Kiểm soát hàng tồn kho là gì?
Kiểm soát Hàng tồn kho là một phương pháp được các doanh nghiệp hoặc tổ chức áp dụng để quản lý một cách hợp lý Hàng tồn kho / kho được tổ chức lưu trữ trong quá trình hoạt động kinh doanh theo cách mà tổ chức sẽ phải chịu mức phí lưu trữ & ghi sổ tối thiểu cho hàng tồn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên thị trường.
Giải trình
Dự trữ hàng tồn kho được công ty sản xuất duy trì trong quá trình kinh doanh để đáp ứng nhu cầu của các bên quan tâm trên thị trường. Do đó, việc duy trì mức tồn kho và kiểm soát dòng vào & ra của hàng tồn kho trở nên cần thiết hơn đối với ban quản lý. Quy trình được phát triển và thực hiện bằng cách sử dụng các kỹ thuật khoa học và với sự giúp đỡ của ban lãnh đạo; để quản lý hàng tồn kho; thông qua việc thực hiện các kiểm soát đối với các giao dịch và biến động liên quan đến cổ phiếu. Nói một cách đơn giản hơn, chúng cũng có thể được gọi là bảo trì các nhà kho.
Mục tiêu của Kiểm soát Hàng tồn kho
- Để giảm chi phí lưu trữ & vận chuyển hàng tồn kho xuống mức tối thiểu vì hàng tồn kho được duy trì ở số lượng hàng nghìn. Việc duy trì và lưu kho có một chi phí đáng kể liên quan đến doanh nghiệp.
- Cung cấp nguyên liệu, vật liệu đóng gói, hàng hóa trung gian, … để sản xuất thành phẩm trong thời gian cần thiết để hoàn thành đơn đặt hàng hoặc mục tiêu trong thời gian đã định.
- Tận dụng các tình huống khi giá thị trường của hàng tồn kho giảm và quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong trường hợp lạm phát tăng giá nguyên vật liệu, việc xử lý cửa hàng có thể được thực hiện tốt hơn và hiệu quả.
- Giảm thiểu và quản lý hiệu quả các phế liệu, các mặt hàng không di chuyển trong kho.
- Để duy trì hiệu quả kho an toàn và tự động tiếp tục số lượng đặt hàng tối thiểu của cổ phiếu, v.v.
Kỹ thuật Kiểm soát Hàng tồn kho
Có một số kỹ thuật được sử dụng để Kiểm soát khoảng không quảng cáo. Một số trong số chúng như sau:
# 1 - Sử dụng Công cụ Tối ưu hóa Khoảng không quảng cáo
Các phần mềm này được sử dụng để quản lý tài khoản hàng tồn kho bằng cách xem xét sự thay đổi cung và cầu của sản phẩm và cung cấp đánh giá về số lượng nguyên vật liệu được lưu trữ trong kho để đối phó với các tình huống như vậy.
# 2 - Số lượng đặt hàng kinh tế
Kỹ thuật này được sử dụng để đánh giá số lượng tối đa để đặt hàng theo yêu cầu sao cho chi phí mua hàng và chi phí xử lý là tối thiểu cho công ty.
# 3 - Phân tích ABC
Phân tích ABC được sử dụng để quản lý hàng tồn kho bằng cách phân loại chúng thành ba cấp dựa trên giá trị của nguyên vật liệu. Nó giúp phân chia tài nguyên theo cách quản lý tốt hơn.
# 4 - Làm hàng loạt
Trong quy trình này, các nguyên liệu được đặt hàng và quản lý theo số lô duy nhất giúp quản lý hạn sử dụng và sử dụng sản phẩm kịp thời.
# 5 - Quét mã vạch
Phương pháp này được sử dụng để quản lý hàng tồn kho thành phẩm. Một mã vạch duy nhất được gán cho một thùng sản phẩm. Nó được quét trong trường hợp sản xuất, gửi đi và trong bất kỳ hoạt động nào khác để theo dõi sản phẩm đó. Bạn có thể theo dõi điều này theo nhiều cách khác cho mục đích kiểm kê.
Tầm quan trọng của kiểm soát hàng tồn kho
- Việc quản lý và thực hiện kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn giúp công ty trong trường hợp tăng đột biến cũng như giảm đột ngột nhu cầu về sản phẩm.
- Chúng giúp công ty cung cấp các dịch vụ tốt hơn cho khách hàng và các dịch vụ kịp thời.
- Việc quản lý kho hàng tồn kho tốt hơn làm giảm nguy cơ giảm chất lượng cũng như lãng phí hàng tồn kho. Việc chỉ kiểm soát và lưu trữ cổ phiếu cần thiết cũng giúp đề phòng bất kỳ sự cố bất thường không lường trước được có thể xảy ra trong tương lai dẫn đến mất cổ phiếu.
- Kiểm soát hàng tồn kho đóng vai trò cầu nối cho hàng tồn kho trong trường hợp có sự khác biệt lớn trong sản xuất theo kế hoạch và sản xuất thực tế của đội sản xuất và chức năng do bất kỳ lý do không thể lường trước được.
- Tránh dự trữ quá nhiều và dự trữ thiếu hàng trong kho;
Kiểm soát khoảng không quảng cáo so với Quản lý khoảng không quảng cáo
- Kiểm soát hàng tồn kho được sử dụng để kiểm soát và quản lý các cổ phiếu đã được sở hữu. Ngược lại, quản lý hàng tồn kho được sử dụng để đánh giá kho nguyên vật liệu cần được lưu trữ.
- Kiểm soát hàng tồn kho quản lý cách thức lưu trữ hàng tồn kho trong kho sao cho việc lưu trữ và quản lý chi phí của hàng tồn kho là tối thiểu. Ngược lại, quản lý hàng tồn kho quyết định số lượng nguyên vật liệu cần được lưu trữ bằng cách dự đoán nhu cầu hoặc sản lượng có thể dự đoán của công ty.
- Quản lý hàng tồn kho liên quan đến việc lập kế hoạch chiến lược và đánh giá thị trường và môi trường kinh doanh để quản lý hàng tồn kho. Ngược lại, kiểm soát hàng tồn kho liên quan đến quyết định quản lý liên quan đến việc theo dõi và duy trì các kho dự trữ đó.
Ưu điểm
- Nó có lợi cho tổ chức và nhà phân phối.
- Tổ chức có thể tiết kiệm chi phí lưu trữ bằng cách làm này. Nếu có sự kiểm soát thích hợp, những người giữ kho sẽ biết họ cần dự trữ bao nhiêu hàng cho đợt sản xuất sắp tới, và theo đó, họ duy trì nguyên liệu thô.
- Nếu họ không duy trì sự kiểm soát, có thể xảy ra trường hợp chứa quá nhiều và trong trường hợp đó, chi phí lưu kho sẽ cao hơn. Vì vậy, bằng cách kiểm soát kho hàng, sẽ tiết kiệm được chi phí lưu kho.
- Nó cải thiện vị thế thanh khoản của một tổ chức vì nó làm giảm việc nắm giữ cổ phiếu dư thừa. Vì vậy, tổ chức không yêu cầu chặn vốn lưu động của mình trong hàng tồn kho.
- Nó sẽ tiết kiệm từ cổ phiếu ra khỏi chi phí. Một tổ chức sản xuất có thể hoạt động nếu có sẵn nguyên liệu thô. Nếu xảy ra trường hợp hết hàng, tổ chức phải chịu lỗ do đó.
- Vì vậy, với người giữ quyền kiểm soát, họ sẽ biết lượng hàng nào được yêu cầu và số lượng cần thiết cũng như liệu nó có sẵn với cùng số lượng hay không.
- Nhờ đó, thủ kho biết được mặt hàng được đặt ở đâu, thiết kế và cấu trúc của cửa hàng. Nó tiết kiệm thời gian của người lao động; họ không cần phải tìm vật liệu cần thiết bởi vì nó được đặt ở một nơi cụ thể.
Nhược điểm
- Nhu cầu của một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho thích hợp là tốn kém và nó đòi hỏi phải được đào tạo và giáo dục cho người lao động. Vì vậy, nó không phải là khả năng chi trả cho một tổ chức nhỏ không có vốn cao với họ.
- Nó là một hệ thống phức tạp; nó đòi hỏi nhiều chức năng để thực hiện. Nó yêu cầu xem như một trách nhiệm chung.
- Hệ thống này có thể giảm rủi ro nhưng không thể loại bỏ rủi ro kinh doanh.
Phần kết luận
Kiểm soát hàng tồn kho là một phần thiết yếu của các quyết định quản lý vì nó làm giảm rủi ro và chi phí đáng kể liên quan đến hàng tồn kho (tài sản của công ty). Việc kiểm soát và theo dõi hàng tồn kho tốt hơn giúp công ty xác định được vị trí của hàng tồn kho. Nó giúp hoạt động hiệu quả của tổ chức và kho lưu trữ và dẫn đến chi phí xử lý và lưu trữ vật liệu tối thiểu.
