Cách chia sẻ sổ làm việc Excel? (Từng bước một)
Để chia sẻ sổ làm việc Excel với những người dùng khác, chúng tôi cần lưu sổ này vào một vị trí mạng cục bộ nơi người khác có thể truy cập và thực hiện thay đổi. Chúng tôi cũng có thể theo dõi những thay đổi đó và có thể chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi đó theo yêu cầu.
Hãy lấy ví dụ dưới đây để hiểu cách chia sẻ một trang tính excel.
Chúng tôi đã cung cấp chi tiết khách hàng bên dưới trong một sổ làm việc được lưu với tên Dữ liệu khách hàng ”.
- Bước 1: Vào tab XEM LẠI.
- Bước 2: Nhấp vào tùy chọn Chia sẻ Sổ làm việc trong Thay đổi. Tham khảo ảnh chụp màn hình bên dưới.
- Bước 3: Sau đó, hộp thoại Excel Share Workbook File sẽ xuất hiện. Xem ảnh chụp màn hình bên dưới.
- Bước 4: Trong tab Chỉnh sửa, đánh dấu vào hộp kiểm và nhấp vào OK.
- Bước 5: Bằng cách nhấp vào hộp kiểm này, chúng tôi đang cấp quyền truy cập cho những người dùng khác để chỉnh sửa.
- Bước 6: Màn hình trên hiển thị cho bạn biết ai đã mở sổ làm việc.
- Bước 7: Sau khi nhấp vào OK, một hộp thoại sẽ xuất hiện với thông báo. Tham khảo ảnh chụp màn hình bên dưới.
- Bước 8: Nhấp vào OK.
- Bước 9: Lưu sổ làm việc này.
Đánh dấu những thay đổi được thực hiện trên Excel bởi người dùng khác
Chúng tôi cũng có thể đánh dấu những thay đổi đã được thực hiện bởi những người dùng khác. Làm theo các bước sau:
- Bước 1: Vào tab XEM LẠI.
- Bước 2: Nhấp vào tùy chọn Theo dõi Thay đổi trong Excel trong phần Thay đổi. Tham khảo ảnh chụp màn hình bên dưới.
- Bước 3: Điều này sẽ hiển thị cho bạn hai tùy chọn theo ảnh chụp màn hình bên dưới.
- Bước 4: Nhấp vào Đánh dấu thay đổi.
- Bước 5: Thao tác này sẽ mở ra một hộp thoại tại đây. Xem ảnh chụp màn hình bên dưới.
- Bước 6: Nhấp vào OK.
- Bước 7: Bây giờ hãy nhấp vào tùy chọn Bảo vệ sổ làm việc được chia sẻ trong phần Thay đổi, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
- Bước 8: Nó sẽ mở ra một hộp thoại. Đánh dấu vào hộp kiểm, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
- Bước 9: Nhấp vào OK.
- Bước 10: Bây giờ, Excel sẽ hiển thị các thay đổi do người dùng thực hiện.
- Bước 11: Nó trông như thế nào sau những thay đổi? Để bạn tham khảo, tôi sẽ thực hiện một số thay đổi trong tệp sổ làm việc excel chia sẻ và lưu các thay đổi đó.
- Bước 12: Bây giờ, trang tính tự động đánh dấu các thay đổi ở bất kỳ nơi nào do tôi thực hiện, như thể hiện trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Cách chấp nhận / từ chối các thay đổi do người dùng khác thực hiện
Chúng tôi có thể chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi do người dùng khác thực hiện nếu những thay đổi đó không theo ý chúng tôi. Đối với điều này, hãy làm theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Vào tab XEM LẠI.
- Bước 2: Bạn bấm vào mục Theo dõi thay đổi trong excel dưới phần Thay đổi như đã làm trước đó.
- Bước 3: Chọn tùy chọn Chấp nhận / Từ chối Thay đổi từ danh sách, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
- Bước 4: Sau đó, một hộp thoại sẽ xuất hiện, như trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
- Bước 5: Nhấp vào OK.
- Bước 6: Sau đó, một hộp thoại sẽ xuất hiện và nó sẽ hiển thị cho bạn tất cả các thay đổi lần lượt, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Nó cũng sẽ đánh dấu ô trong bảng tính nơi thực hiện các thay đổi.
- Bước 7: Bấm vào nút Accept để chấp nhận các thay đổi hoặc nút Reject để từ chối các thay đổi.
Những điểm quan trọng cần nhớ
Tính năng tệp sổ làm việc được chia sẻ trong Excel có một số hạn chế. Lý do là không phải tất cả các tính năng đều được hỗ trợ đầy đủ trong sổ làm việc dùng chung excel. Một số hạn chế là:
- Sắp xếp và lọc dữ liệu trong excel
- Định dạng có điều kiện
- Hợp nhất các ô Excel
- Siêu liên kết trong Excel.
Bạn có thể sử dụng các tính năng đó nhưng sẽ không thể thêm hoặc thay đổi chúng.
- Sau khi chia sẻ sổ làm việc, khi một hoặc nhiều người dùng đang chỉnh sửa đồng thời trên cùng một sổ làm việc, một số chỉnh sửa cũng có thể ảnh hưởng đến các ô giống nhau.
- Trong những tình huống này, trang tính Excel giữ các thay đổi của người dùng đã lưu sổ làm việc trước.
- Khi người dùng khác lưu sổ làm việc, nó sẽ hiển thị hộp thoại Giải quyết Xung đột .
- Nó sẽ hiển thị tất cả thông tin về những thay đổi xung đột.
- Để giải quyết xung đột, bạn có thể thực hiện hành động tương ứng bằng cách nhấp vào Chấp nhận mỏ, Chấp nhận khác, v.v.
