Quy trình phải thu tài khoản là gì?
Quy trình phải thu tài khoản thường bao gồm bốn bước đầu tiên công ty phải quyết định Thông lệ tín dụng của mình cho khách hàng, thứ hai, lập hóa đơn cho hàng hóa bán cho họ, tiếp theo là theo dõi các khoản thanh toán đã nhận và chưa nhận được và cuối cùng, ghi lại các khoản Số dư phải thu của phòng tài khoản.
Tài khoản Phải thu là một loại tài khoản thể hiện số tiền mà tổ chức phải thu từ khách hàng của họ. Các tổ chức có thể tham gia vào việc cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ. Việc xem xét nguồn cung cấp đó có thể được nhận vào thời điểm giao dịch diễn ra hoặc đôi khi vào một ngày sau đó. Nếu việc xem xét được nhận vào một ngày sau đó, thì trong khoảng thời gian giữa ngày cung cấp và ngày thanh toán, số tiền đó được tổ chức hiển thị là Khoản phải thu. Nó tạo thành một phần tài sản của công ty và thường được phân loại theo tài sản lưu động.
Ví dụ về quy trình phải thu tài khoản
ABC Pvt. Ltd. đã bán hàng hóa cho Mark Inc. trị giá 1.000 đô la vào ngày 15 tháng 2 năm 2019 và công ty cho phép tín dụng cho Mark Inc. trong 3 tháng và sau đó lãi suất đơn giản sẽ được tính @ 2% hàng tháng và nếu khoản thanh toán được nhận trước 3 tháng, sau đó chiết khấu 5% sẽ được phép.
Tình huống số 1
Hiện tại, rõ ràng là quá trình này chỉ bắt đầu khi nguồn cung cấp được thực hiện theo hình thức tín dụng. Hàng tồn kho nên được giảm với số lượng cung cấp. Để ghi lại việc bán hàng trong sách, một tài khoản có tên 'Mark Inc.' nên được tạo trong hệ thống và hóa đơn phải được xuất sau khi đề cập đến các điều khoản đã thỏa thuận.
Mục nhập tạp chí sẽ được chuyển vào sổ như:
Trong mục nhật ký ở trên, Market Inc. được thể hiện dưới nhóm các khoản phải thu là tài sản lưu động trong bảng cân đối kế toán cho đến khi nhận được khoản thanh toán. Và doanh số đã đặt được hiển thị trong báo cáo thu nhập.
Tổng Dòng tiền trong trường hợp này sẽ bằng 0 vì nguồn cung được thực hiện bằng tín dụng.
Tình huống số 2
Bây giờ, nếu thanh toán được nhận trước khi hoàn thành 3 tháng, giả sử ngày 15 tháng 4 năm 2019, khách hàng sẽ được chiết khấu 5% theo thỏa thuận và số tiền tương tự sẽ được ghi vào sổ sách bằng cách chuyển mục nhập nhật ký như dưới (nhấn đồng thời 3 tài khoản)
Đối với các mục trên,
- Ngân hàng / Tiền mặt - Thanh toán ròng sẽ được nhận sau khi trừ chiết khấu.
- $ 50 - là chi phí cho công ty được thể hiện trong báo cáo thu nhập
= $ 1000 * 5%
= $ 50
- $ 1000 - Khoản phải thu sẽ bằng không
Tổng dòng tiền vào trong trường hợp này sẽ là $ 950 vì khoản thanh toán được thực hiện sớm sau khi trừ khoản chiết khấu.
Tình huống số 3
Nếu khoản thanh toán không được thực hiện trong vòng 3 tháng, thì công ty phải theo dõi bằng cách gửi thông báo nhắc thanh toán, và giả sử số tiền được nhận vào ngày 15 tháng 5 năm 2019, thì theo thỏa thuận, khách hàng sẽ phải trả lãi 2% hàng tháng. Nó sẽ được ghi vào sổ sách bằng cách chuyển mục nhập nhật ký như dưới (đánh 3 tài khoản đồng thời):
Đối với các mục trên,
- Ngân hàng / Tiền mặt - Thanh toán sẽ được nhận bao gồm cả lãi suất trả chậm được tính
- $ 20 - Thu nhập cho công ty được thể hiện trong báo cáo thu nhập
= $ 1000 * 2%
= $ 20 - $ 1000 - Khoản phải thu sẽ bằng không
Tổng dòng tiền vào trong tình huống này sẽ là $ 1,020 do khoản thanh toán được thực hiện muộn, bao gồm cả lãi suất trả chậm.
Tình huống số 4
Nếu việc thanh toán không được thực hiện trong một thời gian dài hoặc chỉ nói rằng không có gì chắc chắn về việc nhận được toàn bộ hoặc một phần, thì số tiền được thể hiện là khoản phải thu sẽ được coi là nợ khó đòi nếu không thực hiện được số tiền đó. . (Nợ khó đòi như tên gọi, các khoản nợ hoặc khoản phải thu chuyển thành khó đòi).
Giả sử trong ví dụ trên, nếu Mark Inc. nói rằng họ mất khả năng thanh toán và chỉ có thể thanh toán 40% số tiền, thì 60% còn lại sẽ được ghi nhận là chi phí nợ phải thu khó đòi và sẽ được ghi vào sổ sách bỏ qua mục nhập nhật ký dưới đây (nhấn 3 tài khoản đồng thời)
Đối với các mục trên,
- Ngân hàng / Tiền mặt - Thanh toán ròng trong phạm vi được thực hiện
- $ 600 - Chi phí cho công ty được thể hiện trong báo cáo thu nhập hoặc nó có thể được khấu trừ khỏi doanh số bán hàng và doanh thu / thu nhập ròng sẽ được thể hiện trong báo cáo thu nhập.
= $ 1000 * 40%
= $ 400 - $ 1000 - Khoản phải thu (tức là tài khoản của Mark Inc. trên sổ sách của một công ty) sẽ bằng 0 vì một số tiền trong phạm vi thực tế được ghi sổ theo tài khoản ngân hàng / tiền mặt và số tiền ở mức không thể thực hiện được đang được ghi chi phí nợ khó đòi.
Tổng dòng tiền vào trong tình huống này sẽ là 400 đô la vì khoản thanh toán còn lại được chuyển thành nợ khó đòi.
Hoàn thành quy trình phải thu tài khoản
Nó kết thúc khi số tiền được nhận từ khách hàng. Dựa trên xu hướng của ngành, các công ty thường thực hiện cung cấp tín dụng. Theo nguyên tắc kế toán, các công ty phải ghi nhận các khoản có thể thu hồi được là các khoản phải thu. Tuy nhiên, tốc độ một công ty có thể biến các khoản phải thu thành tiền mặt cho thấy hiệu quả hoạt động của công ty. Các khoản phải thu cũng được sử dụng để đo lường các tỷ lệ khác nhau. Một trong những tỷ lệ quan trọng là tỷ lệ Khoản phải thu trên Doanh thu.
Ví dụ, nếu bất kỳ công ty nào có doanh thu hàng năm là 1.000.000 đô la. Các khoản phải thu vào ngày của bảng cân đối kế toán là $ 20.000. Trong trường hợp này, tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu của công ty sẽ là 20.000 * 100 / 1.000.000, tức là, 2.
Nếu công ty có tỷ lệ này thấp hơn so với tỷ lệ trung bình của ngành, điều đó có nghĩa là công ty có thể thu hồi số tiền từ khách hàng của mình nhanh hơn các công ty khác. Tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu thấp hơn sẽ tốt hơn cho khả năng thanh khoản của công ty.
Phần kết luận
Rõ ràng là nếu công ty có quy trình xử lý các khoản phải thu hiệu quả, thì công ty đó có vị thế tiền mặt tốt hơn và nó tác động tích cực đến hoạt động tiếp thị, bán hàng, dịch vụ khách hàng và tổng thể. Để xử lý nhanh hơn, công ty thường áp dụng các phương pháp khác nhau như chiết khấu cho khách hàng khi thanh toán sớm, thuê ngoài và bao thanh toán cho khách nợ. Công ty luôn có thể bắt đầu quy trình thu tiền sớm bằng cách gửi lời nhắc và có thể rút ngắn thời hạn tín dụng. Dịch vụ bao thanh toán có thể được sử dụng trong trường hợp yêu cầu tiền mặt ngay lập tức phát sinh khi công ty bán tài khoản phải thu của mình cho một bên khác với mức chiết khấu và nhận được tiền mặt ngay lập tức. Ngoài ra, thông qua thuê ngoài, bên thứ ba thay mặt công ty nhận các khoản thanh toán từ các con nợ và tính phí hoa hồng cho các dịch vụ của mình.
