Double-Entry là gì?
Bút toán kép là một hệ thống kế toán để ghi lại một giao dịch trong tối thiểu hai tài khoản và dựa trên khía cạnh kép tức là Nợ và Có và nguyên tắc này yêu cầu rằng đối với mỗi lần ghi nợ phải có một khoản ghi có bằng nhau và trái dấu trong bất kỳ giao dịch nào.
Giải trình
Nhập kép là bước đầu tiên của kế toán. Để hiểu bất kỳ bút toán kế toán nào, người ta nên biết về hệ thống này. Mỗi giao dịch kế toán được ghi vào tối thiểu hai tài khoản, một tài khoản ghi nợ và một tài khoản ghi có. Ngoài ra, giao dịch nên được cân bằng tức là; số tiền tín dụng phải bằng số tiền ghi nợ.
Đặc điểm của Double Entry
- Hai bên : Có hai bên tham gia, một bên là người nhận và một bên là người cho. Bên nhận được ghi nợ và bên khác được ghi có. Ví dụ, A mua hàng từ B, trong đó A là bên nhận và B là bên cho.
- Hiệu quả Bình đẳng: Mỗi giao dịch phải có hiệu quả tài chính ngang nhau. Số tiền ghi nợ phải bằng số tiền có.
- Pháp nhân riêng biệt : Hệ thống kế toán này ghi lại giao dịch tách biệt với chủ sở hữu của nó.
- Ghi Nợ và Ghi Có: Có hai khía cạnh để ghi lại bất kỳ giao dịch nào, khía cạnh Nợ và khía cạnh Có.
Nguyên tắc nhập cảnh kép
Việc ghi hai lần dựa trên một nguyên tắc đơn giản, đó là đối với mọi khoản ghi nợ, phải có một khoản ghi có bằng nhau và ngược chiều. Cần có ít nhất hai tài khoản tham gia vào bất kỳ giao dịch nào.
Bên Nợ = Bên Có
Mục kép dựa trên tài khoản ghi nợ và tài khoản tín dụng của giao dịch. Vì vậy, chúng ta cần hiểu loại tài khoản ghi nợ và ghi có.
Có ba loại tài khoản khác nhau, Tài khoản Thực, Tài khoản Cá nhân và Tài khoản Danh nghĩa. Quy tắc ghi chép các giao dịch được quyết định dựa trên loại tài khoản.
# 1 - Tài khoản thực - Ghi nợ những gì đến và Ghi có những gì xuất ra. Tài khoản thực bao gồm Pant & Machinery, Buildings, Furniture, hoặc bất kỳ tài khoản Asset nào khác. Vì vậy, khi chúng tôi mua Máy móc, tài khoản Máy móc được ghi nợ và khi chúng tôi bán Máy móc, tài khoản Máy móc được ghi có.
# 2 - Tài khoản Cá nhân - Ghi nợ Người nhận và Ghi có Người cho. Tài khoản cá nhân bao gồm tài khoản của bất kỳ người nào như chủ sở hữu, con nợ, chủ nợ, v.v. Khi chúng tôi thanh toán cho các chủ nợ của mình, tài khoản người nhận sẽ được ghi nợ và khi chúng tôi nhận được khoản thanh toán, thì tài khoản của người cho sẽ được ghi có.
# 3 - Tài khoản Danh nghĩa - Ghi nợ tất cả Chi phí và Khoản lỗ và Ghi có tất cả Thu nhập và Lãi. Các tài khoản danh nghĩa bao gồm tất cả các tài khoản Chi phí, Thu nhập, Lợi nhuận và Lỗ. Ví dụ: tài khoản Trả lương được ghi nợ và tài khoản nhận tiền thuê được ghi có.
Ví dụ về Double Entry
Dưới đây là một số giao dịch mà Mục Nhật ký sẽ được ghi lại. Ghi lại các mục trong Sách của A Limited.
A mua hàng có giới hạn trị giá $ 2.500 từ B có hạn chế theo tín dụng.
A Limited thực hiện thanh toán cho Hàng hóa vào tháng tới.
Một máy móc mua có giới hạn trị giá 30.000 đô la bằng cách trả tiền mặt:
A Limited nhận được tiền thuê trên tòa nhà 1.500 đô la:
Sự khác biệt giữa Nhập hai lần và Nhập một lần
Ưu điểm
- Hiện đại và khoa học : Sổ kép là một hệ thống ghi chép và bảo quản sổ kế toán một cách khoa học và có hệ thống. Có các Quy tắc và Nguyên tắc phải được tuân thủ nghiêm ngặt.
- Hệ thống kế toán hoàn chỉnh : Hình thức kế toán này ghi lại cả hai khía cạnh của một giao dịch; do đó, nó là một hình thức kế toán hoàn chỉnh.
- Ít lỗi hơn : Có ít khả năng xảy ra lỗi hơn vì cả bên ghi nợ và bên có của giao dịch phải bằng nhau.
- Phòng chống gian lận : Hệ thống kế toán này giúp ngăn ngừa và phát hiện sớm các gian lận.
- Ra quyết định: Một bộ sách hoàn chỉnh giúp đưa ra quyết định cho ban quản lý, nhà đầu tư, chủ nợ và kiểm toán viên.
Nhược điểm
- Phức tạp : Đây là hình thức kế toán phức tạp hơn. Người đó phải biết các quy tắc kế toán để đảm bảo sổ sách được duy trì một cách chính xác.
- Chi phí cao : Vì hệ thống kế toán này yêu cầu nhân viên có tay nghề cao, do đó chi phí thuê họ cũng sẽ cao.
- Không phù hợp với Doanh nghiệp nhỏ : Các doanh nghiệp nhỏ có ít giao dịch hơn sẽ không thấy phương pháp kế toán này phù hợp với họ.
Phần kết luận
Double Entry là bước đầu tiên để duy trì một bộ kế toán hoàn chỉnh. Nếu các giao dịch được ghi nhận một cách chính xác, thì tài khoản lãi lỗ và bảng cân đối kế toán sẽ cung cấp kết quả chính xác và đầy đủ.
