Kiểm soát chi phí là gì?
Kiểm soát chi phí có thể được định nghĩa là một công cụ được quản lý của một tổ chức sử dụng để điều chỉnh và kiểm soát hoạt động của mối quan tâm sản xuất bằng cách giới hạn chi phí trong mức kế hoạch và nó bao gồm một loạt các hoạt động bắt đầu bằng việc chuẩn bị ngân sách , đánh giá hiệu suất thực tế và kết thúc bằng việc thực hiện các hành động cần thiết được yêu cầu để khắc phục các sai lệch nếu có.
Giải trình
Đây là cơ chế giúp quản lý điều tiết chi phí của đơn vị sản xuất. Điều này liên quan đến việc xác định các tiêu chuẩn cần thiết, xác định kết quả thực tế để so sánh dữ liệu giống nhau với dữ liệu dự kiến, phân tích phương sai và thiết lập hành động cần thiết phải được thực hiện.
Mục đích
Ban quản lý sử dụng các công nghệ này để sản xuất sản phẩm với chi phí thấp nhất có thể bằng cách xác định và loại bỏ bất kỳ loại chi phí không cần thiết nào và mang lại nhiều lợi nhuận hơn. Nói cách khác, việc sử dụng điều này là để ngăn ngừa sự lãng phí chi phí diễn ra và thực hiện các hoạt động kinh doanh theo các tiêu chuẩn chi phí đã xác định trước.
Nét đặc trưng
- Cơ chế kiểm soát chi phí không thể được thực hiện nếu các chi phí được báo cáo không được lập và trình bày đúng thời hạn.
- Việc phân quyền đầy đủ và thích hợp là điều cần thiết để kiểm soát hiệu quả.
- Quyết định các trung tâm trách nhiệm là rất quan trọng trong trường hợp hệ thống kiểm soát hiệu quả.
- Tính phù hợp của các chi phí có thể kiểm soát được về bản chất cũng là một đặc điểm quan trọng của hệ thống kiểm soát chi phí hiệu quả.
Chiến lược
- Sự tham gia tích cực của mỗi và mọi người trong tổ chức là chiến lược đầu tiên của các hệ thống này. Ban quản lý phải đảm bảo rằng mọi thành viên của tổ chức đều tham gia tích cực vào việc thực hiện hệ thống kiểm soát chi phí.
- Chiến lược tiếp theo nói rằng ban quản lý phải có một cái nhìn mới mẻ về cách họ có thể tiết kiệm nhiều hơn chi phí năng lượng.
- Trong chiến lược thứ ba, công ty phải đảm bảo rằng công ty thành công trong việc giảm lượng văn phòng đặt chân đến, tức là nếu công ty đang tận dụng hết không gian thương mại của mình.
- Chiến lược thứ tư nói rằng công ty phải làm việc với các chuyên gia và nhà tư vấn trên cơ sở dự án này đến dự án khác.
- Chiến lược thứ năm và cuối cùng nêu rõ rằng công ty phải đào tạo và thách thức các nhân viên kế toán cũng như tài chính để tăng tốc hệ thống kiểm soát chi phí.
Ví dụ về Kiểm soát Chi phí
ABC Limited có một dự án cụ thể trong dòng. Công ty không chắc chắn về việc tiếp nhận dự án được đề cập. Tranh thủ các bước công ty phải thực hiện để xác nhận dự án.
ABC Limited phải thực hiện các bước sau:
- Công ty phải sử dụng các kỹ thuật thích hợp như dự báo lớp tham chiếu để xác thực các ước tính chi phí của dự án.
- Công ty phải xác nhận việc lập kế hoạch liên quan đến kinh doanh, dự án và hoạt động và sau đó thiết kế ngân sách cho cùng một ngân sách.
- Công ty phải thực hiện các biện pháp kiểm soát tài chính thích hợp và theo dõi chi phí tại từng thời điểm.
- Công ty phải báo cáo kết quả hoạt động của dự án và đảm bảo rằng có sự quản lý đầy đủ của dự án.
Các công cụ kiểm soát chi phí
- Ước tính chi phí: Công cụ này được sử dụng trong giai đoạn bắt đầu. Trong giai đoạn này, người dùng có trách nhiệm đánh giá khả năng tài chính của một dự án cụ thể.
- Ngân sách: Công cụ này được sử dụng trong giai đoạn lập kế hoạch. Trong giai đoạn này, người dùng lập kế hoạch công việc bằng cách xem xét các ước tính chi phí tổng thể và chuyển các khoản tương tự thành ngân sách.
- Giám sát chi phí: Điều này được sử dụng trong giai đoạn thực hiện. Trong giai đoạn này, người dùng theo dõi chi phí của họ để kiểm tra xem không có bất kỳ loại chi tiêu nào vượt quá hoặc không cần thiết để họ có thể giữ các khoản chi phù hợp với ngân sách.
- Đánh giá tài chính: Điều này được sử dụng trong giai đoạn kết thúc. Trong giai đoạn này, người dùng đánh giá xem một dự án cụ thể đã đạt được các mục tiêu tài chính được xác định trước hay chưa.
Tầm quan trọng của kiểm soát chi phí
Hệ thống này rất hữu ích cho các công ty trong việc loại bỏ các chi phí không cần thiết liên quan đến một dự án cụ thể. Với điều này, các công ty có thể loại bỏ lãng phí chi phí một cách hiệu quả. Nó giúp người dùng đánh giá khả năng tài chính của một dự án cụ thể. Nó giúp người dùng tìm ra ước tính chi phí và theo đó thiết kế ngân sách cho một dự án cụ thể. Người dùng có thể sử dụng cơ chế kiểm soát chi phí để điều tiết và giám sát các chi phí phát sinh trong một dự án tại từng thời điểm.
Sự khác biệt giữa Kiểm soát Chi phí và Giảm Chi phí
- Nó có thể được định nghĩa là một quá trình được sử dụng để kiểm soát chi phí, trong khi giảm chi phí là một quá trình được sử dụng để giảm hoặc tối thiểu hóa chi phí sản xuất chung.
- Giảm chi phí là một quá trình lâu dài, trong khi kiểm soát chi phí về bản chất là tạm thời.
Ưu điểm
- Nó nâng cao uy tín tín dụng của một công ty.
- Nó giúp tăng cường lợi tức vốn được sử dụng cho một tổ chức.
- Nó giúp ban quản lý tăng năng suất với các nguồn lực sẵn có.
- Cơ chế này giúp tổ chức nâng cao khối lượng lợi nhuận với doanh số và sản lượng tối thiểu.
- Hệ thống này giúp nhân viên tìm việc liên tục.
- Hệ thống này giúp nhân viên kiếm được chế độ đãi ngộ và khuyến khích hợp lý.
Nhược điểm
- Đôi khi nó có thể dẫn đến việc quản lý yếu kém, hơn nữa có thể dẫn đến một số vấn đề nghiêm trọng và bất lợi cho tổ chức.
- Khả năng xảy ra sai sót của con người trong hệ thống kiểm soát chi phí có thể dẫn đến sai sót nghiêm trọng và ban lãnh đạo có thể phải đưa ra một số quyết định cuối cùng có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của tổ chức.
Phần kết luận
Cơ chế này có lợi cho các tổ chức vì nó giúp họ điều tiết và kiểm soát các chi phí liên quan đến một dự án cụ thể. Nó cũng có thể được người dùng sử dụng để xác định xem dự án được đề cập có khả thi về mặt tài chính hay không. Cơ chế này cũng giúp nâng cao mức độ tín nhiệm của một tổ chức và cũng góp phần vào sự thịnh vượng, sức khỏe và ổn định kinh tế của toàn ngành.
