BookKeeping là gì?
Sổ sách kế toán là việc ghi chép hàng ngày các giao dịch tài chính của công ty như mua hàng, bán hàng, thu chi và tạo thành một phần ban đầu của quy trình kế toán. Nó có thể được chuẩn bị theo hai cách - Hệ thống nhập cảnh một lần và Hệ thống nhập cảnh kép, tuy nhiên, hệ thống nhập cảnh kép phổ biến và được công nhận ở hầu hết các quốc gia.
Các thành phần của sổ sách kế toán
# 1 - Tiền mặt so với Phương pháp Tích lũy
Trong Cơ sở tiền mặt của nghề nuôi ong, thu nhập và chi phí chỉ được ghi nhận khi nhận tiền mặt và chi phí được thanh toán từ ngân hàng, tương ứng. Phương pháp tiền mặt không xem xét đến khái niệm phù hợp và chu kỳ, điều này cho rằng các chi phí của một kỳ phải được ghi nhận trong cùng kỳ. Mặt khác, phương pháp dồn tích sẽ tính đến thu nhập và chi phí ngay khi đến hạn. Có nghĩa là khi thu nhập kiếm được, nó được ghi nhận trên sổ sách là khoản phải thu, và khi chúng tôi đã lập hóa đơn cho các khoản chi phí, chúng tôi sẽ ghi nhận nó trên sổ sách. Phương pháp cộng dồn được chấp nhận rộng rãi được sử dụng để ghi sổ trên toàn cầu.
# 2 - Biểu đồ Tài khoản
Sơ đồ tài khoản là một bảng tính chi tiết trong đó có hướng dẫn và khuôn khổ rằng loại chi phí nào sẽ được chuyển đến tài khoản sổ cái nào. Nó giúp người ghi sổ chọn đúng mã chi phí trong khi đăng bất kỳ bút toán nào. Biểu đồ tài khoản được cập nhật và xem xét định kỳ để bao gồm bất kỳ thay đổi nào trong tổ chức.
# 3 - Tạp chí
Các mục nhật ký ghi lại tác động tài chính của bất kỳ giao dịch nào của một thực thể kinh doanh và đây là bước đầu tiên của việc ghi lại bất kỳ giao dịch nào. Trước khi đăng một bài báo, chúng ta phải hiểu các nguyên tắc vàng và thực tế là mọi giao dịch kinh doanh đều được ghi vào hai tài khoản khác nhau, một bên nợ và một bên ghi có. Các tạp chí được đăng dựa trên các quy tắc sau:
- Đối với Tài khoản Thực: Ghi nợ những gì đến Có ghi có.
- Đối với Tài khoản cá nhân: Ghi Nợ người nhận Ghi Có người cho.
- Đối với Tài khoản Danh nghĩa: Ghi nợ tất cả chi phí & lỗ và Có tất cả thu nhập & lãi.
- Tài khoản thực: Tài khoản thực là tài khoản trên bảng cân đối kế toán bao gồm tài sản (Tiền mặt, đồ đạc, nhà cửa, v.v.) và nợ phải trả (các khoản phải trả, các khoản phải trả, v.v.).
- Tài khoản Cá nhân: Tất cả các tài khoản liên quan đến cá nhân, doanh nghiệp, công ty, v.v. đều thuộc Số lượng cá nhân. Nó bao gồm con nợ, chủ nợ, ngân hàng, các khoản chưa thanh toán và trả trước, v.v.
- Tài khoản Danh nghĩa: Các khoản lãi, lỗ, chi phí hoặc thu nhập liên quan đến tài khoản thuộc Tài khoản danh nghĩa. Ví dụ. - Mua, bán, hóa đơn đã thanh toán, lãi nhận được, phí ngân hàng, v.v.
# 4 - Sổ cái
Sổ cái là sổ kế toán chính thể hiện các giao dịch ghi nợ và ghi có liên quan đến một tài khoản trong một thời kỳ cụ thể ở định dạng tóm tắt. Nó cũng hiển thị số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của tài khoản đó sau khi xem xét tất cả các giao dịch ghi nợ và ghi có trong một khoảng thời gian nhất định. Khi thời kỳ tài chính kết thúc, số dư trên sổ cái được chuyển sang số dư thử nghiệm, được sử dụng để lập báo cáo tài chính tiếp theo.
# 5 - Sách trong ngày
Sổ ngày được sử dụng để ghi lại giao dịch tín dụng riêng biệt. Sổ ngày bán hàng ghi lại tất cả doanh số tín dụng, và theo cách tương tự, sổ ngày mua hàng ghi lại tất cả doanh số tín dụng. Sổ hoàn trả mua hàng và bán hàng cũng được chuẩn bị để theo dõi tất cả các khoản lợi nhuận từ việc mua và bán tín dụng.
# 6 - Sổ tiền mặt
Sổ quỹ cũng là một trong những sổ kế toán chính được hầu hết các doanh nghiệp và cá nhân duy trì. Sổ quỹ cho biết số dư đầu kỳ, là tiền mặt sẵn có vào đầu kỳ tài chính, tất cả các giao dịch liên quan đến tiền mặt / ngân hàng liên quan đến tiền mặt / ngân hàng trong kỳ tài chính và số dư cuối kỳ, là tiền mặt sẵn có sau khi kỳ tài chính kết thúc .
# 7 - Báo cáo tài chính
Sau khi các nhật ký được đăng, sổ cái, sổ nhật ký và sổ quỹ được chuẩn bị, các số dư này được chuyển sang số dư thử nghiệm, đây là bản tóm tắt của tất cả các tài khoản thể hiện số dư ròng của chúng. Số dư thử nghiệm còn được sử dụng để lập tài khoản lãi lỗ và bảng cân đối kế toán. Lãi & lỗ cho biết kết quả ròng của việc doanh nghiệp có tạo ra lợi nhuận hay không. Bảng cân đối kế toán là báo cáo trình bày tóm tắt tất cả các tài sản và nợ phải trả.
Lợi thế
- Quy trình đơn giản hóa và các bước ghi giao dịch dễ dàng;
- Giúp việc sử dụng và so sánh các báo cáo tài chính dễ dàng hơn.
- Các sổ sách chính và dữ liệu đầu vào trong hệ thống sổ sách kế toán được sử dụng ở cấp quản lý cao hơn để ra quyết định và phân tích quan trọng.
- Hệ thống này cung cấp tất cả các chi tiết về bảng lương và các khoản khấu trừ được thực hiện.
- Việc theo dõi chi phí và ngân sách dễ dàng hơn trong một hệ thống sổ sách kế toán hợp lý.
- Dễ dàng hơn để trích xuất dữ liệu cho các cuộc kiểm toán.
Nhược điểm
- Cần có một sổ kế toán riêng, gây tốn kém thời gian và tiền bạc.
- Nếu nhập sai số liệu vào sổ kế toán chính sẽ dẫn đến sai sót trong việc lập số dư thử và quyết toán.
Những điểm cần lưu ý về các thay đổi
Ngày nay, với sự phát triển của hệ thống kế toán, việc lập sổ sách kế toán trở nên dễ dàng và nhanh chóng do tất cả các bộ phận được liên kết với nhau thông qua hệ thống ERP - Enterprise Resource Planning. Thách thức chủ yếu đến trong khi nhập thuế. Phần mềm được thiết kế để tính thuế suất nhập trước cho thuế gián thu và thuế khấu trừ tại nguồn. Hàng năm, cơ quan thuế thực hiện thay đổi một số mức thuế suất, hoặc bao gồm hoặc loại trừ một số mặt hàng khỏi diện miễn thuế. Người kế toán phải đảm bảo rằng máy tính được cập nhật tất cả những thay đổi gần đây.Phần kết luận
Ghi sổ kế toán là giai đoạn đầu tiên và là một phần thiết yếu của quy trình kế toán của bất kỳ tổ chức nào. Khi được thực hiện một cách cẩn thận, một hệ thống hợp lý sẽ giúp chuẩn bị chính xác các báo cáo tài chính đúng thời hạn, từ đó dẫn đến việc nộp hồ sơ thuế kịp thời và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán. Ngoài ra, dữ liệu trích xuất từ các bút toán ghi sổ giúp lập các báo cáo phức tạp, giúp quản lý trong việc ra quyết định. Nó cũng giúp quản lý chủ nợ và con nợ và cập nhật số dư sổ cái của tất cả các tài khoản, vì vậy chúng tôi có thể kết luận rằng một hệ thống tốt cho phép doanh nghiệp hoạt động trơn tru và hỗ trợ tất cả các loại dữ liệu đầu vào để phân tích thêm.
