng có thể được đưa về nội dung ban đầu của nó bằng cách chấp nhận hoặc từ chối trong “Theo dõi thay đổi”.
