Kiểm soát nội bộ trong kế toán là gì?
Kiểm soát nội bộ trong kế toán đề cập đến quá trình công ty áp dụng các quy tắc, chính sách hoặc thủ tục khác nhau để đảm bảo tính chính xác của thông tin về kế toán và tài chính, bảo vệ các tài sản khác nhau của doanh nghiệp, thúc đẩy trách nhiệm giải trình trong doanh nghiệp và ngăn ngừa sự gian lận trong công ty.
Ví dụ về Kiểm soát nội bộ trong Kế toán
- Việc bảo vệ tiền mặt của công ty là điều bắt buộc so với các tài sản khác vì chúng có thể giả mạo dễ dàng hơn. Trong tổng tài sản của công ty, tiền mặt là tài sản quan trọng nhất có thể dễ dàng bị đánh cắp trong công ty, đặc biệt là của người đang quản lý nó. Do đó, nó nên được công ty áp dụng để bảo vệ tiền mặt của một tổ chức.
- Một công ty có thể đặt nhiều loại kiểm soát nội bộ khác nhau trong bộ phận tiền mặt. Trước hết, công ty có thể kêu gọi hệ thống phân tách nhiệm vụ trong bộ phận tiền mặt. Trong đó, tiền mặt nhận được từ khách hàng và việc ghi chép vào hệ thống kế toán có thể được thực hiện bởi những người khác nhau. Nó có nghĩa là phân bổ các nhân viên khác nhau trong bộ phận tiền mặt cho các hoạt động khác nhau.
- Hơn nữa, một thực thể có thể đặt nhiều hệ thống kiểm soát hơn. Đặc biệt là một công ty làm việc với quy mô lớn, nơi họ có thể cử thêm nhân viên trong chuỗi tiền mặt làm việc như những nhân viên riêng biệt để thu tiền, gửi tiền mặt trong ngân hàng và ghi chép bảo trì trong hệ thống kế toán.
- Với sự trợ giúp của việc phân tách nhiệm vụ đơn giản, nhân viên sẽ thực hiện nhiệm vụ của họ một cách chính xác và riêng lẻ. Cuối cùng, nó sẽ giúp ngăn ngừa gian lận và sai sót vì một người sẽ không thể ăn cắp tiền mặt và ghi nhận ít tiền mặt hơn trong hệ thống kế toán. Nếu ai đó cố gắng, một nhân viên khác sẽ biết và báo cáo với ban lãnh đạo công ty.
Ưu điểm
Các ưu điểm khác nhau như sau:
- Nó đảm bảo việc hạch toán phù hợp tất cả các giao dịch của công ty.
- Nếu các kiểm soát nội bộ phù hợp được đặt trong tổ chức thì nó sẽ dẫn đến việc tổ chức hoạt động trơn tru và sử dụng tối ưu các nguồn lực của công ty, do đó giảm việc sử dụng sai các nguồn lực.
- Nó giúp ngăn ngừa các bất thường về tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ điều gì xảy ra, thì nếu các biện pháp kiểm soát thích hợp được áp dụng, nó sẽ giúp phát hiện chúng và khắc phục chúng càng sớm càng tốt.
- Chúng giúp doanh nghiệp thực hiện các chính sách của ban lãnh đạo một cách hiệu quả và hiệu quả và do đó giúp đạt được các mục tiêu khác nhau của doanh nghiệp.
- Với sự hỗ trợ của sự kiểm soát như vậy trong tổ chức, công việc của nhân viên có thể được điều tiết một cách hợp lý và khoa học thông qua cách phân chia công việc hợp lý giữa các nhân viên khác nhau, dẫn đến việc nhân viên làm việc hiệu quả và hiệu quả và tạo áp lực về mặt đạo đức cho họ.
- Khả năng không tuân thủ các luật theo luật định khác nhau giảm, do đó làm giảm khả năng xảy ra các vụ kiện khác nhau.
Hạn chế
- Do có sự tham gia của con người vào việc đặt kiểm soát nội bộ trong công ty, nên lỗi của con người có thể xảy ra khi làm như vậy. Nhiều khi người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát không hiểu đúng về kiểm soát và mục đích của nó, hoặc anh ta quên làm theo bước thích hợp, điều này có thể không thực hiện được mục đích của toàn bộ kiểm soát. Trong những tình huống này, thật khó để áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp trong tổ chức.
- Nhiều khi hệ thống kiểm soát không được thiết kế phù hợp, nơi không có đủ sự phân biệt giữa các nhiệm vụ và mọi người được phép can thiệp vào công việc của người khác. Trong những trường hợp đó, nó ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc của nhân viên.
- Nhiều khi công ty phải gánh chịu chi phí đáng kể cho việc thực hiện kiểm soát nội bộ thích hợp trong tổ chức, điều này trở thành vấn đề đối với những người quan tâm, đặc biệt là những người kinh doanh quy mô nhỏ.
Điểm quan trọng
Một số điểm cần thiết như sau:
- Một công ty có thể áp dụng các quy tắc, chính sách hoặc thủ tục khác nhau làm quy trình của họ. Quy trình này sẽ đảm bảo - tính đúng đắn trong kế toán và tài chính, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, thúc đẩy trách nhiệm giải trình trong doanh nghiệp và ngăn ngừa sự xuất hiện của các gian lận trong công ty được gọi là “kiểm soát nội bộ”.
- Với sự hỗ trợ của các biện pháp kiểm soát như vậy, công việc có thể được điều tiết một cách hợp lý và khoa học thông qua cách thức phân chia công việc giữa các nhân viên. Những kiểm soát này sẽ dẫn đến việc nhân viên làm việc hiệu quả và hiệu quả và tạo áp lực đạo đức lên họ.
- Có một hạn chế khác, bao gồm khả năng do lỗi của con người vì có sự tham gia của con người trong việc đặt kiểm soát nội bộ trong công ty, thiết kế không đầy đủ, chi phí lớn, v.v.
Phần kết luận
Do đó, trong trường hợp kiểm soát nội bộ, công ty áp dụng các quy tắc, chính sách hoặc quy trình khác nhau với động cơ bảo vệ các tài sản khác nhau của tổ chức, thúc đẩy hiệu quả hoạt động, kiểm tra dữ liệu kế toán và tuân theo các chính sách và thủ tục khác nhau như do người quản lý điều hành công ty quy định.
Các bài báo được đề xuất
Đây là một hướng dẫn về kiểm soát nội bộ là gì và định nghĩa của nó. Ở đây chúng ta thảo luận một ví dụ về kiểm soát nội bộ trong kế toán cùng với những ưu điểm và hạn chế. Bạn có thể tìm hiểu thêm về kế toán từ các bài viết sau -
- Kiểm toán nội bộ và Kiểm toán bên ngoài
- Kiểm toán nội bộ
- Danh sách các thủ tục kiểm toán
- Kiểm soát kế toán
