Tài khoản phải trả (AP) là gì?
Các khoản phải trả là số tiền công ty nợ nhà cung cấp hoặc các nhà cung cấp để mua hàng hóa hoặc dịch vụ và thường được thể hiện dưới dạng nợ hiện tại trên bảng cân đối kế toán vì các nghĩa vụ này phải được công ty thanh toán trong một khoảng thời gian giới hạn. Điều quan trọng cần biết là các khoản phải trả chỉ tồn tại trong trường hợp kế toán dồn tích và không tồn tại trong hệ thống kế toán tiền mặt.
Nói một cách dễ hiểu, Khoản phải trả là khoản tiền cần phải trả cho Nhà cung cấp nguyên vật liệu, dịch vụ cho công ty. Chúng tôi lưu ý ở trên, AP của Wal-Mart đã tăng trong 10 năm qua, do đó số ngày phải trả tăng từ khoảng 36 ngày trong năm 2010 lên 40 ngày trong năm 2016.
Giải trình
Giả sử Công ty A sản xuất giày nam và nữ. Và Công ty B cung cấp da cho Công ty A. Bây giờ, Công ty A đã nhận hàng cung cấp trị giá 40.000 đô la từ Công ty B theo một khoản tín dụng cần phải trả trong vòng một tháng. Trong trường hợp này, đối với Công ty A, Công ty B là chủ nợ và số khoản phải trả là $ 40.000.
Nếu chúng ta nhìn tình huống này ở một góc độ khác, chúng ta sẽ thấy điều đó đối với Công ty B; Công ty A là con nợ và số tiền, $ 40.000, là khoản phải thu.
Từ hồ sơ Walmart năm 2016, chúng tôi lưu ý rằng AP là 38.487 triệu đô la trong năm 2016 và 38.410 triệu vào năm 2015.
nguồn: Walmart 2016 10K Filings
Do hoạt động kinh doanh trên quy mô lớn nên không phải mọi giao dịch mua bán đều có thể bằng tiền mặt. Vì vậy các nhà kinh doanh mua hoặc bán theo hình thức tín dụng để tạo thuận lợi hơn cho đối tác của mình trong kinh doanh. Do đó, khái niệm các khoản phải trả và các khoản phải thu cần được hiểu rõ.
Theo phương pháp kế toán dồn tích, người nhận hàng hoá, dịch vụ được ghi có phải báo cáo nợ phải trả ngay. Ngay lập tức có nghĩa là vào ngày hàng hóa hoặc dịch vụ được nhận.
Ngoài nội dung kế toán, các khoản phải trả còn được coi là một quá trình xem xét tất cả các bút toán phải trả của tài khoản và xem chúng có được nhập đúng vào hệ thống hay không.
Theo quy trình tài khoản phải trả, thông thường, thông tin sau được xem xét:
- Hóa đơn từ các nhà cung cấp của công ty
- Đơn đặt hàng do công ty gửi
- Nhận báo cáo của công ty gửi
- Hợp đồng và các thỏa thuận khác
Giải thích các tài khoản phải trả
- Trước hết, với tư cách là nhà đầu tư, bạn là người ngoài cuộc và bạn luôn không có manh mối về vị trí của công ty. Không phụ thuộc vào các báo cáo tài chính sáng bóng, vị thế thực sự của công ty đang ẩn giấu mà các nhà đầu tư cần khám phá. Và đó là lý do tại sao số ngày chưa thanh toán là rất quan trọng. Bằng cách sử dụng công thức đơn giản, nhà đầu tư có thể tìm ra sau bao nhiêu ngày các khoản phải trả đã được xóa. Và nếu có bất kỳ sự chậm trễ, tại sao.
- Thứ hai, tùy thuộc vào tiến độ thanh toán, các nhà cung cấp quyết định mức độ xứng đáng của công ty. Nếu một công ty thanh toán số tiền phải trả trong khoảng thời gian hai bên cùng quyết định (tức là 15 ngày, 30 ngày hoặc 45 ngày), thì các nhà cung cấp xem họ như những khách hàng đáng kính. Nếu không, nhà cung cấp có thể thay đổi các điều khoản và điều kiện của hợp đồng. Các nhà đầu tư, bằng cách tính toán DPO, có thể hiểu tại sao các thỏa thuận nhất định đã bị thay đổi.
- Thứ ba, số ngày còn nợ phải trả giúp công ty cân bằng giữa việc thanh toán quá sớm và trả quá muộn. Việc trì hoãn thanh toán trong vài ngày sẽ hữu ích cho một công ty cần thanh toán cho nhà cung cấp. Bởi vì việc trì hoãn thanh toán sẽ tạo điều kiện cho công ty giữ nhiều tiền mặt hơn. Tuy nhiên, việc chờ đợi quá lâu để thực hiện thanh toán cũng có thể rất quan trọng đối với mối quan hệ giữa công ty và nhà cung cấp; bởi vì các nhà cung cấp có thể không quá chậm trễ trong việc thanh toán.
Ví dụ về tài khoản phải trả
Anh A có nguồn nguyên liệu từ anh B để sản xuất áo da và bán cho khách hàng cuối cùng. Chúng tôi chỉ có thể tìm thấy thông tin sau -
Tổng số lần mua - $ 39,000
Mua tiền mặt - 15.000 đô la
Anh B cho biết nếu anh A thanh toán hóa đơn trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao dịch, anh sẽ được chiết khấu thêm 2% trên tổng giá trị mua hàng.
Vì vậy, số tiền phải trả là bao nhiêu nếu thanh toán thực sự được thực hiện trong vòng 30 ngày?
Đó là một ví dụ đơn giản. Chúng ta chỉ cần làm theo cách tiếp cận từng bước để tìm ra số tiền cần phải trả.
Tổng số tiền mua là $ 39,000.
Một giao dịch mua bằng tiền mặt được thực hiện bằng tiền mặt, tức là 15.000 đô la.
Điều đó có nghĩa là mua tín dụng sẽ = ($ 39,000 - $ 15,000) = $ 24,000.
Như đã đề cập rằng số tiền mua tín dụng được thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày quy định, nên giả định rằng bạn cũng sẽ nhận được chiết khấu 2% trên tổng số tiền mua hàng.
Vì vậy, khoản thanh toán thực tế cần được thực hiện là = ($ 24,000 - $ 39,000 * 2%) = 23,220 đô la.
Quy trình phải trả tài khoản
Tài khoản Quy trình phải trả rất quan trọng vì nó bao gồm hầu hết các khoản thanh toán ngoài bảng lương. Quá trình này thường được xử lý bởi một bộ phận riêng biệt trong các tổ chức lớn. Nhưng trong trường hợp của các công ty nhỏ, quy trình thanh toán phải trả thuê ngoài hoặc do người ghi sổ kế toán xử lý.
Có ba điều quan trọng trong quá trình thanh toán tài khoản -
- Số lượng chính xác số lượng mà công ty đã đặt hàng (chính xác là chìa khóa);
- Những gì công ty đã thực sự nhận được từ các nhà cung cấp;
- Có vấn đề trong tính toán hay không (đối với quy trình phải trả tài khoản đó kiểm tra chi phí đơn vị, điều khoản & điều kiện, tổng số và bất kỳ tính toán nào khác);
Một điều đảm bảo quá trình thanh toán phải trả diễn ra suôn sẻ là có kiểm soát nội bộ.
Có một kiểm soát nội bộ có lợi cho công ty vì những lý do sau:
- Nó bắt kịp bất kỳ nỗ lực gian lận nào để lấy tiền từ công ty nhiều hơn số tiền đến hạn.
- Nó giúp công ty tính toán số tiền phải trả phù hợp và không nhiều hơn hoặc ít hơn.
- Nó phát hiện khả năng nhận được hóa đơn hai lần hoặc nhiều hơn và giúp hạn chế bất kỳ chi phí bổ sung nào.
- Nó cũng kiểm tra chéo khả năng bị tính thêm phí đối với các sản phẩm đã được đặt hàng.
Điều đó có nghĩa là việc áp dụng quy trình thanh toán tài khoản sẽ giúp bạn hạn chế chi phí và thanh toán vượt mức; và sẽ giúp bạn duy trì đủ tiền mặt miễn phí trong tổ chức.
Các bài viết khác mà bạn có thể thích -
- Lương phải trả
- Các bước bao gồm trong chu kỳ tài khoản phải trả
- Máy tính khoảng không quảng cáo kết thúc
- ROIC
Trong phân tích cuối cùng
Tài khoản Phải trả là một khái niệm quan trọng trong tổ chức nếu tổ chức thực hiện theo phương pháp kế toán dồn tích. Trong kế toán tiền mặt chỉ có dòng tiền vào và dòng tiền ra. Như vậy không tồn tại các khoản phải trả, phải thu.
Là một nhà đầu tư, trong khi hiểu các khoản phải trả, bạn cũng cần đảm bảo rằng bạn kiểm tra chéo tất cả các khoản này với tuyên bố của nhà cung cấp (nếu bạn có thể nhúng tay vào). Ngoài các khoản phải trả, bạn cần thực hiện Phân tích Báo cáo Tài chính toàn diện của công ty để có được bức tranh đầy đủ.
