MACRO trong Excel là gì?
Macro trong Excel được sử dụng để tự động hóa các tác vụ của chúng ta được thực hiện theo cách thủ công, có hai cách tạo macro, một là ghi macro trong đó excel ghi lại từng bước của chúng ta và sau đó lặp lại chính nó trong khi một phương pháp khác là sử dụng mã VBA, để sử dụng VBA người viết mã cần có kiến thức về VBA để thiết kế macro.
Trước khi bắt đầu bật và ghi MACRO, chúng ta cần Chèn Tab dành cho nhà phát triển Excel.
Hãy xem cách lấy “Tab nhà phát triển” trong excel của bạn, nơi bạn có thể tìm thấy Visual Basic, Macro, Record Macro, v.v.
Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng Macro trước đó, thì bạn có thể không có “Tab nhà phát triển”.
Các bước kích hoạt “Tab nhà phát triển” để bật tính năng ghi macro
- Bước 1: Vào Menu File, sau đó bạn có thể thấy “Options” ở bên trái danh sách như bên dưới.
- Bước 2: Click vào Options, sau đó cửa sổ mới của các tùy chọn excel sẽ hiện ra, như hình dưới đây.
- Bước 3: Tại đây, chúng ta phải chọn “Customize Ribbon” vì chúng ta đang thêm tab mới vào menu tab của mình và tùy chỉnh ribbon. Khi chúng ta nhấp vào “Customize Ribbon”, một cửa sổ chọn “Developer Tab” sẽ mở ra và cửa sổ này sẽ cung cấp nhiều tùy chọn khác để tùy chỉnh.
Từ cửa sổ bên dưới, chúng ta phải chọn “Nhà phát triển” trong tab chính và nhấp vào “Ok”.
- Bước 4: Bây giờ, chúng ta có thể thấy “Tab nhà phát triển” trên trang tính của mình.
Và dải băng “Tab nhà phát triển” của bạn sẽ như bên dưới và chúng tôi có thể tìm thấy các tùy chọn của “Visual Basic”, “Macro”, “Record Macro”, v.v.
Làm cách nào để ghi Macro trong Excel?
Giả sử rằng chúng ta có dữ liệu với các tên khác nhau, nhưng nó có “.” Biểu tượng được xóa.
Hãy thực hiện thao tác này bằng cách bật và ghi lại một macro và xem cách nó được tự động hóa.
Chúng ta phải đi đến "Tab nhà phát triển", nơi chúng ta tìm thấy tùy chọn Ghi Macro và nhấp vào đó.
Cửa sổ “Ghi Macro” sẽ xuất hiện trong excel, nơi chúng ta có thể đặt tên cho macro mà chúng ta đang tạo. Chúng tôi cũng có thêm một tùy chọn tạo phím tắt.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ đặt tên macro là “ReplaceDot” và chúng tôi đang tạo một phím tắt là “Ctrl + q”.
Khi chúng ta nhấp vào “Ok” sau khi tạo tên macro, macro trong excel sẽ bắt đầu ghi như bên dưới:
Bây giờ chúng ta phải thực hiện nhiệm vụ mà chúng ta muốn làm. Ở đây chúng tôi thay thế “. (Dấu chấm)” trong tên bằng _ (Dấu gạch dưới).
Đi tới Tìm & Thay thế hoặc sử dụng phím tắt “Ctrl + H” và đề cập đến “. (Dấu chấm)” để tìm nội dung và thay thế bằng _ (Dấu gạch dưới), sau đó nhấp vào “Thay thế tất cả”.
Và thao tác này sẽ thay thế bằng _ (Dấu gạch dưới) khi nó tìm thấy. (Dấu chấm).
Bây giờ, nếu chúng ta muốn thực hiện thao tác tương tự cho một vài danh sách khác, chúng ta có thể sử dụng macro, mà chúng ta đã tạo là “ReplaceDot” từ biểu tượng macro trong “Dải băng dành cho nhà phát triển”.
Hãy lấy một danh sách tên mới có cùng tiêu chí như đã đề cập cho ví dụ trên và chạy macro “ReplaceDot”.
Khi chúng tôi chọn Bật Macro từ “Dải băng dành cho nhà phát triển”, chúng tôi có thể thấy cửa sổ Macro bật ra. Tại đây, chúng ta có thể thấy danh sách các macro mà chúng ta đã tạo và sẽ được chọn và chạy.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã tạo một macro trên “ReplaceDot”, vì vậy chúng tôi chọn nó và chạy macro.
Bây giờ chúng ta có thể quan sát thấy rằng các dấu chấm trong mới sẽ được thay thế bằng dấu gạch dưới.
Chúng ta có thể tạo một “Nút” và có thể chỉ định một macro được tạo thay vì bật macro và chọn macro đã tạo rồi chạy. Hãy xem cách chúng ta có thể tạo một nút.
Nếu chúng ta có thể quan sát “Dải băng dành cho nhà phát triển”, thì sẽ có thêm một số tùy chọn như Phần bổ trợ, Điều khiển và XML. Trong điều khiển, chúng tôi có một tùy chọn chèn, nơi chúng tôi có thể tạo một nút như sau:
Chúng ta có thể chọn loại nút muốn tạo. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn nút thứ nhất từ “Kiểm soát biểu mẫu trong excel.”
Khi chúng ta chọn nút và kéo nó vào đâu đó trong trang tính excel thì một cửa sổ để gán macro sẽ mở ra, hiển thị danh sách các macro đã tạo hoặc để tạo / ghi một macro mới như bên dưới:
Chúng ta phải chọn macro “ReplaceDot,” đã được tạo và nhấp vào ok.
Sau đó, chúng ta có thể thấy nút được tạo trên trang tính của chúng tôi như dưới đây:
Bây giờ chọn danh sách mới với cùng tiêu chí và điều kiện để thực hiện.
Sau đó nhấp vào nút mà macro “ReplaceDot” được chỉ định và chúng ta có thể thay đổi nó trong danh sách.
Chúng tôi có thể thay đổi tên của nút theo ý muốn của chúng tôi bằng cách chỉnh sửa nó. Ở đây hãy đổi tên thành ReplaceDot.
Bằng cách này, chúng ta có thể ghi lại một macro và gán nó cho một cách đơn giản để sử dụng và tự động hóa công việc.
Chúng ta có thể thấy mã cho macro ở trên đã được ghi lại. Excel sẽ viết mã theo các bước mà chúng tôi thực hiện trong khi ghi macro.
Đối với macro “ReplaceDot” ở trên, mã sẽ như sau:
Để truy cập mã, chúng ta có thể sử dụng phím tắt “Alt + F11” hoặc bằng cách chỉnh sửa macro được tạo. Hãy để chúng tôi xem làm thế nào nó có thể được mở.
Khi chúng tôi nhấp vào tùy chọn chỉnh sửa từ macro / Alt + F11 ở trên, “Microsoft Visual Basic cho ứng dụng” sẽ bật ra nơi chúng tôi có thể viết mã hoặc chỉnh sửa mã đã được tạo.
Đoạn mã trên được tạo cho macro “ReplaceDot” đã được chúng tôi ghi lại và mã này có thể được chỉnh sửa hoặc có thể thực hiện các thay đổi theo yêu cầu của chúng tôi.
Tạo Macro bằng cách viết mã trong VBA
Trước khi bắt đầu viết mã, hãy cho chúng tôi biết về “Phần đầu” & “Phần đuôi” của Macro, là “Phần phụ & Phần cuối”.
Bây giờ có hai loại macro nói chung - Một loại thực hiện một hành động nhất định, có nghĩa là nó sẽ xóa tất cả các trang tính hoặc nó tạo ra một liên kết của tất cả các tên trang tính, là chức năng do hệ thống xác định. Và thứ hai có thể là một chức năng do người dùng xác định.
Để tạo một Hàm do người dùng xác định (UDF) trong macro, chúng ta nên sử dụng “Hàm & Hàm kết thúc” làm “Đầu & Đuôi”.
Một hàm sẽ trả về một giá trị, trong khi hàm phụ không thể.
Hãy viết một macro đơn giản trong VBA:
Để viết macro, chúng ta nên mở “Microsoft Visual Basic for Applications”, là một trình soạn thảo cơ bản trực quan.
Khi chúng ta mở trình chỉnh sửa cơ bản trực quan, chúng ta có thể quan sát các thuộc tính của mô-đun ở phía bên trái và nhấp vào “mô-đun 1” và bắt đầu viết macro.
Chúng ta phải bắt đầu viết một macro với “Sub và tên của macro,” và tự động, End Sub sẽ được hiển thị ở cuối. Chúng ta có thể viết mã giữa Sub & End Sub.
Hãy viết mã để hiển thị văn bản dưới dạng hộp tin nhắn.
“MsgBox” hiển thị một hộp thông báo được cấp cho nó. Hãy nhớ rằng tất cả văn bản trong VBA phải ở dạng dấu phẩy đảo ngược kép.
Mã này sẽ đưa ra thông báo “Chào buổi sáng” khi chúng tôi chạy nó.
Tương tự, chúng ta cũng có thể cung cấp cho các thông báo khác để hiển thị và macro này cũng có thể được sử dụng để gán nó cho bất kỳ nút nào, và có nhiều chức năng khác có thể được sử dụng để tự động hóa công việc và giúp dễ dàng chạy với macro.
Làm thế nào để Lưu Macro đã Ghi trong Excel?
Như đã thảo luận trước đó, chúng ta nên đảm bảo rằng tệp sẽ được lưu với phần mở rộng tệp “xlsm”.
Chúng tôi phải chọn “Excel Macro-Enabled Workbook” trong khi lưu tệp.
Những điều cần ghi nhớ
- Chúng ta nên đảm bảo rằng tên của các macro đã ghi phải bắt đầu bằng chữ cái (bảng chữ cái) / dấu gạch dưới và chúng ta có thể sử dụng thêm các chữ cái, ký tự số, ký tự gạch dưới nhưng không chứa khoảng trắng, ký hiệu hoặc dấu chấm câu. Độ dài tối đa phải là 80 ký tự. Khi chúng tôi cố gắng lưu tên của macro với khoảng trắng, thì cảnh báo dưới đây sẽ bật ra.
- Cài đặt bảo mật macro nên được bật. Khi chúng ta mở một macro, chúng ta có thể nhận thấy một cảnh báo bảo mật có nội dung “Macro đã bị vô hiệu hóa” và chúng ta nên bật nội dung.
Chúng tôi có thể loại bỏ cảnh báo bảo mật cho các macro khác bằng cách bật điều kiện như sau:
Đi tới bảo mật macro trong “Dải băng dành cho nhà phát triển” và bật bảo mật.
- Đảm bảo một lúc tạo macro tuyệt đối bắt đầu từ đầu ô, tức là ô A1 vì điều này sẽ giúp sử dụng lại macro trong các trang tính khác.
- Đối với điều hướng trong macro, sử dụng các phím định hướng sẽ đáng tin cậy để thêm / xóa / thay đổi dữ liệu trong bảng tính vì sử dụng chuột để điều hướng trong macro sẽ phức tạp và có thể không đáng tin cậy.
